Những bí quyết giúp tạo nên phong cách phục vụ khách hàng

Cho dù bạn có đưa ra bất cứ kiểu dịch vụ khách hàng nào – lớn hay nhỏ, đắt hay rẻ, quy mô hay không quy mô – hãy thực hiện nó với một phong cách nhất định. Khách hàng sẽ hài lòng và chú ý đến dịch vụ khách hàng của bạn nhiều hơn thông qua phong cách mà bạn thực hiện.

Phong cách có nghĩa rằng bạn thực hiện các công việc bán hàng theo một cách đặc biệt nào đó của riêng bạn — sự tin cậy, uy tín và thứ hạng. Dưới đây là 7 yếu tố mà bạn nên đặt vào phong cách của mình:

Duy trì dịch vụ khách hàng với nụ cười trên khuôn mặt dường như là cái gì đó hơi rập khuôn. Tuy nhiên nếu bạn muốn khách hàng yêu thích dịch vụ của bạn, hãy thực hiện nó với một nụ cười chân thật. Từ “sincere” (chân thật) bắt nguồn từ tiếng Latinh “sine cire” có nghĩa là không bôi sáp, thể hiện sự không giả tạo. Một nụ cười chân thật sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ được chào đón, an tâm hơn và để lại trong lòng khách hàng một cảm giác nồng ấm.

Nhà quản trị nổi tiếng Tom Peters đã từng nói rằng việc đưa ra những dịch vụ tuyệt vời cũng giống như khi bạn trình diễn trên sân khấu vậy. Và cứ một ngày mới là một cơ hội vàng để bạn thử nghiệm một cái gì đó mới mẻ. Hãy nghĩ về bạn như một kịch sỹ, một nhà ảo thuật, một nhà đạo diễn sân khấu, nhà sáng tạo nên những tình cảm tốt đẹp, một người bạo dạn, và một người đem lại hạnh phúc. Giờ đây ai là người muốn bỏ lỡ buổi trình diễn kể trên?

Giáo sư Ray Pahl tại đại học đã nói rằng rất nhiều nhân viên xem việc phục vụ người khác như một công việc quỵ luỵ, hạng hai với danh tiếng thấp kém và phần thưởng ít ỏi. Theo họ thì việc làm này không khác nhiều lắm so với “thân phận nô bộc”. Nếu đó là cách mà đội ngũ nhân viên của bạn nhìn nhận về công việc phục vụ khách hàng, bạn cần phải nhanh chóng đào tạo lại các nhân viên làm sao để dịch vụ khách hàng trở thành một nghề nghiệp cao quý mà các nhân viên có thể tự hào về nó.

Một trong những lý do giải thích tại sao nhiều nhân viên không “chăm sóc khách hàng” trong công ty đó là vì công ty không cho họ thấy phải làm như thế nào. Họ mua những sản phẩm vật liệu hạng hai, để những khiếm khuyết thiếu sót xảy ra và tuỳ tiện trong việc trả lời điện thoại. Hãy đặt một vài nguyên tắc trở lại vào dịch vụ của bạn bằng việc hướng đến mục tiêu trở thành “số 1” trong tất cả mọi thứ mà khách hàng có thể nhận được.

Những nhìn nhận, quan điểm cũ về đội ngũ nhân viên có thể đại diện cho cách mà bạn biểu lộ trong phong cách dịch vụ khách hàng. Nếu bạn tin rằng đội ngũ nhân viên tiền tuyền của bạn không thể tự mình ra quyết định, mối quan tâm duy nhất của họ là công việc của bản thân, và họ cần một ai đó nói với họ rằng phải làm những gì, có lẽ đến lúc bạn cần phải suy nghĩ lại về những quan điểm của mình.

Khi bạn tập trung vào những nhu cầu của khách hàng hơn là những lợi ích của bản thân, bạn sẽ trở thành một đối tác, một đồng minh, một người bạn của khách hàng. Ví dụ, hãng hàng không South West Airlines của Mỹ đã mời khách hàng tham gia vào ban tuyển dụng khi hãng tuyển nhân viên mới. Hay tại Anh, đội ngũ nhân viên của tập đoàn bán lẻ mỹ phẩm Body Shop dành ra hẳn nửa ngày lương cùng hàng tháng trời tham gia thực hiện những dự án cộng đồng tại các khu vực nơi khách hàng của tập đoàn sinh sống. Đó là cách để trở nên gần gũi hơn với các khách hàng.

Dịch vụ khách hàng không diễn ra trong một sớm một chiều được. Bạn phải nỗ lực để có được những thành công và đội ngũ nhân viên của bạn cũng phải như vậy. Điều có thể đồng nghĩa với việc thay đổi một vài thói quen xấu chẳng hạn như “hạng nhì cũng được”. Hoặc xem xét lại quan điểm của bạn rằng đội ngũ nhân viên không thể đưa ra được những quyết định đúng đắn cho khách hàng (Họ có thể!). Nhiều trường hợp, bạn chỉ cần những hành động nhẹ nhàng nhưng cũng có thể đạt được kết quả như mong muốn.

Bạn hãy xây dựng cho mình 7 thói quen trên và bạn sẽ nhanh chóng khám phá ra rằng bạn không chỉ mang lại một cảm giác kỳ diệu cho khách hàng, mà bạn còn bổ sung thêm một điều gì đó đặc biệt cho bản thân bạn.