Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ là nghiệp vụ kế toán quan trọng nhưng cũng dễ phát sinh sai sót nhất tại doanh nghiệp, đặc biệt sau khi Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Việc xác định đúng trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, định khoản chính xác và phân bổ hợp lý vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu, loại chi phí khi tính thuế TNDN.
Bài viết dưới đây phần mềm kế toán MISA SME sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ, cập nhật theo quy định mới nhất, kèm ví dụ thực tiễn cho kế toán doanh nghiệp tham khảo.
1. Thuế GTGT không được khấu trừ là gì?
Thuế GTGT không được khấu trừ là phần thuế giá trị gia tăng đầu vào mà doanh nghiệp đã thanh toán khi mua hàng hóa, dịch vụ nhưng không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật để trừ vào số thuế GTGT đầu ra phải nộp. Đây là số thuế mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải nộp vào ngân sách nhà nước nhưng không thể yêu cầu hoàn lại hoặc trừ vào số thuế phải nộp của kỳ sau.
Theo nguyên tắc kế toán, số thuế GTGT không được khấu trừ được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc nguyên giá tài sản cố định, trừ trường hợp đặc biệt.
2. Các trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Căn cứ khoản 3 Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15:
Cơ sở kinh doanh không đáp ứng quy định về khấu trừ thuế tại khoản 1 và khoản 2 Điều này và các hóa đơn, chứng từ được lập từ các hành vi bị nghiêm cấm tại Luật này thì không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Đồng thời, khoản 15 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP cũng quy định:
Cơ sở kinh doanh không đáp ứng quy định về khấu trừ thuế tại Mục 1, Mục 2 Chương III Nghị định này và các hóa đơn, chứng từ được lập từ các hành vi bị nghiêm cấm tại Điều 13 Luật Thuế giá trị gia tăng thì không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Như vậy, những trường hợp không đáp ứng nguyên tắc và điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo quy định tại Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các hóa đơn, chứng từ được lập từ các hành vi bị nghiêm cấm tại Điều 13 Luật Thuế GTGT thì không được khấu trừ thuế GTGT. Cụ thể như sau:
2.1. Không có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế hợp lệ
Theo Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, điều kiện về hóa đơn, chứng từ để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho nhà thầu nước ngoài theo điểm a khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT (kể cả chứng từ nộp thuế tính theo tỷ lệ % nhân với doanh thu thay cho phía nước ngoài).
Đây chính là bộ chứng từ gốc làm căn cứ kê khai khấu trừ. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Không có hóa đơn GTGT khi mua hàng hóa, dịch vụ thì đương nhiên không thể khấu trừ thuế đầu vào. Một số tình huống thường gặp:
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc các đối tượng không phát hành hóa đơn.
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp – những đơn vị này chỉ xuất hóa đơn bán hàng chứ không phải hóa đơn GTGT, nên bên mua không có căn cứ kê khai khấu trừ.
- Thiếu chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể kê khai khấu trừ phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu tương ứng.
- Thiếu chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài cũng làm mất quyền khấu trừ đối với khoản thuế đã nộp thay này.
Lưu ý: Trường hợp có hóa đơn GTGT đầu vào nhưng hóa đơn đó được lập từ một trong các hành vi bị nghiêm cấm tại Điều 13 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, doanh nghiệp vẫn không được khấu trừ, bao gồm:
- Hành vi mua, bán, cho, tặng, môi giới, quảng cáo mua bán hóa đơn.
- Tạo dựng giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không có thật hoặc trái pháp luật.
- Xuất hóa đơn trong thời gian doanh nghiệp đã thông báo tạm ngừng kinh doanh, ngoại trừ trường hợp xuất hóa đơn để hoàn tất hợp đồng đã ký trước khi tạm ngừng.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ không đúng quy định của Chính phủ.
- Không thực hiện việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử về cơ quan thuế đúng quy định.
- Làm sai lệch, sử dụng sai mục đích, xâm nhập trái phép hoặc phá hoại hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ.
- Đưa, nhận, môi giới hối lộ hoặc các hành vi liên quan khác đến hóa đơn, chứng từ nhằm khấu trừ, hoàn thuế, chiếm đoạt tiền thuế, trốn thuế GTGT.
- Có hành vi thông đồng, bao che giữa công chức, cơ quan thuế với cơ sở kinh doanh, người nhập khẩu, hoặc giữa các cơ sở kinh doanh, người nhập khẩu với nhau trong việc sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp nhằm khấu trừ, hoàn thuế, chiếm đoạt, trốn thuế GTGT.
2.2. Vi phạm điều kiện về thanh toán
Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT.
Như vậy, với mỗi hóa đơn đầu vào có tổng tiền thanh toán từ 5.000.000 đồng trở lên, nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn đó sẽ bị loại khỏi diện khấu trừ.
Ví dụ minh họa:
Công ty B (doanh nghiệp thương mại, kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) mua một máy in văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh. Trên hóa đơn GTGT đầu vào thể hiện:
- Số lượng 01 chiếc, đơn giá 6.800.000 đồng/chiếc
- Giá trị chưa thuế 6.800.000 đồng
- Thuế suất GTGT 10% tương ứng 680.000 đồng
- Tổng tiền thanh toán 7.480.000 đồng.
Vì tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn là 7.480.000 đồng, vượt ngưỡng 5.000.000 đồng theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, để được khấu trừ khoản thuế GTGT đầu vào 680.000 đồng, Công ty B bắt buộc phải :
- sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, ví dụ như: chuyển khoản qua ngân hàng, bù trừ công nợ hai chiều, thanh toán thông qua bên thứ ba theo ủy quyền hợp pháp, thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu, hoặc ủy quyền cho người lao động chi trả rồi hoàn ứng…
- Ngược lại, trong tình huống Công ty B thanh toán hóa đơn này bằng tiền mặt, toàn bộ 680.000 đồng thuế GTGT đầu vào sẽ bị loại khỏi diện khấu trừ. Khoản thuế này sẽ được kết chuyển vào chi phí hợp lý (nếu đáp ứng điều kiện) hoặc tính vào nguyên giá tài sản, đồng thời doanh nghiệp còn đối mặt với rủi ro bị loại chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
3.3. Đầu ra thuộc diện không chịu thuế GTGT
Theo khoản 27 Điều 5 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15:
27. Cơ sở kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng quy định tại Điều này không được khấu trừ, không được hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào, trừ trường hợp được áp dụng mức thuế suất 0% quy định tại khoản 1 Điều 9 của Luật này.
Đồng thời tại khoản 16 Điều 4 Nghị định 181/2025/NĐ-CP cũng quy định như sau:
16. Cơ sở kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng quy định tại Điều này không được khấu trừ, không được hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng, trừ trường hợp áp dụng mức thuế suất 0% quy định tại khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế giá trị gia tăng.
Như vậy, Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT sẽ không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.Chỉ những doanh nghiệp có đầu ra thuộc diện chịu thuế với mức 0%, 5% hoặc 10% (hoặc 8% theo chính sách giảm thuế) mới đủ điều kiện được khấu trừ.
Trường hợp doanh nghiệp có thuế GTGT đầu vào dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế (không thể hạch toán tách bạch) thì phần thuế được khấu trừ được xác định theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả tài sản cố định), dịch vụ vừa phục vụ hoạt động chịu thuế, vừa phục vụ hoạt động không chịu thuế thì chỉ phần thuế GTGT đầu vào dùng cho hoạt động chịu thuế GTGT được khấu trừ.
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ hạch toán riêng phần thuế đầu vào được khấu trừ và phần không được khấu trừ. Trường hợp không thể tách riêng, phần thuế được khấu trừ sẽ được tính theo tỷ lệ % giữa doanh thu hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT trên tổng doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ tính thuế. Trong đó:
- Tổng doanh thu gồm: doanh thu hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT; doanh thu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT; giá trị gia tăng của hoạt động mua, bán, chế tác vàng, bạc, đá quý (loại trừ phần giá trị gia tăng âm); và doanh thu của hàng hóa, dịch vụ quy định tại khoản 2 Điều 40 Nghị định này (nếu phát sinh). Đối với hoạt động kinh doanh ngoại tệ, mua bán chứng khoán, doanh thu được xác định bằng chênh lệch giữa giá bán và giá mua (không tính phần chênh lệch âm).
- Đối với dự án đầu tư đồng thời phục vụ sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT, thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản được tạm khấu trừ theo tỷ lệ % giữa doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu dự kiến trong phương án sản xuất, kinh doanh. Số thuế đã tạm khấu trừ sẽ được điều chỉnh lại theo tỷ lệ doanh thu thực tế trong 03 năm kể từ năm phát sinh doanh thu đầu tiên.
2.4. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Căn cứ khoản 1 Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, cơ chế khấu trừ thuế GTGT đầu vào chỉ áp dụng đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Như vậy, các doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp trực tiếp (tính thuế trên doanh thu hoặc trên giá trị gia tăng) sẽ không thuộc đối tượng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
2.5. Các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT khác
Theo Điều 23, Điều 24 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, còn một số tình huống đặc thù không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau:
(1) Hàng hóa hao hụt vượt định mức: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động chịu thuế được khấu trừ toàn bộ, kể cả phần thuế đầu vào của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế bị tổn thất không được bồi thường, hoặc hàng hóa hao hụt tự nhiên do đặc tính lý hóa trong khâu vận chuyển. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh phần tổn thất không được bồi thường để làm cơ sở khấu trừ. Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định định mức hao hụt tự nhiên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần hao hụt nằm trong định mức; phần hao hụt vượt định mức sẽ không được khấu trừ thuế.
(2) Hóa đơn đã được Ban Quản lý dự án hoặc chi nhánh kê khai: Khi doanh nghiệp giao cho Ban Quản lý dự án hoặc chi nhánh trực tiếp triển khai, quản lý dự án đầu tư và thực hiện kê khai thuế GTGT cho dự án, đồng thời cơ sở kinh doanh có chi hộ một số khoản chi phí, thì Ban Quản lý dự án/chi nhánh chính là đơn vị được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trên các hóa đơn mang tên cơ sở kinh doanh. Ngược lại, bản thân cơ sở kinh doanh sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mà Ban Quản lý dự án/chi nhánh đã thực hiện kê khai, khấu trừ trước đó.
(3) Chuyển đổi từ phương pháp khấu trừ sang phương pháp trực tiếp: Doanh nghiệp đang nộp thuế theo phương pháp khấu trừ khi chuyển sang phương pháp trực tiếp được phép kết chuyển số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào trong thời gian áp dụng phương pháp khấu trừ nhưng chưa khấu trừ hết tại kỳ tính thuế cuối cùng trước khi chuyển đổi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định. Tuy nhiên, phần thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì không được xử lý kết chuyển này.
(4) Tài sản cố định, máy móc, thiết bị trong các trường hợp đặc thù: Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định, máy móc, thiết bị trong các tình huống sau:
- Tài sản cố định, máy móc, thiết bị chuyên dùng phục vụ sản xuất sản phẩm quốc phòng, an ninh.
- Tài sản cố định, máy móc, thiết bị của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp kinh doanh tái bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, kinh doanh chứng khoán, cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo.
- Máy bay, trực thăng, tàu lượn dân dụng, du thuyền không phục vụ mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn.
Việc loại trừ này áp dụng cho cả thuế GTGT đầu vào phát sinh từ hoạt động đi thuê và chi phí sửa chữa các tài sản cố định, máy móc, thiết bị nêu trên (nếu có).
(5) Văn phòng Tổng công ty, tập đoàn không trực tiếp kinh doanh: Văn phòng Tổng công ty, tập đoàn và các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc (bệnh viện, trạm xá, nhà nghỉ điều dưỡng, viện, trường đào tạo…) nếu không phải là người nộp thuế GTGT thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào để phục vụ hoạt động của các đơn vị này. Trường hợp các đơn vị này có phát sinh hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì phải đăng ký, kê khai và nộp thuế GTGT riêng cho phần hoạt động chịu thuế đó.
(6) Tiền thuê nhà cho chuyên gia nước ngoài giữ chức vụ quản lý: Đối với hàng hóa, dịch vụ phục vụ người lao động: nếu chuyên gia nước ngoài vẫn là nhân viên của doanh nghiệp nước ngoài, do doanh nghiệp nước ngoài điều động, trả lương và hưởng chế độ trong thời gian công tác tại Việt Nam, đồng thời giữa doanh nghiệp nước ngoài và cơ sở kinh doanh tại Việt Nam có hợp đồng bằng văn bản nêu rõ cơ sở tại Việt Nam chịu chi phí chỗ ở cho chuyên gia, thì thuế GTGT của khoản tiền thuê nhà này được khấu trừ.
- Tuy nhiên, nếu chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam để giữ chức vụ quản lý tại cơ sở kinh doanh, nhận lương trực tiếp tại Việt Nam theo hợp đồng lao động ký với cơ sở kinh doanh Việt Nam, thì cơ sở kinh doanh sẽ không được khấu trừ thuế GTGT của khoản tiền thuê nhà cho các chuyên gia này.
(7) Ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống có giá trị trên 1,6 tỷ đồng: Đối với tài sản cố định là xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (loại trừ ô tô sử dụng cho kinh doanh vận tải hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn; ô tô dùng làm mẫu và lái thử trong kinh doanh ô tô), nếu giá trị xe vượt 1,6 tỷ đồng (giá chưa bao gồm thuế GTGT) thì phần thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ tương ứng với phần giá trị 1,6 tỷ đồng đầu tiên. Cụ thể:
- Nếu xe được dùng cho kinh doanh vận tải hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn; làm mẫu, lái thử trong kinh doanh ô tô → được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào.
- Nếu xe không sử dụng cho các mục đích nêu trên → phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với giá trị vượt 1,6 tỷ đồng sẽ không được khấu trừ.
(8) Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thiếu thủ tục, hồ sơ: Trường hợp doanh nghiệp có hàng hóa xuất khẩu đã được cơ quan hải quan xác nhận nhưng thiếu các thủ tục, hồ sơ khác về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định, thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời cũng không phải tính thuế GTGT đầu ra. Riêng trường hợp hàng hóa gia công chuyển tiếp, nếu không đủ thủ tục, hồ sơ về điều kiện khấu trừ thì phải kê khai và nộp thuế GTGT như đối với hàng tiêu thụ nội địa.
- Tương tự, đối với cơ sở kinh doanh có dịch vụ xuất khẩu nhưng không đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và cũng không phải tính thuế GTGT đầu ra.
3. Hướng dẫn hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ
3.1. Nguyên tắc hạch toán
Theo Mục B Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định nội dung và phương pháp kế toán tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, doanh nghiệp cần tuân thủ:
- Doanh nghiệp phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào Tài khoản 133. Cuối kỳ, doanh nghiệp phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
- Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh tùy theo từng trường hợp cụ thể.
- Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.
3.2. Cách hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ
3.2.1. Trường hợp xác định ngay tại thời điểm mua
Khi mua hàng hóa, dịch vụ và xác định ngay số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán tính luôn vào giá trị tài sản hoặc chi phí:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 642, 641…: Giá trị hàng hóa, dịch vụ (đã bao gồm phần thuế GTGT không được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
3.2.2. Trường hợp không hạch toán riêng được phần được khấu trừ và không được khấu trừ
- Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213 (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào)
Có các TK 111, 112, 331,…
Cuối kỳ, doanh nghiệp tính và xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT. Đối với số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì được tính vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh tùy theo từng trường hợp cụ thể, ghi:
Nợ các TK 152, 156, 211, 627, 632, 641, 642,…
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331).
4. Cách xử lý khi số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Theo quy định tại khoản 16 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định như sau:
16. Đối với số thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ, cơ sở kinh doanh được tính vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy,số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được xử lý theo 2 cách:
- Tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ theo quy định, hoặc;
- Tính vào nguyên giá tài sản cố định nếu khoản thuế GTGT không được khấu trừ phát sinh từ việc mua sắm, đầu tư tài sản cố định.
5. Những sai sót thường gặp khi hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ
Doanh nghiệp cần lưu ý một số lỗi phổ biến sau để tránh rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra:
- Thanh toán bằng tiền mặt cho giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên: Theo quy định mới, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ cũng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
- Không tách riêng thuế GTGT đầu vào dùng cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế: Nhiều doanh nghiệp phát sinh đồng thời hoạt động chịu thuế GTGT và hoạt động không chịu thuế GTGT nhưng không theo dõi riêng thuế đầu vào. Việc này dễ dẫn đến phân bổ sai số thuế được khấu trừ và không được khấu trừ, làm tăng rủi ro bị điều chỉnh khi quyết toán thuế.
- Quên kết chuyển phần thuế GTGT không được khấu trừ vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản: Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán cần xác định để đưa vào chi phí trong kỳ hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định nếu liên quan đến tài sản. Nếu không kết chuyển kịp thời, số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính có thể không phản ánh đúng chi phí thực tế.
- Hạch toán nhầm vào TK 133 các khoản chắc chắn không đủ điều kiện khấu trừ: Một số khoản thuế GTGT đầu vào không đáp ứng điều kiện khấu trừ nhưng vẫn được ghi nhận vào TK 133. Sai sót này làm tăng số thuế GTGT được khấu trừ không đúng quy định, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
- Sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp pháp hoặc hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế hoặc hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, phần thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn sẽ không được khấu trừ. Đồng thời, khoản chi tương ứng cũng có thể bị loại khỏi chi phí được trừ nếu không chứng minh được tính hợp pháp, hợp lý của giao dịch.
- Không lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Ngay cả khi doanh nghiệp đã thanh toán qua ngân hàng, nếu không lưu giữ đầy đủ ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, giấy báo nợ hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ khác, doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế. Đây là lỗi thường gặp khiến khoản thuế GTGT đầu vào bị loại khi kiểm tra.
- Không rà soát điều kiện khấu trừ trước khi kê khai thuế: Kế toán cần kiểm tra đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán, mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ trước khi kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc kê khai vội khi hồ sơ chưa đủ điều kiện có thể dẫn đến phải điều chỉnh tờ khai, ảnh hưởng đến số thuế phải nộp của nhiều kỳ.
- Không xử lý điều chỉnh khi phát hiện sai sót ở các kỳ trước :Khi phát hiện đã kê khai khấu trừ sai số thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh kịp thời theo quy định. Nếu để kéo dài qua nhiều kỳ, số tiền truy thu, tiền chậm nộp và mức phạt có thể tăng đáng kể.
Mỗi lỗi hạch toán không đúng quy định đều có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế, bị loại chi phí hoặc phát sinh truy thu, phạt chậm nộp kéo dài qua nhiều kỳ kế toán.
Kết luận
Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ đòi hỏi kế toán phải nắm vững các quy định mới của Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC, đặc biệt là thay đổi quan trọng về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng áp dụng từ 01/7/2025. Việc xác định đúng trường hợp không được khấu trừ, định khoản chính xác và phân bổ hợp lý vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh các rủi ro bị truy thu và xử phạt.
Để giảm thiểu sai sót và tự động hóa nghiệp vụ kế toán thuế, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Phần mềm kế toán MISA SME hiện đang được hơn 250.000 doanh nghiệp tin dùng, hỗ trợ kế toán xử lý nghiệp vụ thuế GTGT một cách chính xác và nhanh chóng với các tính năng nổi bật:
- Tự động hạch toán thuế GTGT đầu vào, đầu ra theo từng nghiệp vụ phát sinh, phân tách rõ phần được khấu trừ và không được khấu trừ
- Tự động phân bổ thuế GTGT đầu vào cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế theo tỷ lệ doanh thu, đáp ứng đúng quy định pháp luật
- Cảnh báo hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn của doanh nghiệp rủi ro về thuế, hóa đơn bỏ trốn được kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế
- Tự động lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT, kê khai bổ sung và nộp tờ khai trực tiếp qua hệ thống thuế điện tử
- Báo cáo thuế GTGT chi tiết theo từng kỳ, đối chiếu với sổ sách kế toán, phát hiện nhanh chênh lệch
- Cập nhật liên tục các quy định pháp luật mới nhất về thuế GTGT, hóa đơn điện tử, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định hiện hành
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tập trung, tra cứu nhanh, hỗ trợ kê khai và quyết toán thuế
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
