Nghệ thuật quản lý thời gian

Ai cũng có một quỹ thời gian như nhau. Vấn đề nằm ở chỗ ai sẽ sử dụng hiệu quả nhất. Là một nhà lãnh đạo, bạn cần xây dựng một kế hoạch chương trình quản lý thời gian hợp lý nhất, cần xác định các quỹ thời gian các quỹ thời gian khác nhau dành cho mức độ ưu tiên khác nhau. 

Phần lớn thời gian của một nhà lãnh đạo đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên hay với các đối tác của bạn. Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp nội bộ còn kém. Nếu nhân viên của bạn không hiểu rõ công việc, họ sẽ liên tục làm phiền bạn để làm rõ, hoặc tệ hơn họ sẽ làm công việc của bạn giao sẽ không đúng theo ý của bạn. Trách nhiệm của một lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội bộ xuyên suốt để khỏi phải lặp đi lặp lại chỉ một chỉ thị. Bạn phải biết truyền đạt qua hệ thống thông tin nội bộ nhanh gọn dễ dàng để người nhận có được thông tin rõ ràng nhất. Chỉ nên viết hoặc gặp mặt khi trao đổi các nhóm. Ngôn ngữ phải dễ hiểu và được tiếp nhận dễ dàng.

Ai cũng thích một công việc hoàn hảo. Nhưng là một nhà lãnh đạo mà bạn lại quá lo lắng hoàn thiện công tác nên mất thời gian vô ích. Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi sự giao việc ủy quyền vì sẽ nghĩ rằng không có việc làm tốt nếu không có sự giám sát chặt chẽ của bạn. Bạn cũng dám nhờ giúp đỡ vì sợ phạm sai lầm.

Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường nhưng không cần quá nhiều. Những khó khăn có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác qua mọi sự để giải quyết. Đây là một phần quan trọng cho công việc lãnh đạo của bạn. Bạn cần phải biết linh động. Bạn cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc quá căng thẳng nếu có điều bất thường ngăn trở kế hoạch của bạn. Khi lên kế hoạch thời gian là bạn đã có động lực để sử dụng đúng thời gian hiệu quả.

Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian. Để kiểm soát thời gian của mình, bạn cần phải biết sử dụng chúng ra sao? Bạn nên đặt câu hỏi công việc nào quan trọng đối và chiếm bao nhiêu thời gian đối với một nhà lãnh đạo. Nói chung bạn luôn phải đối mặt với những thời gian chót cũng như các vấn đề cần phải giải quyết. Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời gian, phải giải quyết cho xong các vấn đề và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian của bạn.

Chắc chắn một điều là nếu bạn không biết quản lý và kiểm soát thời gian của mình, bạn sẽ thấy khó khăn hơn trong việc kiểm soát và quản lý những thứ khác. Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo và làm việc tốt hơn. Và họ cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu vấn đề chuyên ngành, hay đơn gian là làm những công việc riêng.