Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026 (Chi tiết A–Z)

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ quan trọng giúp người lao động hoàn tất nghĩa vụ thuế và quyết toán chính xác. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ cách lập đúng theo quy định mới. Trong bài viết này, phần mềm quản lý kế toán MISA SME sẽ hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế tncn chi tiết, dễ hiểu. Xem ngay để tránh sai sót khi kê khai và quyết toán thuế!

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động, nhằm xác nhận số thuế đã được khấu trừ trước khi chi trả thu nhập. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh nghĩa vụ thuế của cá nhân đã được thực hiện thông qua đơn vị chi trả.

Nói một cách đơn giản, khi bạn nhận lương hoặc thu nhập và đã bị trừ thuế TNCN, thì chứng từ khấu trừ chính là “biên lai xác nhận” khoản thuế đó đã được nộp thay cho bạn.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ mang tính xác nhận mà còn có nhiều vai trò quan trọng trong thực tế, ví dụ như:

• Là căn cứ chứng minh quan trọng trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN, đặc biệt là khi cá nhân tự thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế
• Phản ánh đầy đủ thu nhập chịu thuế và số thuế đã bị khấu trừ, giúp người lao động xác định liệu mình có cần nộp thêm thuế hay không hoặc có thuộc trường hợp được hoàn thuế

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2026 

Hiện nay, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng năm 2026 là Mẫu số 03/TNCN, được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Người nộp thuế có thể tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 mới nhất dưới đây:

> XEM VÀ TẢI MẪU CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN <<<

3. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ ngày 01/06/2025 

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các thông tin chính sau:

• Tên chứng từ; ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế
• Thông tin của tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập: tên, địa chỉ và mã số thuế
• Thông tin người nhận thu nhập: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân
• Quốc tịch đối với trường hợp người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam
• Chi tiết về thu nhập: khoản thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp từ thiện – nhân đạo – khuyến học và số thuế đã khấu trừ
• Thời điểm lập chứng từ (ngày, tháng, năm)
• Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, phần chữ ký sẽ được thay thế bằng chữ ký số theo quy định.

4. Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2026 

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân áp dụng mới nhất là Mẫu số 03/TNCN, ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn điền chi tiết từng phần:

5. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN được xác định như sau:

• Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí, tổ chức có trách nhiệm phải lập chứng từ (hoặc biên lai) và giao cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ hoặc người nộp tiền
• Đối với chứng từ điện tử, thời điểm ký số chính là thời điểm tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ thuế sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ. Thời điểm này được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch

6. Giải đáp một số câu hỏi 

Câu hỏi: Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Trả lời: Có nhưng áp dụng trong những trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật. Cụ thể như sau:

• Khi cá nhân có yêu cầu: Người lao động hoặc cá nhân có thu nhập đề nghị câp chứng từ để tự quyết toán thuế hoặc chứng minh số thuế đã nộp, đơn vị chi trả bắt buộc phải cung cấp.
• Phải lập tại thời điểm khấu trừ thuế: Theo Nghị định 123/2020, khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN, tổ chức có trách nhiệm lập chứng từ để giao cho người có thu nhập
• Áp dụng cho nhiều loại thu nhâp: Không chỉ tiền lương, tiền công mà còn bao gồm các khoản như đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, trúng thưởng, bản quyền hoặc các khoản thu nhập bị khấu trừ 10% tại nguồn

Câu hỏi: Cá nhân nghỉ việc có được cấp chứng từ khấu trừ không? 

Trả lời: Có. Cá nhân đã nghỉ việc hoàn toàn có quyền yêu cầu và công ty có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho khoảng thời gian người đó đã làm việc và bị khấu trừ thuế tại công ty.

Câu hỏi: Mất chứng từ khấu trừ thuế xử lý thế nào? 

Trả lời: Hiện nay, việc xử lý khi mất chứng từ đã thuận tiện hơn rất nhiều nhờ quy định bắt buộc sử dụng sử dụng chứng từ điện tử. Một số cách để xử lý như sau:

• Tra cứu trực tuyến: Nếu công ty sử dụng chứng từ điện tử, có thể truy cập vào Trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu và xem lại các chứng từ đã nộp đính kèm hồ sơ quyết toán
• Yêu cầu câp lại bản sao từ file gốc: Đối với chứng từ điện tử, người lao động có thể dùng bản giấy từ in chuyển đổi từ chứng từ điện tử gốc để nộp hồ sơ quyết toán. Người nộp có thể liên hệ với đơn vị chi trả thu nhập để được gửi lại định dạng file điện tử hoặc in lại bản sao
• Trường hợp không cần nộp chứng từ: Doanh nghiệp trả thu nhập đã thực hiện chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến cơ quan thuế, người nộp thuế không cần phải nộp bản sao các chứng từ này trong hồ sơ quyết toán vì cơ quan thuế đã có dữ liệu đối chiếu trên hệ thống
• Trường hợp công ty đã giải thể/phá sản: Công ty cũ đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp lại chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán cho người nộp mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ