Có bắt buộc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không? Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

17/04/2026

Mục lục hiện

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là giải pháp giúp người lao động tiết kiệm thời gian khi đến kỳ quyết toán thuế hằng năm. Tuy nhiên, không phải ai cũng được phép ủy quyền cho công ty thực hiện thay. Năm 2026, người nộp thuế cần nắm rõ điều kiện ủy quyền, các trường hợp phải tự quyết toán, mẫu giấy ủy quyền cũng như hồ sơ cần chuẩn bị để tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi về thuế.

Bài viết dưới đây phần mềm kế toán MISA SME sẽ tổng hợp chi tiết những quy định mới nhất doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý

1. Có bắt buộc uỷ quyền cho công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân không?

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế

…

6. Các loại thuế, khoản thu khai quyết toán năm và quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (không bao gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm. Cụ thể như sau:

…

d) Thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Cụ thể như sau:

…

d.3) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế trong các trường hợp sau đây…

Theo quy định hiện hành, không có quy định nào bắt buộc người lao động phải ủy quyền cho công ty quyết toán thuế TNCN. Việc ủy quyền hay tự quyết toán phụ thuộc vào điều kiện thực tế và nhu cầu của cá nhân.

Như vậy, người lao động hoàn toàn có thể lựa chọn:

Ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập (công ty).
Tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp phải tự quyết toán hoặc có nhu cầu tự thực hiện.

Tuy nhiên, trên thực tế, nếu cá nhân thuộc diện đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị chi trả thu nhập thì khi tự đi quyết toán, cơ quan thuế có thể đề nghị giải trình lý do không ủy quyền hoặc hướng dẫn thực hiện theo diện ủy quyền để đơn giản thủ tục.

2. Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026

Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 1296/CT-NVT về quyết toán thuế thu nhập cá nhân, các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026 gồm:

(i) Cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi

Có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị.
Thực tế đang làm việc tại đơn vị đó vào thời điểm quyết toán thuế.
Bao gồm cả trường hợp không làm đủ 12 tháng trong năm dương lịch.

Trường hợp người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

(ii) Có thêm thu nhập vãng lai nhưng đồng thời đáp ứng các điều kiện sau:

Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó khi quyết toán thuế;
Có thêm thu nhập vãng lai tại nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng;
Khoản thu nhập vãng lai này đã được khấu trừ thuế TNCN 10% theo quy định.

(iii) Đã ủy quyền nhưng sau đó thuộc diện tự quyết toán

Trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho công ty quyết toán, doanh nghiệp đã thực hiện quyết toán thay, nhưng sau đó phát hiện cá nhân thuộc diện phải tự quyết toán với cơ quan thuế, thì:

Doanh nghiệp không điều chỉnh lại hồ sơ quyết toán thuế TNCN của đơn vị.
Chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân theo số đã quyết toán.
Trên chứng từ cần ghi chú nội dung theo hướng dẫn của cơ quan thuế để cá nhân tự quyết toán.

Nếu doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cần in bản chuyển đổi từ chứng từ điện tử gốc và bổ sung nội dung ghi chú nêu trên để giao cho người nộp thuế.

3. Trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế

Căn cứ tiết d.3 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 1296/CT-NVT, các trường hợp cá nhân không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN (tức phải tự quyết toán với cơ quan thuế) gồm:

(i) Có thu nhập từ hai nơi trở lên

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên nhưng không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu có số thuế phải nộp thêm, số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

(ii) Có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm đầu tiên

Trường hợp cá nhân có mặt tại Việt Nam trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên, thì năm quyết toán đầu tiên được xác định theo 12 tháng liên tục và cá nhân phải trực tiếp quyết toán thuế.

(iii) Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam

Cá nhân là người nước ngoài khi chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.

(iv) Có thu nhập từ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài hoặc từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán mà chưa khấu trừ thuế trong năm thì phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có yêu cầu hoàn thuế.

(v) Thuộc diện xét giảm thuế

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không được ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập quyết toán thay mà phải tự quyết toán với cơ quan thuế.

4. Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026

Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân áp dụng năm 2026 là Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN, được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Đây là mẫu biểu được cá nhân sử dụng để ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN thay trong trường hợp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật thuế hiện hành.

Tải xuống: Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026 tại đây

5. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2026

Theo hướng dẫn tại Công văn 1296/CT-NVT, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026 áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công và cá nhân trực tiếp hoặc ủy quyền quyết toán thuế như sau:

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập

Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN theo quy định. Hồ sơ quyết toán gồm:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
Phụ lục mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công cần rà soát tình trạng thu nhập và nghĩa vụ thuế để xác định có thuộc diện tự quyết toán hay không. Hồ sơ gồm:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN.
Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN về người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
Bản sao chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ tạm nộp thuế, chứng từ nộp thuế ở nước ngoài (nếu có).
Hồ sơ chứng minh khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu phát sinh).
Tài liệu chứng minh thu nhập do tổ chức nước ngoài chi trả hoặc thu nhập nhận từ nước ngoài.
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu chưa đăng ký trước thời điểm quyết toán.

Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập đã gửi dữ liệu chứng từ khấu trừ điện tử cho cơ quan thuế thì cá nhân thường không cần nộp lại bản sao chứng từ khấu trừ thuế.

Hồ sơ khi ủy quyền quyết toán thuế

Nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, người lao động cần lập:

Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Kết luận

Việc hiểu rõ quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026 sẽ giúp người lao động lựa chọn hình thức quyết toán phù hợp, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kê khai đúng quy định pháp luật. Cá nhân cần xác định mình thuộc diện được ủy quyền hay phải tự quyết toán để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh phát sinh chậm nộp hoặc điều chỉnh sau quyết toán.

Đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, nên cân nhắc sử dụng MISA với phần mềm kế toán MISA SME cùng nhiều tính năng hỗ trợ quyết toán thuế hiệu quả: