Kỹ năng quản lý thời gian (P3)

Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại như sau : 

– Kiểm soát được // Chủ động 

– Quan trọng 

– Khẩn trương 

– Giao cho ai khác 

Hãy tự hỏi mình có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc ? Cần bổ sung gì cho công việc. Nếu bạn chú tâm vào những việc không liên quan trực tiếp hoặc của người khác đang làm tốt hơn thì bạn đã mất thời gian. 

Công việc nào tự bạn làm lấy ? Việc nào do người khác đề nghị ? Hãy xem lại khung thời gian biểu của mình và chọn ra. Tính điểm khả năng chủ động của bạn theo cách sau : (điểm 0 đến 6) 

0 : Không kiểm soát được trong công việc 

3 : Bạn có kiểm soát một phần trong công việc 

6 : Kiểm soát hoàn toàn trong công việc 

Từ đó suy ra bạn ở mức độ kiểm soát thế nào trong khung thời gian của mình. 

Cũng tính như vậy cho “chủ động”

0 : Bạn bị động hoàn toàn trong công việc 

3 : Bạn có linh động trong công việc 

6 :Chủ động hoàn toàn trong công việc Từ đó suy ra khả năng chủ động của bạn 

Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và “Không”. Nghĩa là phải nghĩ đến hậu quả của các quyết định và hành động. Sẽ phí thời gian nếu bị kẹt vào những điều không quan trọng so với mục tiêu đề ra và trách nhiệm chính. 

Theo Pareto’s Law, còn gọi là “Luật 80/20” thì người lãnh đạo chỉ dành được 20% thời gian cho kết quả tốt. Còn lại 80% là chuyện “bỏ đi”. 

Công việc có khẩn trương và cần làm ngay không ? Cần điều kiện thời gian đủ để hoàn tất công việc ngay. Liệu có thể để lúc khác được không ? Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”. Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”. 

– Việc quan trọng gắn liền với kết quả phải có. 

– Việc “khẩn” thường do người khác tác động. 

Bạn hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”. Cũng phải biết xếp thứ tự công việc.Đó là sự ưu tiên. Nhớ chú ý tới hai ảnh quan trọng và khẩn trương được trình bày trong sơ đồ sau đây : 

Khi thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do dự vì đúng là công việc quá quan trọng.

Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương thì bạn vẫn còn thời gian sắp xếp và giao phó cho ai một phần để bắt đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu quá. Bởi vì đó là việc quan trọng liên quan đến kết quả. 

Thí dụ : 

Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc vì có ảnh hưởng đến vị trí công tác và phòng ban trong cơ quan. 

– Nếu thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải pháp : 

1)Làm liền nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm. 

2) Chuyển giao cho ai khác Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới. Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh. 

– Nếu chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có nên làm không ? Loại việc này có thể bỏ qua, quên đi hoặc giao cho ai khác.

Thí dụ : Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản báo cáo. 

Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian. Cần phải biết rõ chúng để loại trừ. Có hai loại bạn phải thanh toán.

– Một là kẻ cắp bên ngoài : điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân và chuyện phiếm. 

– Hai là kẻ cắp bên trong : chẳng biết nói ”không”, do dự, dời lại công việc, lỗi lầm, không kế hoạch,không biết giao việc. Bạn chắc đã gặp các thứ này rồi. 

Kẻ cắp thời gian tiêu biểu : 

1) Không biết nói “không” 

2) Nói chuyện điện thoại lâu quá 

3) Khách thăm thình lình 

4) Nơi làm việc kém tổ chức 

5) Dời việc lại sau -> thường xảy ra khi gặp việc khó khăn -> Nên : Xé nhỏ công việc & bắt tay làm ngay để tránh tress. 

6) Cầu toàn 

7) Giấy tờ nhiều quá 

8) Giao tiếp kém 

9) Không biết giao việc (không chịu ủy quyền cho người khác) 

10) Không biết tổ chức buổi họp 

Chúng ta khó mà nói “không” với ai đó vì muốn giúp họ hơn là làm buồn lòng họ. Có khi bạn khó nói “không” vì đã tham gia nhiều dự án hiệu quả làm cho bạn cảm thấy quan trọng và cần thiết. Nói “có” dễ làm bạn cảm thấy bận rộn và được yêu thích. Hãy coi chừng ! Nếu bạn cứ nhận đại mọi thứ mọi lúc thì người ta sẽ coi như bạn chắc chắn trả lời “có” bất cứ khi nào. 

– Đối phó 

Sắp xếp ưu tiên cho công việc 

Xem xét mọi đề nghị dựa trên mức độ quan trọng đối với bạn và đối với cơ quan. Nếu không thấy quan trọng và không liên quan đến trách nhiệm của bạn, hãy từ chối nhẹ nhàng. 

Nếu ai đó nhờ bạn làm một phần việc của họ, chẳng có lợi lộc gì khi bạn nói “có”.

“Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” là một cách để nói “không”. 

– TÓM TẮT Để nói “không” 

+ Sắp xếp ưu tiên công việc 

+ Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm

+ Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn 

+ Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ 

+ Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không ?” 

+ Tìm cách nói “không” một cách lịch sự 

Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu ? Thời gian cần thiết là bao lâu ? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết. Có nhiều lý do giải thích như sau :

+ Kéo dài câu chuyện 

+ Kể lể chuyện này chuyện kia 

+ Không chịu dừng đúng lúc 

+ Trả lời mọi cuộc điện thoại 

+ Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký 

– Đối phó :

Hãy tách riêng chuyện phiếm với công việc. Lời chào “Thật tốt khi nói chuyện với bạn, các con bạn thế nào ?” thì vô hại nếu không kéo dài sang chuyện khác. Hãy viết ra giấy trước những gì bạn cần bàn qua điện thoại. Chú tâm vào đó và đừng lạc đề. Có nhiều lãnh đạo không làm sao biết dừng một cuộc điện. 

Có 2 cách thức liên quan tới nhau. 

+ Nếu tự trả lời điện thoại hoặc “tự do mở cửa” cho mọi cuộc điện thoại thì bạn đang mất thời gian của mình. 

+ Nếu có thư ký, hãy dặn dò họ sàng lọc hoặc giới hạn điện thoại. Chỉ nên nhận những cuộc điện thoại thật sự quan trọng. Hãy sắp xếp những mức độ ưu tiên với thư ký. 

+ Nếu không có thư ký, bạn cần nhấc ống nghe ra hoặc chuyển tự động sang máy khác để dễ tập trung làm việc. Sẽ khó mà làm việc nếu để điện thoại kiểm soát ngày làm việc của bạn. 

– TÓM TẮT Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu 

+ Phân biệt chuyện phiếm với công việc 

+ Sắp xếp các ý tưởng cần bàn 

+ Học cách dùng cuộc điện thoại 

+ Lấy ống nghe ra khỏi máy 

“Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Tôi hơi làm biếng. Liệu tôi có làm phiền khi xin một tách cà phê không ?” Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với mỗi chúng ta, chắc chắn là vậy. Nhất là khi bạn đang chú tâm vào một việc quan trọng. Đôi khi chính là lỗi của bạn. Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Dường như họ nói : “Thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi”. Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này. Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn. 

– Đối phó : 

+ Cho nhân viên biết khi nào bạn tiếp khách được. Hãy lập một chính sách “mở cửa” giới hạn. Thí dụ : Mỗi thứ tư từ 14.00 – 17.00. Tuy nhiên, nên đề nghị gặp gỡ chỉ khi thật sự cần thiết kể cả việc riêng tư. Hãy dành cho mình các khối thời gian để làm việc quan trọng hơn. 

+ Cùng soạn với thư ký một mẫu sàng lọc để lựa chọn cho đúng người cần gặp. Không có thư ký thì bạn phải đề nghị hẹn trước để sắp xếp. 

+ Nếu khách đến bất chợt không hẹn thì bạn đứng dậy hoặc ngồi trên bàn làm việc tiếp họ và nói rằng “Hiện tôi khá bận rộn ?”. Hãy giới hạn thời gian và đề nghị họ sớm chấm dứt. Hãy nghiêm túc, nhưng đừng cộc cằn. Nếu được, bạn hãy ở văn phòng người khác để cho bạn chấm dứt câu chuyện và đi ra. Phương pháp trên cũng được dùng được với cấp trên. 

+ Nghiêm khắc với thời gian biểu của bạn nhưng từ tốn với các bạn đồng nghiệp. Đó là điều tốt vì bạn còn làm việc cùng nhau. Nhờ vậy cũng tránh được xáo trộn ngoài ý muốn có khi lại còn chiếm dụng thời gian nhiều hơn. 

– Nếu có ai xông vào văn phòng bạn, hãy nhớ những cách xử sự sau 

+ Không tỏ vẻ bối rối 

+ Lắng nghe cẩn thận 

+ Đừng ngắt lời 

+ Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết

+ Làm tiếp công việc dở dang sau khi gián đoạn.

– Giải quyết gián đoạn : 

+ Giới hạn thời gian tiếp khách 

+ Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được 

+ Đưa ra một phương cách chọn lọc 

+ Đừng làm phật lòng khách không mời 

+ Làm chủ tình hình gián đoạn nhưng hãy từ tốn 

Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức. 

– Đối phó : 

+ Chỉ để ít đồ trên bàn thôi. Dành chỗ cho đồ dùng cần thiết như điện thoại, khay hồ sơ “ĐI”, “ĐẾN”, bút viết. Như vậy, bạn sẽ có chỗ để làm việc. Chỉ nên để việc đang làm trên bàn. Đừng chồng chất giấy tờ hồ sơ, làm choáng chỗ và phân tâm trong công việc. 

+ Hãy để mọi thứ trong tầm tay : hồ sơ, tủ hồ sơ, vi tính, máy tính… mọi thứ bạn hay thường dùng. 

+ Đặt mỗi thứ theo một chỗ nhất định. Sẽ tránh được những lúc bực mình chỉ vì không tìm được những thứ mình cần ngay lúc mình cần nó nhất. 

+ Nên có một cách sắp xếp hồ sơ hợp lý. Có thể dùng nhiều cách : đánh số thứ tự, dùng màu làm dấu, thứ tự a, b, c…Soạn lại thường xuyên để lọc bớt dư thừa. Ngay lúc này, bạn có dọn sạch một nửa tủ hồ sơ của bạn nếu chịu loại bỏ đi những thứ dư thừa.

– Giải quyết văn phòng bừa bộn 

+ Chỉ để thứ cần dùng trên bàn 

+ Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay 

+ Chỉ định chỗ cho từng vật dụng 

+ Hồ sơ sắp xếp hợp lý 

+ Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp 

Kẻ cắp này quá quen thuộc, nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan trọng hoặc phải làm điều không thích hoặc cần quyết định ngay việc chi. Nó ít khi xuất hiện khi chúng ta chỉ có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước mắt. Có thể thấy kẻ cắp này trong những chuyện phiếm, đọc thư lại 2-3 lần, xếp tài liệu hoặc dọn bàn làm việc. Thời gian của bạn bị gặm nhấm dần dần. Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ : “Tôi sẽ làm ngày mai,hôm nay không có thì giờ”. 

– Đối phó : 

+ Nếu phải làm một việc tẻ nhạt, không thích thú, bạn hãy làm chút ít thôi. Hãy chia nhỏ nó ra và làm từng chút một. Dù chỉ có 10 phút, cứ làm cho xong. 

+ Đừng đặt ưu tiên thấp lên trên ưu tiên cao. Thường chúng ta thích làm việc dễ trước. Dù sao nó làm cho bạn có vẻ như bận rộn để từ chối những việc cần thiết hơn. 

+ Tự dạy cho mình “Cần làm ngay”. Khi không muốn, hãy nhắc nhở chính mình. Làm ngay và quên đi. Cố gắng có thái độ “Cần làm ngay” thay vào thói quen dời việc.

+ Ghi nhớ và lập lại những mục đích đề ra để tránh sự dời việc. Chú tâm vào mục đích để thấy các mức độ quan trọng của từng việc. 

+ Hãy chuẩn bị thì giờ bắt đầu công việc, đừng chờ đến cuối mới lo. Hãy ghi nhớ giờ “bắt đầu” cùng với giờ “kết thúc”. 

– Giải quyết thói quen dời việc 

+ Làm từng chút một 

+ Làm việc quan trọng trước 

+ LÀM NGAY ĐI 

+ Tự nhắc nhở mục đích đề ra 

+ Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc” 

Ai cũng thích một việc làm hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn thiện công tác nên mất thời gian vô ích. Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi sự giao việc ủy quyền vì sẽ nghĩ rằng không có việc làm tốt nếu không giám sát chặt chẽ. Bạn cũng không biết nhờ giúp đỡ vì sợ phạm sai lầm. Có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn. 

Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không ? Có nhà lãnh đạo kia tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ : lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy. 

– Đối phó

+ Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng việc. 

+ Đừng phí thời gian làm quá tốt những việc thứ yếu. 

+ Bạn hãy tự hỏi : “Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng đạt được không ?” 

Để ý chi tiết cũng tốt nhưng sẽ không tốt nếu điều đó làm cho chúng ta không nhìn toàn cảnh : bạn làm gì trong công việc này. Hãy ghi nhớ đến các ưu tiên. Tốc độ cũng hiệu lực như sự chuẩn xác. Hãy sắp xếp ưu tiên cho công việc. 

– Giải quyết sự cầu toàn 

+ Sắp xếp ưu tiên cho từng việc 

+ Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu 

+ Ghi nhớ “toàn cảnh” 

+ Không để phân tâm vì những việc lặt vặt 

+ Hãy tin cậy giao việc cho người khác 

Trong thời đại vi tính ngày nay, chúng ta vẫn gặp vấn đề với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin…không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày ? 

Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất ? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc dùng đến ? 

Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng sản sinh ra chúng nữa. Có một vị hiệu trưởng kia thích liên hệ với đồng sự và các trưởng khoa bằng tờ ghi chú có khi 2 tờ mỗi ngày. Vậy mà phòng hiệu phó chỉ ngay sát bên ! 

Có nhiều lý do khiến chúng ta hay viết như sau : 

+ Tự bảo vệ nếu có điều bất trắc 

+ Để cho người ta chú ý 

+ Để giám đốc chú ý 

+ Để cho biết mình hiện hữu

+ Để cho vui 

Bạn có thích một trong các lý do kể trên không ? Nếu có thì bạn đã gây ra hàng đống giấy tờ vô ích mà không có lý do chính đáng. Quá nhiều giấy tờ có 2 ý nghĩa : mình nhận quá nhiều và cũng sản sinh ra thừa thải. 

– Đối phó : 

+ Khi nhận hồ sơ, thư từ hãy dành thời gian xử lý trong ngày. 

+ Nhớ để giỏ rác gần bạn. 

+ Lướt qua những gì đã nhận và thực hiện ngay một trong các động tác sau đây : 

1. Vứt bỏ 

2. Chuyển giao 

3. Làm theo 

4. Lưu : 

a) dài hạn 

b) chờ Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. 

Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn chắc phải đầy ắp. Hãy cố gắng xử lý một lần đủ cả. Sau khi xử lý xong thứ nào thì vứt bỏ đi. Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc tạm thời. Nhớ xác định thời hạn lưu giữ. Ghi chú hạn định trên hồ sơ đó để đến lúc cần loại bỏ thì có thể làm ngay.

Hồ sơ lưu phải dễ lấy và ghi chép đầy đủ. Xem lại mỗi chu kỳ 6 tháng để loại bớt những hồ sơ không cần thiết nữa. Bạn đừng sản sinh ra số lượng giấy tờ quá mức cần thiết. Truyền miệng tiết kiệm thời gian và có lợi khi làm công việc thứ yếu. Nếu phải viết, hãy viết đơn giản. Dùng mẫu có sẵn và vào đề ngay. Để sắp xếp lại giấy tờ, hãy phân loại theo đề tài đã có trước

– Giải quyết ĐỐNG GIẤY TỜ 

+ Dành thời gian mỗi ngày để xử lý 

+ Sắp xếp ưu tiên và phân loại 

+ Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết 

+ Dùng điện thoại khi tiện lợi 

+ Chỉ xử lý một lần đủ cả 

+ Thông tin bằng truyền miệng 

+ Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn 

Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp nội bộ còn kém. Nếu nhân viên không hiểu rõ công việc, họ sẽ liên tục làm phiền bạn để làm rõ hoặc tệ hơn, họ chẳng chịu làm công việc cần làm. Nhiều khi chúng ta giao tiếp với nhân viên bằng những cách không thích hợp. Nếu viết ghi chú cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ khi việc cần hồ sơ lưu lại. Trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội bộ xuyên suốt để khỏi phải lặp đi lặp lại mãi chỉ một chỉ thị.

– Đối phó : 

+ Hãy nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện thích hợp nhất: : họp, điện thoại, bảng biểu, ghi chú… Nhớ đưa thông tin sao cho thích nghi với từng cá nhân chịu trách nhiệm. Coi chừng thông tin dư thừa. Nếu muốn ai làm việc gì cụ thể, chỉ cần đưa yêu cầu cần thiết cho họ mà thôi. 

+ Hãy đảm bảo mọi thông tin đều được hiểu rõ ràng. Bạn phải biết truyền đạt qua hệ thống thông tin nội bộ nhanh gọn dễ dàng để người nhận có được thông tin rõ ràng nhất. Chỉ nên viết hoặc gặp mặt khi trao đổi các nhóm.Ngôn ngữ phải dễ hiểu và được mọi tiếp nhận dễ dàng. 

– Giải quyết Giao tiếp kém 

+ Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp 

+ Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp 

+ Đừng thông tin dư thừa 

+ Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội bộ 

+ Dùng ngôn ngữ đơn giản 

Không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích. Cần phải biết mình muốn gì và thời điểm thực hiện các công việc. Sau đây là hai mẫu kế hoạch thời gian. Kế hoạch của cả năm và kế hoạch ngày / tuần. 

+ Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần ghi chép nhiều thứ trên đó. 

+ Hãy dùng các loại màu để đánh dấu. Màu xanh lục để cho ngày phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để nhắc nhở về các báo cáo quan trọng đến hạn, các báo cáo thường niên, hai năm, quảng cáo. Đánh dấu khung các buổi họp thường lệ và chuyến đi công tác định sẵn. Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều biết và lịch làm việc của bạn cũng vậy để họ xin hẹn gặp. 

Như vậy, có hai điều ích lợi. Mọi người biết bạn đang làm gì và lúc nào bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập nhật thường xuyên. 

Nếu bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho mỗi tháng một lần. Kế hoạch ngày / tuần : Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Trước đó bạn nhớ đem một số chi tiết sang từ bảng kế hoạch năm. Bởi vậy, có thể lịch làm việc trong tuần đã khá đầy đủ rồi. 

Sơ đồ Kế hoạch tuần / ngày : 

Ngày : Tuần : Tên : 

Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu 

9.00 9.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 ĂNTRƯA 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00 

Giờ phụ trội Thứ bảy Chủ nhật 

Công việc Thư từ Hẹn 

Điều khác 

Việc cần làm trong tuần : 1ngày :. Xong Báo cáo : 2. Xong ngày : Báo cáo : 3. Xong ngày : Báo cáo : 

Ghi chú : (đem qua tuần sau) 

Bây giờ hãy liệt kê thêm những việc phải làm trong tuần. Thí dụ : 

+ Họp với Tuyết 

+ Xem xét yêu cầu thêm nhân viên 

+ Kiểm tra khu vực mỗi ngày

+ Gặp Lan hỏi về thương lượng dự án quốc tế 

+ Kiểm tra máy móc thiết bị lần 2 

+ Gặp Doanh bàn chuyện ánh sáng văn phòng 

+ Đề ra kế hoạch cung cấp năm tới 

+ Kiểm tra hoá đơn cho việc thanh tra hàng năm 

+ Mời Hương dự tiệc chia tay 

+ Trả lời thư Dũng và Vân 

+ Chuẩn bị họp với Giám đốc 

+ Mời trưởng phòng đi họp ngày 12 

+ Xem xét bồi dưỡng đào tạo nhân viên 

+ Sinh nhật Thanh 16.00 

+ Thứ năm. 

Lịch đã có, bây giờ sắp xếp ưu tiên các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc một để sắp xếp ưu tiên theo mẫu ở phần (3). Lập trật tự ưu tiên. Công việc quan trọng, khẩn trương thế nào ? Có thể đánh số thứ tự hoặc phân loại 3 nhóm : thật quan trọng, quan trọng, không quan trọng. (thật khẩn trương, khẩn trương, không khẩn trương). 

Bây giờ hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày / Tuần. Nhớ tính thời gian rộng rãi để không bị hụt hẩng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho 30 phút để khi làm xong sớm hơn, bạn coi như được thưởng. 

Đừng ghi chép lung tung. Bạn đang sắp xếp ưu tiên cho công việc chứ không chỉ ghi ra việc cần làm. Hãy, suy nghĩ kỹ. Những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư”. Ghi thư từ và điện thoại vào chỗ thích hợp như khoảng thời gian linh động được giữa hai phần công việc. 

Nếu quan trọng thì đặt vào thời gian đặc biệt. Cũng vậy, hãy ghi các cuộc hẹn và việc bình thường khác vào chỗ thích hợp dưới bảng biểu. Sau đó đặt thời hạn tùy theo mức độ quan trọng và khẩn trương. Cuộc hẹn với nhân viên có thể xếp vào khoảng thời gian thích hợp dành cho cuộc gặp đồng nghiệp. Hãy thông báo các khoảng thời gian này và từ chối gặp gỡ vào các khoảng thời gian khác 

Nếu nhân viên không cần thì có thể dùng các khoảng thời gian này dể làm những việc bình thường như sắp xếp hồ sơ không lo gián đoạn coi như được lợi.

Có thể dùng bảng này để sắp xếp đời sống riêng tư hàng ngày. Công việc không phải là tất cả. Phải có sự công bằng giữa công việc và đời sống riêng tư, gia đình, sức khỏe. 

Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường nhưng không cần quá nhiều. Những khó khăn có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác qua mọi sự để giải quyết Đây cũng là một phần trọng công việc. Bạn cần phải linh động. Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc quá căng thẳng nếu có điều bất thường ngăn trở kế hoạch của bạn. Nhờ đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, bạn đã giảm đi nhiều căng thẳng. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để điều chỉnh những kế hoạch trong ngày. Luôn tự nhắc nhở về những ưu tiên và mục tiêu đề ra. 

Nhớ lên kế hoạch và soạn thảo thời gian biểu, (gắn liền với mục tiêu và trách nhiệm của bạn), bạn đã khẳng định mức độ quan trọng của thời gian đối với bạn. 

Luôn luôn nhắm mục tiêu đề ra, những điều cần thiết nhất trong suốt quá trình lập kế hoạch. Nhờ đó, bạn có động lực để sử dụng thời gian hiệu quả. Khi lên kế hoạch thời gian, bạn sẽ có thể phân tích, nghiên cứu bảng kế hoạch Năm và Tuần / Ngày một cách đều đặn. Nhờ vậy, mới thắng hơn những “Kẻ cắp thời gian”. Cuối ngày, hãy vào những việc thêm vào đột xuất. Giữ bảng kế hoạch từng tháng hoặc 6 tuần và nghiên cứu nội dung như một thời gian biểu. Nếu bạn thấy lãng phí nhiều thời gian cho điện thoại thìbạn phải giải quyết ngay một cách nghiêm chỉnh.

10 bí quyết quản lý thời gian : 

+ Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại. 

+ Kiên trì và nhẫn nại lần lượt tiến hành công việc từ đầu đến cuối. 

+ Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả ® chỉ đọc và giải quyết 1 lần. 

+ Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa. 

+ Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng. Gom những vặt’vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng. ® 

+ Giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc. 

+ Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng. 

+ Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích ® đừng sợ. 

+ Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận. 

+ Luôn tự hỏi : Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?