Mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế và hướng dẫn cách lập đúng quy định

Mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế là văn bản thường được doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân sử dụng khi cần cử người đại diện thực hiện các thủ tục thuế thay cho người nộp thuế. Việc lập giấy ủy quyền rõ ràng về thông tin các bên, phạm vi công việc, thời hạn và trách nhiệm giúp quá trình làm việc với cơ quan thuế diễn ra thuận lợi, hạn chế rủi ro hồ sơ bị yêu cầu bổ sung do thiếu căn cứ đại diện.

Bài viết dưới đây, phần mềm kế toán MISA SME sẽ tổng hợp mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế, hướng dẫn cách lập, các nội dung cần có và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tham khảo khi thực hiện thủ tục thuế.

1. Giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế là gì?

Giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế là văn bản thể hiện việc một cá nhân, tổ chức hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp giao cho người khác thay mặt mình thực hiện các công việc liên quan đến thuế tại cơ quan thuế.

Người được ủy quyền có thể thay mặt người ủy quyền thực hiện các công việc như:

• Nộp, bổ sung hoặc giải trình hồ sơ thuế;
• Làm việc theo giấy mời, thông báo hoặc yêu cầu của cơ quan thuế;
• Ký nhận biên bản làm việc, thông báo, quyết định hoặc tài liệu liên quan trong phạm vi được ủy quyền;
• Thực hiện thủ tục đăng ký thuế, thay đổi thông tin đăng ký thuế, chấm dứt hiệu lực mã số thuế nếu được giao rõ trong văn bản;
• Đại diện doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, số liệu thuế theo phạm vi được ủy quyền.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, quyền đại diện có thể được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện. Vì vậy, giấy ủy quyền là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế xác định người đến làm việc có đủ thẩm quyền thực hiện công việc thay cho người nộp thuế hay không.

2. Mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế tham khảo

Do chưa có một mẫu bắt buộc áp dụng chung cho mọi trường hợp làm việc với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu dưới đây và điều chỉnh theo tình huống cụ thể.

Tải xuống: Mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế tại đây

3. Nội dung cần có trong giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế

Một mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế nên có đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

1. Thông tin bên ủy quyền

Bên ủy quyền có thể là cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nếu là doanh nghiệp, cần ghi rõ:

• Tên doanh nghiệp theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Mã số thuế;
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Họ tên, chức vụ của người đại diện theo pháp luật;
• Số giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện;
• Thông tin liên hệ.

Nếu bên ủy quyền là cá nhân, cần ghi rõ họ tên, mã số thuế cá nhân nếu có, số CCCD hoặc hộ chiếu, địa chỉ liên hệ và số điện thoại.

2. Thông tin bên được ủy quyền

Bên được ủy quyền cần được xác định cụ thể để cơ quan thuế có cơ sở đối chiếu khi tiếp nhận hồ sơ hoặc làm việc trực tiếp. Thông tin thường gồm:

• Họ và tên;
• Ngày tháng năm sinh;
• Số CCCD hoặc hộ chiếu;
• Địa chỉ liên hệ;
• Chức vụ, đơn vị công tác nếu là nhân sự trong doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ;
• Số điện thoại liên hệ.

3. Phạm vi ủy quyền

Phạm vi ủy quyền là nội dung quan trọng nhất trong giấy ủy quyền. Doanh nghiệp cần ghi rõ người được ủy quyền được thực hiện công việc gì, làm việc với cơ quan thuế nào, liên quan đến hồ sơ hoặc kỳ tính thuế nào nếu có.

Không nên ghi phạm vi quá chung chung như “toàn quyền làm việc với cơ quan thuế” nếu doanh nghiệp chỉ muốn ủy quyền cho một số thủ tục cụ thể. Việc mô tả rõ phạm vi giúp hạn chế tranh chấp nội bộ và tránh rủi ro người được ủy quyền thực hiện vượt quá thẩm quyền.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể ghi:

• Làm việc với Chi cục Thuế/Cơ quan Thuế …………… về hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng kỳ ……………;
• Giải trình số liệu theo thông báo số …………… ngày ……………;
• Nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế;
• Ký nhận biên bản làm việc trong phạm vi nội dung được ủy quyền.

4. Thời hạn ủy quyền

Thời hạn ủy quyền cần được ghi cụ thể để xác định hiệu lực của văn bản. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cách sau:

• Ủy quyền trong khoảng thời gian xác định, ví dụ từ ngày 01/07/2026 đến ngày 31/07/2026;
• Ủy quyền đến khi hoàn thành một công việc cụ thể;
• Ủy quyền theo từng lần làm việc với cơ quan thuế.

Với các công việc có tính chất nhạy cảm như giải trình hồ sơ, thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên giới hạn thời hạn ủy quyền theo từng vụ việc để kiểm soát trách nhiệm.

5. Chữ ký và đóng dấu nếu có

Giấy ủy quyền cần có chữ ký của bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Đối với doanh nghiệp, văn bản thường cần chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền và đóng dấu doanh nghiệp nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu trong giao dịch.

Trường hợp ủy quyền giữa cá nhân với cá nhân, tùy yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và tính chất công việc, giấy ủy quyền có thể cần chứng thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền.

4. Giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế có cần công chứng, chứng thực không?

Không phải mọi trường hợp giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Đối với doanh nghiệp, giấy ủy quyền do người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu theo quy chế của doanh nghiệp thường được sử dụng để chứng minh thẩm quyền của người đi làm việc.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc văn bản ủy quyền có hình thức chặt chẽ hơn, đặc biệt khi:

• Ủy quyền giữa cá nhân với cá nhân;
• Ủy quyền thực hiện thủ tục có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ tài sản;
• Ủy quyền nhận kết quả, ký nhận văn bản quan trọng;
• Hồ sơ chuyên biệt có quy định riêng về hình thức văn bản ủy quyền.

Do đó, trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp hoặc cá nhân nên kiểm tra yêu cầu hồ sơ của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chuẩn bị đúng hình thức văn bản.

5. Phân biệt giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế và giấy giới thiệu

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa giấy ủy quyền và giấy giới thiệu. Hai loại văn bản này đều được sử dụng khi cử nhân sự đi làm việc, nhưng bản chất và phạm vi không giống nhau.

Tùy yêu cầu của cơ quan thuế và tính chất công việc, doanh nghiệp có thể sử dụng giấy ủy quyền, giấy giới thiệu hoặc đồng thời cả hai văn bản.

6. Câu hỏi thường gặp về mẫu giấy ủy quyền 

1. Có mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế bắt buộc không?

Hiện không có một mẫu giấy ủy quyền áp dụng bắt buộc cho mọi trường hợp làm việc với cơ quan thuế. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân có thể tự lập mẫu phù hợp, nhưng cần bảo đảm đầy đủ thông tin về các bên, phạm vi ủy quyền, thời hạn, chữ ký và trách nhiệm liên quan.

2. Kế toán có được thay mặt giám đốc làm việc với cơ quan thuế không?

Kế toán có thể thay mặt giám đốc làm việc với cơ quan thuế nếu được người có thẩm quyền của doanh nghiệp ủy quyền hợp lệ. Phạm vi làm việc của kế toán phụ thuộc vào nội dung ghi trong giấy ủy quyền.

3. Giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế có thời hạn bao lâu?

Thời hạn do các bên thỏa thuận và ghi trong văn bản. Doanh nghiệp nên xác định thời hạn phù hợp với từng công việc, tránh để thời hạn quá dài nếu nội dung ủy quyền chỉ phục vụ một thủ tục cụ thể.

4. Người được ủy quyền có được ủy quyền lại cho người khác không?

Người được ủy quyền chỉ nên ủy quyền lại khi được bên ủy quyền đồng ý hoặc văn bản ủy quyền có quy định cho phép. Nếu không có căn cứ rõ ràng, việc ủy quyền lại có thể không được chấp nhận.

.5. Có thể dùng một giấy ủy quyền cho nhiều lần làm việc với cơ quan thuế không?

Có thể, nếu giấy ủy quyền ghi rõ phạm vi công việc và thời hạn còn hiệu lực. Tuy nhiên, với các vụ việc riêng như giải trình theo thông báo, kiểm tra thuế, thanh tra thuế, doanh nghiệp nên lập giấy ủy quyền riêng để kiểm soát phạm vi trách nhiệm.

Kết luận

Mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân cử người đại diện thực hiện các thủ tục thuế một cách rõ ràng, đúng thẩm quyền. Khi lập giấy ủy quyền, cần xác định đúng người ký, ghi đầy đủ thông tin các bên, mô tả cụ thể phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền và trách nhiệm của từng bên.

Để hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, giải trình số liệu và làm việc với cơ quan thuế, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý chứng từ, sổ sách và báo cáo thuế chặt chẽ ngay từ đầu. Phần mềm kế toán MISA SME hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu kế toán, thuế tập trung và thuận tiện hơn thông qua các tính năng:

• Tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai, báo cáo thuế theo dữ liệu hạch toán;
• Quản lý hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán tập trung trên phần mềm;
• Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi lập báo cáo;
• Kết nối dữ liệu với hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử và các nghiệp vụ liên quan;
• Lưu trữ chứng từ, báo cáo phục vụ công tác giải trình, kiểm tra khi cần;
• Hỗ trợ kế toán theo dõi nghĩa vụ thuế và tình hình tài chính của doanh nghiệp kịp thời.

Đăng ký dùng thử và nhận tư vấn miễn phí về phần mềm tại đây: