Cẩm nang Quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu dặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí và các nguồn tài nguyên.

Kế hoạch của dự án có thể chỉ là đơn giản, ví dụ như một tập hợp nhỏ các công việc cùng thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng có thể phức tạp gồm hàng nghìn các công việc và tài nguyên với chi phí hàng tỷ USD.

Hầu hết các dự án đều có những điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi với nhóm và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc.

• Lập kế hoạch dự án.
• Theo dõi các thay đổi và quán lý dự án.
• Kết thúc dự án.
• Các bước này càng được thực hiện tốt bao nhiêu, khả năng thành công của dự án càng nhiều bấy nhiêu.

Thời gian, tiền bạc và mục đích là chiếc kiềng ba chân dưa dự án đến thành công, mỗi một thành phần đều có ảnh hưởng đến hai phần còn lại. Ba thành phần này là rất quan trọng và trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ giữa ba thành phần này là khác nhau đối với mỗi dự án và nó quy định tới những vấn đề và cách thức thục hiện dự án.

Cũng giống như bất cứ một nhà quản lý nào, quản lý dự án đòi hỏi một trình độ chuyên môn cao, việc sử dụng thành thạo các biểu đồ xây dựng dự án GANTT hay PERT, Microsoft Project, trình diễn Power Point… trong quá trình thuyết trình dự án là những kiến thức nền không thể thiếu đối với một nhà quản lý dự án. Ngoài ra nhà quản lý dự án cần phải có các kỹ năng như lanh đạo, giao tiếp và đàm phán tốt, xây dựng được các mối quan hệ tốt với chính quyền cũng như đối tác, giới báo chí, truyền thông, khả năng nắm bắt và phân tích tốt, biết sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý, luôn tỉnh táo trong tất cả các tình huống…

Tuy nhiên dù bạn có là nhà quản lý tài ba đến đâu, bạn cũng không thể một mình tự gánh vác công việc, người quản lý dự án giỏi là người có khả năng tập hợp những người giỏi về làm trong ban quản lý dự án của mình. 

Những dự án lớn đòi hỏi rất nhiều đến quỹ đầu tư cũng như nhân lực. Do đó, việc lập một dự án với chi phí chi tiết và huy động vốn là điều rất quan trọng đối với một nhà quản trị. Không phải ai cũng có đủ tài và lý lẽ để thuyết phục hoặc xin tài trợ cho dự án. Không chỉ vấn đề vốn, kỹ năng làm việc theo nhóm cũng là điều kiện thiết yếu trong mỗi dự án. Nhà quản trị phải luôn luôn theo sát và quản lý những team work của mình, luôn động viên và khích lệ họ để công việc đạt hiệu quả cao nhất có thể. “Yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát thành công của dự án là đánh giá tiến độ dự án thường xuyên và kịp thời, so sánh thực tế triển khai dự án với kế hoạch đã định. Khi cần thiết phải có sự điều chỉnh ngay lập tức”. Đây là lời khuyên của chuyên gia dự án – ông Nguyễn Mạnh Hùng, Phó Giám đốc Trung tâm Đề án và Phát triển Công nghệ FPT. 

Có một điều tưởng chừng rất đơn giản nhưng không ít nhà quản trị không chịu chú ý, dẫn đến dự án bị đổ bể hoặc không hoàn thành được theo như tiêu chí ban đầu đã đề ra, gây mất uy tín với đối tác, đó là “Làm vừa sức của mình, không nên đề cao quá mục tiêu” đó là lời khuyên của ông Nguyễn Mạnh Hùng. Và làm việc gì cũng phải lập kế hoạch, tính chi phí rủi ro trong từng trường hợp cụ thể”. Steve Gandy – Phó Chủ tịch Tập đoàn Metso Corporation với kinh nghiệm trên 40 năm trong nghề quản lý dự án đã đưa ra lời khuyên này. Để tính toán được chi phí rủi ro, ngay từ đầu bạn phải thực hiện tốt khâu chuẩn bị. Các dự án luôn có những đặc thù riêng nhưng dự án có tính bất biến, người làm dự án không được phép thay đổi mục tiêu của dự án vì bất cứ lý do nào. Nếu hạn thay đổi mục tiêu ban đầu của dự án, thì dự án đó coi như thất bại và bạn phải chuyển sang dự án mới.

Khi làm dự án bạn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn: vấn đề tiến độ, quan hệ ngoại giao, rủi ro kỹ thuật, giới hạn vốn, nguồn lực, mức độ tích cực của nhân viên, áp lực thị trường, thái độ người tiêu dùng đối với mục tiêu của dự án… và người làm dự án cần phải biết cân bằng cuộc sống – công việc, nếu không sẽ rất dễ bị rơi vào trạng thái stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả dự án.

Ngoài những đòi hỏi khắt khe về trình độ chuyên môn như đã kể trên, người làm quản lý dự án tất nhiên phải là một người có sức khỏe tốt, nếu không có sức khỏe bạn sẽ không thể chịu được áp lực công việc và tham gia vào những chuyến công tác, khảo sát thị trường, dự án…

Trong cuộc sống chúng ta có rất nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau. Hãy bắt đầu vai trò nhà quản lý ngay từ những dụ án nhỏ, những kế hoạch nhỏ và phải luôn khắc cốt ghi tâm, dự án nào cũng có rủi ro, để hoàn thành tốt bạn phải luôn có dự án chống rủi ro trong từng dự án.