Cách thức lập kế hoạch tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng là một bước quan trọng trong công tác tuyển dụng, bao gồm việc chuẩn bị những thông tin, tài liệu cần thiết, lựa chọn người tiến hành tuyển dụng, lựa chọn hình thức tuyển dụng phù hợp… để có được một cuộc tuyển dụng hiệu quả.

Dưới đây là một số thông tin mà nhà tuyển dụng cần tham khảo để phục vụ cho công tác lập kế hoạch tuyển dụng:

– Yêu cầu những thông tin cần có trong hồ sơ tuyển dụng của ứng cử viên, nếu cần thiết nhà tuyển dụng nên xây dựng biểu mẫu làPhiếu tham dự tuyển dụngdành cho ứng cử viên. Phiếu này giúp người tiến hành tuyển dụng trong quá trình sơ tuyển hay tiến hành tuyển dụng nhìn nhận, so sánh các ứng cử viên theo một trình tự nhất định, rõ ràng, giúp cho việc sơ tuyển hay tiến hành dụng cũng được mạch lạc và dễ theo dõi, đánh giá hơn.

– Chuẩn bị phiếu đánh giá ứng cử viên cho từng bài kiểm tra hay phiếu đánh giá tổng hợp các kỹ năng của ứng cử viên.

– Chuẩn bị bài thi viết, trắc nghiệm hay các bài thi mô phỏng tình huống và các câu hỏi tuyển dụng cơ bản xoay quanh và bám sát vào các tiêu chí tuyển dụng.

– Chuẩn bị thông báo tuyển dụng.

– Chuẩn bị thư mời ứng viên tham gia tuyển dụng, thư thông báo tuyển dụng, thông báo từ chối tuyển dụng…

Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một hay kết hợp các phương pháp tuyển dụng được trình bày dưới đây:

1. Thi viết:Thi viết là một phương pháp tuyển chọn ứng viên cơ bản nhất, nghĩa là phương pháp để ứng cử viên trả lời những câu hỏi đã được soạn trước trong bài thi. Phương pháp này có thể giúp dự đoán một cách hiệu quả về kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn và những kiến thức liên quan cũng như khả năng ở những phương diện khác nhau như khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng diễn đạt câu chữ… của ứng cử viên.

Ưu điểm của phương pháp này là không mất nhiều thời gian, hiệu suất cao, cùng một lúc đánh giá được nhiều ứng cử viên, kết quả đánh giá cũng tương đối khách quan, vì vậy cho đến nay thi viết vẫn là phương pháp lựa chọn nhân tài thông thường nhất trong các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thi viết cũng có những hạn chế nhất định như không thể đánh giá được toàn diện các mặt nhu thái độ, phẩm chất đạo đức, tính cách, khả năng quản lý tổ chức, khả năng diễn đạt bằng lời và kỹ năng thao tác của ứng viên. Vì thế, sau khi thi viết còn phải tiếp tục tiến hành các phương thưc đánh giá khác như trắc nghiệm tâm lý, phỏng vấn hay mô phỏng tình huống.

2. Phỏng vấn:Là phương pháp mà ứng cử viên phải ngồi trước mặt người tiến hành tuyển dụng, dùng lời nói để trả lời câu hỏi mà người tiến hành tuyển dụng đặt ra. Người tiến hành tuyển dụng căn cứ vào biểu hiện của ứng viên để quan sát, phân tích mức độ chính xác trong câu trả lời và các hành vi mà ứng viên biểu hiện ra bên ngoài của ứng viên để tiến hành đánh giá tổng hợp về ứng viên đó.

– Tạo cơ hội cho người tiến hành tuyển dụng quan sát ứng cử viên.

– Hiểu rõ được kinh nghiệm, tri thức, khả năng cũng như hứng thú, sở thích của ứng viên.

– Tạo cơ hội để ứng viên tìm hiểu doanh nghiệp và một số thông tin có liên quan đến công việc.

3. Trắc nghiệm tâm lý:Là phương pháp khoa học thông qua một loạt các biện pháp để đánh giá sự khác nhau giữa các ứng cử viên về trình độ trí lực và cá tính. Hiện nay, trắc nghiệm tâm lý đã dần dần trở thành một kỹ thuật rất quan trọng trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên của các doanh nghiệp.

4. Phương pháp mô phỏng tình huống:Là phương pháp đặt ứng cử viên vào trong một hoàn cảnh thực tế (hoặc tương đối thực tế) để họ giải quyết vấn đề ở một phương diện nào đó. Trong tình huống này đòi hỏi ứng viên bộc lộ ra những khả năng có liên quan đến công việc, từ đó sát hạch được khả năng mọi mặt của ứng viên và căn cứ vào mức độ năng lực, tố chất của ứng viên để quyết định có sử dụng hay không.

Có rất nhiều loại hình trong phương thức đánh giá mô phỏng tình huống như phương pháp xử lý công văn, thảo luận nhóm khi không có lãnh đạo, đóng vai, diễn thuyết…

Phương pháp này ngày càng được sử dụng nhiều do nó đã tổng hợp được nhiều ưu điểm của 3 phương pháp tuyển dụng trên.

Thông thường, người tiến hành tuyển dụng thường là một hội đồng bao gồm các thành viên sau đây:

– Giám đốc doanh nghiệp

– Trưởng phòng nhân sự

– Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển

– Nhân sự sẽ phụ trách trực tiếp nếu ứng viên trúng tuyển

– Nhân viên thuộc phòng nhân sự làm thư ký

Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp, thuận lợi cho buổi tiến hành tuyển dụng cũng là việc làm mà nhà tuyển dụng phải cân nhắc kỹ càng. Để ứng cử viên phải chờ đợi quá lâu, địa điểm tiến hành tuyển dụng không được sạch sẽ hoặc không được chuẩn bị chu đáo… sẽ ảnh hưởng tới chất lượng trong cuộc thi của ứng cử viên.

Ngoài ra, việc tổ chức tốt một buổi tuyển dụng thể hiện ở một phong cách làm việc chuyên nghiệp; sự chuẩn bị chu đáo cũng là cách tiếp thị, quảng cáo hình ảnh doanh nghiệp của bạn ra bên ngoài.