Phương pháp quản lý mục tiêu

Phương pháp quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives – MBO) phản ánh rõ nét quá trình phát triển của quản trị DN, từ quản lý mang tính chỉ huy theo chiều dọc với phương pháp quản lý theo thời gian (Management by Time – MBT) sang quản lý mục tiêu mang tính kết nối và cộng tác theo chiều ngang.

Thực tiễn chỉ ra rằng, môi trường kinh doanh ngày nay đã thay đổi và biến đổi không ngừng dưới tác động của nhiều yếu tố. Thế giới ngày nay trở nên “phẳng hơn, đường biên giới giữa các quốc gia ngày càng trở nên mờ hơn”. Trong cuốn “Thế giới phẳng”, Thomas L. Friedman nhấn mạnh: một trong những yếu tố chính làm thế giới phẳng hơn chính là sự phát triển sâu rộng của Internet trên toàn thế giới. Đi cùng với sự phát triển đó, khái niệm “oursource” (thuê ngoài) cũng ra đời để tận dụng lợi thế cạnh tranh, đồng thời tạo ra chuỗi giá trị toàn cầu. Chúng ta có thể thấy, Trung tâm Call Center của các DN Mỹ đặt tại Ấn Độ, thiết kế máy bay Boeing tại Nga hay lắp ráp máy ảnh Canon, gia công giày Nike tại Việt Nam! Thomas L. Friedman đã kết luận rằng: “Toàn cầu hoá 3.0 đã làm đảo lộn sân chơi vốn từ trên xuống dưới thành cạnh nhau. Và lẽ tự nhiên, điều này thúc đẩy và đòi hỏi những tập quán kinh doanh mới, ít mang tính chỉ huy và điều khiển, nhưng lại kết nối và cộng tác theo chiều ngang nhiều hơn”.

Chính trong bối cảnh đó, phương pháp quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives – MBO) đã ra đời và được áp dụng rộng rãi trong các DN nước ngoài. Phương pháp này phản ánh rõ nét quá trình phát triển của quản trị DN, từ quản lý mang tính chỉ huy theo chiều dọc với phương pháp quản lý theo thời gian (Management by Time – MBT) sang quản lý mục tiêu mang tính kết nối và cộng tác theo chiều ngang. Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là giúp DN nâng cao năng suất, hiệu quả và tối đa hoá được nguồn lực của DN, nhất là nguồn lực con người, đồng thời cũng phá bỏ về cơ bản khái niệm “worklocation” (nơi làm việc), giải phóng năng lực và trí tuệ làm việc của người lao động.

So sánh về 2 phương pháp quản lý theo thời gian và theo mục tiêu sẽ cung cấp cho DN một cái nhìn toàn diện về phương thức quản lý mới trong thời đại toàn cầu hoá:

* Đặc điểm:

– Quản lý DN theo chiều dọc mang nặng tính chỉ huy và điều khiển.

* Ưu điểm:

– Duy trì ý thức kỷ luật của nhân viên.

* Nhược điểm:

– Tạo sức ỳ và tính thụ động của nhân viên.

– Không khai thác hết năng lực làm việc của nhân viên.

– Lãng phí về thời gian và nguồn lực lao động cao, đặc biệt là “hidden lost time” (lãng phí thời gian ẩn), tức là nhân viên vẫn làm việc nhưng làm rất chậm hoặc làm việc theo kiểu đối phó.

– Không thúc đẩy nhân viên làm việc vì mục tiêu chung của DN.

Phương pháp quản lý theo mục tiêu

* Đặc điểm:

– Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác.

* Ưu điểm:

– Năng suất lao động cao.

– Phát huy được trí tuệ và năng lực làm việc của nhân viên.

– Tạo môi trường làm việc mang tính cạnh tranh.

– Thúc đẩy làm việc vì mục tiêu của nhân viên và của DN.

– Tối đa hoá nguồn lực DN và hạn chế lãng phí về thời gian.

* Nhược điểm:

– Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn chài” – mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí.

Tính đến thời điểm này, Việt Nam đã gia nhập WTO nhưng dường như các DN Việt Nam, nhất là DN vừa và nhỏ chưa tự thích ứng với sân chơi toàn cầu này. Rất ít DN Việt Nam áp dụng một cách toàn diện MBO từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên. Hầu hết DN vẫn chỉ dừng lại ở việc phân tích những kết quả và hạn chế trong hoạt động kinh doanh hàng năm, rồi đề ra mục tiêu cho năm sau. Việc phân bổ mục tiêu đến từng phòng ban, từng nhân viên còn nhiều lúng túng và bỡ ngỡ. Hơn nữa, DN Việt Nam vẫn chỉ chú trọng đến việc triển khai chiến lược về doanh số và lợi nhuận, chứ chưa quan tâm đến việc nâng cao năng suất, giảm chi phí đầu vào và tối đa hoá nguồn lực của DN. Nguồn lực của DN thông thường bao gồm 5 yếu tố chính: lao động, nguyên vật liệu, máy móc, năng lượng và hệ thống. Quy trình hệ thống, trong đó MBO và nguồn lực lao động là 2 yếu tố quyết định đến năng suất và giảm chi phí. Thực tế cho thấy, 2 yếu tố này thường ít được chú trọng.

Hầu hết DN Việt Nam vẫn duy trì MBT là chủ yếu, dẫn đến năng suất thấp, lãng phí về thời gian và nguồn lực lao động còn cao. Đội ngũ nhân viên thường không nắm rõ mục tiêu của công ty, mục tiêu của phòng ban và mục tiêu của từng cá nhân là gì. Điều đó tạo một sức ỳ và tính thụ động rất cao trong DN và không khai thác hết khả năng làm việc và trí tuệ của nhân viên.

Bên cạnh đó, một số DN Việt Nam đánh giá năng lực của nhân viên theo kiểu “cào bằng” dựa vào thời gian làm việc, không dựa vào mục tiêu, khối lượng công việc và hiệu quả đạt được của từng nhân viên, từ đó không khuyến khích thúc đẩy nhân viên làm việc vì mục tiêu chung của DN.

Cuối cùng, vấn đề quan trọng trong MBO là việc truyền đạt thông tin về mục tiêu. Thực tế, ngay ở cấp độ quản lý (giám đốc điều hành và giám đốc bộ phận) trong DN Việt Nam vẫn tồn tại mâu thuẫn chủ yếu về mục tiêu ưu tiên phát triển của DN, từ đó dẫn đến khó khăn trong việc đạt mục tiêu chung của DN.

Bước 1: Xây dựng mục tiêu của DN và phân bổ mục tiêu cho từng phòng ban, bộ phận trong DN

Để làm được điều này, trước tiên phải phân tích về thị trường, bao gồm: nhu cầu của thị trường, đối thủ cạnh tranh, tốc độ tăng trưởng của ngành… Trên cơ sở đó, dự báo về doanh thu, sản lượng của DN và cuối cùng là xây dựng mục tiêu của DN. Mục tiêu của DN bao gồm: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Mục tiêu của DN thường có các điểm chính như: doanh số, lợi nhuận, số khách hàng mới, phát triển mạng lưới, chất lượng, dịch vụ, chi phí…

Bước 2: Xây dựng kế hoạch dựa trên mục tiêu của DN

– Xây dựng kế hoạch về yêu cầu nguồn lực tổng thể, đó là điều kiện cần để đạt được mục tiêu của DN.

– Xây dựng kế hoạch hàng tuần, hàng tháng của các phòng ban dựa trên mục tiêu cụ thể của từng phòng ban.

– Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của các phòng ban để đạt mục tiêu trong từng khu vực cụ thể. Đó là kế hoạch phân bổ nguồn lực, khối lượng công việc dự kiến, kế hoạch hướng dẫn và đào tạo nhân viên nhằm đạt được mục tiêu.

Bước 3: Phân bổ mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên

KPI

Chỉ tiêu

% Đánh giá

Doanh số

% so với năm trước

40%

Lãi gộp

% so với năm trước

30%

Phát triển mạng lưới

Số điểm bán hàng mới

15%

Thu tiền của khách hàng

Số ngày phải thu

10%

Hành chính báo cáo

Đúng thời hạn

5%

Xây dựng KPI (Key Performance Indicator – chỉ số thực hiện chính) cho từng nhân viên dựa trên công việc cụ thể của từng nhân viên đó. Ví dụ về KPI của nhân viên bán hàng trong công ty hàng tiêu dùng nhanh (xem bảng).

– Xây dựng cơ chế lương thưởng dựa trên kết quả công việc và KPI.

– Thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của DN thông qua các chương trình phúc lợi, cuộc thi trong nội bộ công ty như: người bán hàng giỏi nhất, người đạt năng suất cao nhất…, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh và cởi mở.

Bước 4: Theo dõi, giám sát mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban và toàn DN

– Thực hiện việc truyền đạt thông tin về mục tiêu của DN, của phòng ban và của nhân viên một cách chặt chẽ, đảm bảo việc thông suốt và thấu hiểu của từng thành viên, từ cấp quản lý đến nhân viên. Thực hiện việc trao đổi cởi mở thông tin trong tổ chức.

– Tổ chức các buổi họp hàng tháng, hàng tuần và thậm chí hàng ngày để theo dõi về việc phân bổ nguồn lực của DN, hoạt động quản lý của các phòng ban, hoạt động làm việc hàng ngày.

– Xây dựng hệ thống báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, trên cơ sở đó có quyết định kịp thời để đảm bảo DN không đi chệch mục tiêu của mình.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu của từng nhân viên, phòng ban và DN

– Dùng “phương pháp bảng đánh giá cân bằng” (Balanced Score Card) để đo lường, đánh giá năng lực của nhân viên.

– Dựa trên thông tin phản hồi và kết quả hoạt động thực tế, tổ chức buổi họp đánh giá kết quả hàng tháng, hàng quý đối với từng nhân viên, phòng ban và DN.

– Thực hiện điều chỉnh mục tiêu của DN theo sát với diễn biến thị trường.

– Cung cấp các kỹ năng cần thiết, khoá đào tạo để giúp nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu của cá nhân, qua đó giúp DN đạt được mục tiêu chung.