Cẩm nang kỹ năng đàm phán: Mở đầu và kết thúc

Nếu xuất phát từ góc độ có lợi cho việc đạt được thỏa thuận, nên tạo được một bầu không khí tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác.

Cố gắng xây dựng một mối quan hệ tốt với phía bên kia ngay từ giây phút gặp mặt, dù bạn đã biết hoặc không biết họ trước đó. Một vài câu chuyện “xã giao” ban đầu sẽ là những cầu nối làm quen có hiệu quả trong hoàn cảnh này

Sự tiến triển của cuộc đàm phán bị ảnh hưởng lớn vào những đề nghị ban đầu của 2 bên vì một số lí do sau:

– Nó truyền đạt thông tin về thái độ, nguyện vọng, sự quan tâm và nhận thức của bên kia và những vấn đề bất đồng.

– Nó có khả năng tiếp tục tạo bầu không khí trong đàm phán.

– Nó có thể được sử dụng để các bên thăm dò tình hình của phía bên kia trước khi đưa ra quyết định của mình.

– Nó có thể được các bên sử dụng để thiết lập vùng đàm phán.

+ Lựa chọn vấn đề “dễ trước, khó sau”.

+ Khuyến khích bên kia đưa ra đề nghị trước.

+ Không bao giờ chấp nhận một đề nghị đầu tiên mà phải luôn yêu cầu những đề nghị tốt hơn.

+ Không đưa ra đề nghị đầu tiên tốt nhất và kiên trì bảo vệ.

– Cần phải tính toán để đưa ra đề nghị hợp lý nằm trong phạm vi có thể thỏa thuận.

– Lợi ích thực sự từ một đề nghị quá cao ban đầu phải được cân nhắc với những mất mát thể diện do phải nhượng bộ lớn để tránh thất bại lớn trong đàm phán.

– Tạo ra cạnh tranh: Cần cho bên kia biết rằng chúng ta không phải chỉ có một cơ hội này, họ không phải là đối tác duy nhất.

Đối với những cuộc đàm phán chính thức cho những vấn đề lớn, việc lập ra chương trình làm việc nên được bằng văn bản, cung cấp cho bên kia để có thời gian chuẩn bị. Tuy nhiên chương trình làm việc vẫn có thể đàm phán thay đổi lại.

– Thu thập thông tin nhất định.

– Đưa ra thông tin.

– Làm cho phí bên kia chuyển hướng.

– Hướng suy nghĩ của phía bên kia đi đến một kết luận.

– Thu hút sự chú ý.

Loại câu hỏi:

– Câu hỏi mở để đạt được thông tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên quan.

– Câu hỏi thăm dò để gợi thêm ra những thông tin.

– Câu hỏi đóng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn giản là có và không.

– Câu hỏi giả thiết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất định.

– Không đặt nhiều những câu hỏi đóng trừ khi không cần thiết.

– Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ không nên yêu cầu trả lời bằng giải pháp.

– Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính va thái độ bình tĩnh. Nhưng công kích lớn tiếng hoặc áp đặt không mang lại những đáp ứng tích cực.

– Nếu định lấy thông tin khó moi hỏi, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để tự động hóa câu trả lời của bên kia, sau đó mới đặt câu hỏi chính.

Sự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa:

– Buộc bên kia tiếp tục phát biểu.

– Báo hiệu rằng mình đã nói đủ.

– Thể hiện những bất bình hoặc không chấp nhận những quan điểm của bên kia.

– Thể hiện một sự thất vọng.

– Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nói còn có tác dụng thu hút sự chú ý của bên kia.

– Im lặng còn thể hiện sự miễn cưỡng.

Lắng nghe trong đàm phán để:

– Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn.

– Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia.

– Phát hiện những điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu cầu của bên kia…) để đoán được sự trung thực trong lời nói của phái bên kia.

– Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa.

Muốn lắng nghe có hiệu quả cần:

– Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng.

– Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe.

– Bộc lộ thái độ chia sẻ.

– Sử dụng những câu từ, bôi trơn.

– Hãy lắng nghe cả cách nói.

– Không cắt ngang.

– Không phát biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khó khăn trong diễn đạt.

– Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nói để kiểm tra lại tính chính xác hoặc để cô đọng lại.

– Không vội phán quyết.

– Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ.

– Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo.

– Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản.

Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì có thể bị nhầm lẫn. Do đó phải dùng cả kinh nghiệm, linh cảm và những thông tin thu thập được về bên kia để có cách hành động. Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo chỉ dùng để tham khảo.

Nếu bên kia có thái độ kiêu ngạo thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong không khí đối địch, nếu có thái độ thân thiện, thẳng thắn thì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên cũng không nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay từ ban đầu vì thái độ của họ sẽ biến đổi theo tình hình của cuộc đàm phán.

• Nghe chăm chú, thể hiện:

– Mở mắt to và lanh lợi.

– Khuynh hướng hơi đổ về phía trước.

– Bàn tay mở và cánh tay duỗi.

• Thủ thế, thể hiện.

– Mở mắt và lanh lợi.

– Tư thế thẳng đứng.

– Cánh tay và chân hơi chéo nhau.

– Nắm chặt tay.

• Thất vọng, thể hiện.

– Bàn tay nắm hơi chặt.

– Xoa gáy.

– Nhìn ra lối ra hoặc bên ngoài.

• Chán ngán, thể hiện.

– Khuynh hướng ngả về sau.

– Nhìn đồng hồ.

– Vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ ngón tay.

• Tin tưởng, thể hiện.

– Cử chỉ thư giãn và cởi mở.

– Ngồi thẳng.

• Dối trá, thể hiện.

– Ít tiếp xúc bằng mắt.

– Đột ngột thay đổi độ cao của giọng nói.

– Che miệng trong khi nói.

Khi phân tích nên nhìn vào:

– Những nhầm lẫn hoặc bỏ sót thực tế.

– Thiếu logic.

– Sử dụng thống kê có chọn lọc.

– Những công việc ẩn dấu.

– Xuyên tạc những điều ưu tiên.

• Không trả lời nếu:

– Chưa hiểu câu hỏi.

– Phát hiện những câu hỏi không đáng trả lời.

• Kéo dài thời gian suy nghĩ: không nên trả lời ngay khi bên kia đặt câu hỏi. Nêu lý do

chưa trả lời.

• Có thể trả lời bằng cách.

– Trả lời một phần.

– Chấp nhận sự cắt ngang câu trả lời.

– Cử chỉ thể hiện không có gì để nói.

– Trả lời mập mờ, không khẳng định mà cũng phủ định.

– Hỏi một đằng trả lời một nẻo.

– Buộc phía bên kia tự tìm câu trả lời.