Kế toán nhà hàng khách sạn: Đi tìm câu trả lời cho những khó khăn hiện tại

Cùng với sự phát triển của ngành du lịch, dịch vụ thì hệ thống khách sạn, nhà hàng cũng ngày càng được mở rộng và phát triển không ngừng. Nhu cầu về nhân sự kế toán nhà hàng, khách sạn vì thế cũng trở nên sôi động và mang lại nhiều cơ hội việc làm cho những người theo nghề. Tuy nhiên, đằng sau những thuận lợi, kế toán ở ngành hàng này cũng gặp không ít những khó khăn và thử thách.

1. Đặc trưng của nghề kế toán khách sạn và nhà hàng

•  Kế toán khách sạn, nhà nghỉ

Trước tiên, cần phân biệt kế toán khách sạn, nhà nghỉ và kế toán nhà hàng có sự tương đồng và khác nhau như thế nào. Kế toán khách sạn, nhà nghỉ là lĩnh vực không phức tạp như kế toán nhà hàng, tuy nhiên lại là sự tích hợp của ba loại hình doanh nghiệp: Kế toán sản xuất, kế toán doanh nghiệp và kế toán dịch vụ. Do vậy kế toán khách sạn, nhà nghỉ cần nắm vững các kiến thức cần có như:

+ Hóa đơn mua vào đơn thuần là chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí tiếp khách, chi phí tiền điện thoại, văn phòng phẩm, internet…

+ Hóa đơn bán ra chính là việc ghi nhận doanh thu của dịch vụ

+ Với kế toán khách sạn, nhà nghỉ thì việc theo dõi và phân bổ CCDC đóng vai trò rất quan trọng bởi khách sạn mới thành lập thường có rất nhiều công cụ dụng cụ cần phân bổ để tính chi phí

+ Theo dõi và tính khấu hao TSCĐ

• Kế toán nhà hàng

Hiện nay các nhà hàng ngày càng được mở rộng cả về quy mô lẫn số lượng. Chính vì vậy nhu cầu về nhân sự kế toán trong lĩnh vực này ngày càng gia tăng. Tuy nhiên làm kế toán nhà hàng sẽ phức tạp hơn so với kế toán khách sạn, nhà nghỉ. Để làm tốt kế toán nhà hàng, kế toán cần nắm rõ các vấn đề:

+ Xác định rõ nhà hàng chuyên cung cấp món ăn gì để xây dựng định mức chi tiết nguyên vật liệu chính của một số món ăn nhà hàng đó

+ Khi xuất hóa đơn phải kèm theo bảng kê chi tiết từng món ăn, xây dựng giá thành của các món ăn

+ Quản lý các chi phí chung như điện nước, gas, kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính…

| Đọc thêm: Các bước hạch toán kế toán khách sạn – nhà hàng, kế toán trong ngành cần nắm rõ

2. Những khó khăn kế toán nhà hàng – khách sạn đang phải đối mặt

2.1. Thiết lập định lượng món ăn, tổng hợp phân bổ chi phí (Nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, nguyên vật liệu)

Việc thiết lập định lượng món ăn, tổng hợp phân bổ chi phí đóng một vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của nhà hàng, khách sạn. Nếu một nhà hàng, khách sạn không thiết lập được định lượng món ăn thì không thể kiểm soát được chi phí liên quan đến bộ phận bếp. Trường hợp nếu đã có định lượng cho từng món ăn rồi mà kế toán không phân tích được lãi lỗ, xác định giá bán phù hợp thì doanh thu của nhà hàng sẽ không thể bù đắp được các chi phí hoạt động như tiền lương, khấu hao, điện nước…

Để quen với việc định lượng các món ăn, kế toán cần tập thói quen đo lường mọi thứ. Ví dụ các loại thịt, cá… cần được cân đo theo số kg còn một số thực phẩm khác như phô mai nghiền, khoai tây nghiền có thể đong bằng tách, ly…

Việc thiết lập định lượng món ăn khiến kế toán thường mất nhiều thời gian và dễ gặp phải sai lệch trong quá trình xây dựng giá thành theo món ăn. Do vậy kế toán cần có một công cụ tự động cho phép khai báo định mức nguyên vật liệu sản xuất cho từng thành phẩm và tự động phân bổ chi phí nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời doanh thu và tiết kiệm chi phí.

2.2. Quản lý tình hình nhập xuất tồn kho tại nhà hàng, khách sạn

Kế toán tại các nhà hàng, khách sạn cần thực hiện tốt công tác quản lý tình hình nhập, xuất tồn kho hiệu quả, có thể kể đến các công việc như:

• Lập danh mục kho hàng quản lý thuận tiện nhất cho hoạt động của khách sạn/ resort. Ví dụ:

+ Xây dựng kho tổng là kho hàng hóa chuyển bán (hàng nhập vào – xuất ra) cho hoạt động của khách sạn, nhà nghỉ

+ Kho buồng phòng (chứa các mặt hàng dùng cho từng phòng như chăn, ga, gối, khăn tắm, bàn chải đánh răng…)

+ Kho minibar (chứa các mặt hàng bán trong minibar)

+ Kho nhà hàng (Các mặt hàng chuyển bán cho bộ phận nhà hàng)

+ Kho tài sản nhà hàng (Bàn, ghế, bát đũa…)

+ Kho bếp (các mặt hàng về nguyên vật liệu dùng để pha chế)….

• Thiết lập loại hàng hóa như nước ngọt, bia, hải sản, rau, thịt
• Thiết lập danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết lập mã hàng hóa theo quy tắc dễ quản lý nhất. Ví dụ như RAU 0001, RAU 0002…
• Thực hiện công tác luân chuyển hàng hóa từ kho tổng khách sạn, nhà hàng tới các kho phụ hoặc giữa các kho với nhau
• Nhân viên kiểm tra lại kho hàng, số lượng hàng bán trên hệ thống.(Báo cáo chi tiết xuật/nhập hàng hóa cuối ca) sau khi nhân viên hết thời gian làm việc theo ca.
• Tính khối lượng giá trị tồn kho về cả số lượng và giá trị hàng tồn kho.

Ngoài ra, kế toán cần nắm vững các loại giấy tờ cần biết trong quá trình quản lý nhập/xuất tồn kho của doanh nghiệp:

• Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi nếu hóa đơn > 20.000.000đ
• Hóa đơn GTGT hoặc thông thường
• Hợp đồng, thanh lý (nếu có)
• Phiếu nhập kho
• Phiếu giao hàng (nếu có)
• Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)
• Bảng đối chiếu công nợ nếu mua nợ thanh toán theo từng đợt.

Để giảm thiểu những khó khăn trong công tác quản lý kho, các nhà hàng khách sạn cần có công cụ tự động giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Công cụ tự động cho phép người dùng thiết lập, theo dõi nhập/xuất tồn của từng kho đồ uống, thực phẩm…đồng thời cung cấp đầy đủ báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết vật tư hàng hóa của từng nhà hàng, khách sạn

2.3. Quản lý CCDC xuất dùng cho khách sạn, nhà hàng

Quản lý CCDC xuất dùng được coi là công việc vô cùng quan trọng đối với các khách sạn, nhà hàng đặc biệt là thời điểm vừa mới thành lập, khai trương. Kế toán cần thực hiện các công việc như:

+ Theo dõi và quản lý số lượng tài sản, công cụ mua về

+ Thực hiện thanh toán đối với các nhà cung cấp

+ Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.

+ Kết hợp phòng nhân sự để đánh giá số liệu công cụ hư hỏng hàng tháng và trừ vào quỹ phí dịch vụ.

+ Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí .

+ Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.

+ Theo dõi hoạt động xây dựng cơ bản.

Với những công việc đòi hỏi nhiều công sức và thời gian như quản lý CCDC tại các nhà hàng, khách sạn thì việc sử dụng một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ kế toán khai báo và ghi tăng công cụ dụng cụ thống kê, cung cấp báo cáo sổ theo dõi sẽ giúp kế toán hạn chế các sai sót trong quá trình thực hiện.

2.4. Theo dõi chính chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm KH, hàng hóa dịch vụ

• Giá thành món ăn tại các nhà hàng

Giá thành của món ăn được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố như nguyên vật liệu chế biến theo định lượng, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung… Kế toán nhà hàng phải có trách nhiệm tập hợp chi phí từng món ăn, bao gồm cả nguyên liệu chính và các nguyên vật liệu phụ. Sau khi tính được giá thành của từng món ăn thì kế toán đưa vào bảng kê chi tiết đi kèm trước để phục vụ cho việc xuất hóa đơn tiếp khách, ăn uống

• Giá thành khách sạn – nhà nghỉ

Hiện chưa có công thức cụ thể để tính toán chính xác giá phòng nhưng đa phần hiện nay các khách sạn đang áp dụng các phương pháp:

+ Theo cảm tính thị trường: Thường các nhà quản lý, chủ khách sạn sẽ dựa vào quy mô và giá của các khách sạn cùng cấp để đưa ra mức giá riêng. Tuy nhiên với phương pháp này doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí và chịu ảnh hưởng, tác động nhiều từ thị trường.

+ Quy luật ngón tay cái: Đây là cách tính dựa trên chi phí đầu tư và giá phòng bình quân. Ví dụ, khi một khách sạn được xây dựng thì cần thiết tính 1 đồng giá phòng trên mỗi 1000 đồng chi phí đầu tư xây dựng và nội thất với giả định khách sạn đưa vào kinh doanh đạt công suất 70%

Để hỗ trợ kế toán trong công tác tính giá thành của từng món ăn hay từng phòng, dịch vụ khách sạn, kế toán cần có công cụ hỗ trợ tính giá thành theo từng khoản mục chi phí và tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác

3. Giải pháp giúp kế toán nhà hàng – khách sạn tiết kiệm thời gian công sức làm kế toán

Hiện nay nhiều doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nhà hàng khách sạn đang quản lý doanh thu, chi phí, lãi lỗ bằng công cụ quản lý truyền thống. Với phương pháp này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí tuy nhiên người quản lý phải tự tạo lập các biểu mẫu, báo cáo nên thường xảy ra các sai sót trong công tác quản lý nhập/xuất tồn kho hay CCDC xuất dùng.

Với sự hỗ trợ của công cụ tự động, chủ doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao hơn rất nhiều so với phương pháp đầu tiên. Có thể kể đến những tiện ích như:

• Khai báo định mức nguyên vật liệu sản xuất cho từng thành phẩm, phần mềm tự động tập hợp chi phí và phân bổ giúp DN nắm bắt kịp thời số liệu và tiết kiệm thời gian chi phí

• Thiết lập, theo dõi nhập xuất tồn của từng kho đồ uống, thực phẩm cung cấp báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết vật tư hàng hóa giúp DN

• Khai báo ghi tăng công cụ dụng cụ thống kê từng phòng sử dụng cung cấp báo cáo sổ theo dõi công cụ dụng cụ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác

• Lên bảng giá thành chi tiết từng khoản mục chi phí

• Quản lý chi tiết hạn sử dụng từng mã hàng hóa đồng thời cung cấp tồn kho theo hạn sử dụng để khi xuất hàng kế toán có thể lựa chọn phù hợp

• Cung cấp báo cáo chi tiết các khoản mục doanh thu chưa thực hiện và bổ sung nhắc việc ngày trên phần mềm để nhân viên chủ động gửi mail cho khách hàng.

• Thiết lập chính sách giá bán, chính sách chiết khấu theo từng khách hàng, hàng hóa dịch vụ và tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác

Anh/chị kế toán quan tâm có thể tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý hàng hóa hiệu quả với phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho doanh nghiệp lĩnh vực nhà hàng, khách sạn tại link dưới đây:

> Xem thêm: Giải pháp giúp doanh nghiệp lĩnh vực nhà hàng, khách hàng quản lý tài chính – kế toán hiệu quả