Thanh toán, vấn đề sống còn

Nhiều doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng vẫn bị phá sản, chỉ vì mất khả năng thanh toán. Quản lý hiệu quả vốn lưu động sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp không gặp bế tắc về tài chính dù trong bất kỳ tình huống nào.

Mới năm ngoái, không ai nghĩ rằng, khu nghỉ dưỡng dành cho tỉ phú thích trượt tuyết và chơi golf Yellowstone Club Resort ở Big Sky, bang Montana (Mỹ) bị phá sản. Bởi lẽ, đây là đơn vị rất ăn nên làm ra. Chỉ riêng tiền hội phí thu được từ hơn 150.000 hội viên đã mang về cho Yellowstone một khoản thu lớn. Theo ông Tim Blixseth, chủ khu nghỉ dưỡng, Yellowstone bị phá sản vì mất khả năng thanh toán.

So với sự kiện 23 ngân hàng lớn và hàng ngàn doanh nghiệp của Mỹ phá sản, vụ Yellowstone không có gì đáng ầm ĩ. Tuy nhiên, từ câu chuyện này, giới phân tích mới phát hiện ra, doanh nghiệp thường chạy theo lợi nhuận mà quên mất phải duy trì khả năng thanh toán.

Nợ của YellowStone phát sinh từ việc YellowStone muốn mở rộng quy mô hoạt động. Họ đã không ngại rót hết vốn, thậm chí vay thêm để bành trướng ra Scotland, Mexico và khu vực Caribê. Kết quả là tính đến tháng 11.2008, Yellowstone nợ ngân hàng tổng cộng 343 triệu USD, phần lớn trong số đó là nợ khó đòi.

Khủng hoảng tài chính toàn cầu đang đẩy hàng loạt doanh nghiệp đến chỗ phá sản. Nhưng phải thừa nhận không ít trong số đó bị phá sản chỉ vì quản lý dòng tiền không hiệu quả, dẫn đến mất khả năng chi trả. Đó cũng là nguyên nhân chính khiến gần 70.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam phải tạm ngừng hoạt động trong đợt thắt chặt tiền tệ vừa qua.

Theo ông Nguyễn Tấn Bình, Giám đốc Trung tâm Bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán, Đại học Mở TP.HCM, doanh nghiệp mất khả năng thanh toán vì chưa hiểu đúng về vốn lưu động. Vốn lưu động là lượng tiền cần thiết để tài trợ cho các hoạt động chuyển hóa nguyên liệu thô thành sản phẩm bán ra thị trường. Vì thế, khi quản lý vốn lưu động, doanh nghiệp phải đặc biệt lưu tâm đến các thành tố quan trọng như hàng tồn kho, khoản phải thu, khoản phải trả.

Cần nhận thức rằng, hàng tồn kho là một tất yếu khách quan, không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào cũng cần duy trì một lượng tồn kho nhất định để đảm bảo đủ hàng bán ra, đủ nguyên liệu sản xuất. Nhưng tồn kho đồng nghĩa với –chôn vốn– hoạt động. Vì thế, quản lý hàng tồn kho rất quan trọng trong việc kiểm soát dòng vốn.

Thông thường, doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho dựa trên những đánh giá và dự báo về nhu cầu, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, nhưng trục trặc nảy sinh trong quá trình sản xuất . . . Ngoài ra, trước khi quyết định tăng giảm hàng tồn kho, doanh nghiệp cũng phải cân nhắc chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho.

Chẳng hạn, một cửa hàng vật liệu xây dựng được đề nghị một mức chiết khấu lớn từ nhà cung cấp gạch men nếu đặt hàng nhiều. Nhưng khi so sánh giữa mức giảm được từ chi phí mua hàng với mức tăng thêm do phải đầu tư kho bãi, bảo quản, chưa kể chi phí cơ hội của việc dồn vốn vào hàng tồn kho, chủ cửa hàng có thể phải cân nhắc lại.

Nhưng quản lý hàng tồn kho không chỉ kiểm soát sự ra vào hay tăng giảm hàng tồn kho mà còn làm sao để hàng hóa được luân chuyển hiệu quả nhất, biết được mặt hàng nào đang thừa, mặt hàng nào đang thiếu. Một hệ thống nối mạng sẽ có thể gặp doanh nghiệp nắm bắt chính xác và kịp thời tình hình từng mặt hàng ở từng thời điểm để nhanh chóng ra quyết định.

Để giảm bớt căng thẳng do phải đầu tư và quản lý hàng tồn kho, một số doanh nghiệp chọn giải pháp thương lượng với nhà cung cấp để đảm bảo có hàng khi cần mà không phải lưu kho. Một số khác thì chọn giải pháp chỉ sản xuất khi có đơn đặt hàng.

Hầu như doanh nghiệp nào cũng muốn –tiền tươi thóc thật– khi giao dịch với đối tác. Nhưng để thu hút khách hàng và đại lý doanh nghiệp thường phải chấp nhận bán chịu trong một khoản thời gian nào đó. Thường, khoản phải thu chiếm 15-30% tổng tài sản công ty. Nếu khách hàng không thanh toán hoặc thanh toán chậm hơn giao kèo, vốn lưu động của doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro. Vì thế, doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý khoản phải thu để đảm bảo tiền được thanh toán đủ và đúng hạn.

Muốn thế, doanh nghiệp nên cân nhắc và có chính sách trong việc bán chịu như đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu rõ ràng. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ phải tính toán xem nên bán chịu ở mức bao nhiêu, khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt để vừa có thể giữ được khách hàng vừa hạn chế rủi ro trong việc không thu hồi được nợ.

Về vấn đề này, khó khăn của doanh nghiệp nằm ở khâu thu hồi vốn đúng hạn. Để tạo động lực cho khách hàng trả sớm, các doanh nghiệp thường áp dụng tỉ lệ chiết khấu cao hơn cho khách hàng thanh toán sớm. Tuy nhiên, khách hàng cũng thường có xu hướng so sánh giũa lợi ích chiết khấu với việc có thể tận dụng vốn tối đa trong thời gian trả chậm. Vì thế, chính sách chiết khấu phải thật hấp dẫn mới thu hút được khách hàng.

Một chu kỳ từ sản xuất cho đến bán hàng thường qua nhiều khâu. Đầu tiên là doanh nghiệp mua hàng nhập kho để sản xuất. Nếu mua chịu, doanh nghiệp sẽ phát sinh một khoản phải trả. Sau đó, doanh nghiệp còn phải trả các chi phí hoạt động khác như tiền lương, điện, nước, thuế, bảo hiềm… Vì thế, nếu khoản phải thu không kịp để bù đắp cho khoản phải chi, doanh nghiệp có thể rơi vào thâm hụt.

Quản lý khoản phải trả là tính toán sao cho có thể tận dụng mọi nguồn lực sẵn có để sinh lợi cho công ty, nhưng không làm mất uy tín công ty. Chẳng hạn, công ty có thể cân nhắc giữa mức chiết khấu 20% nếu thanh toán sớm tiền hàng với khả năng thu lợi từ tận dụng cơ hội sử dụng vốn là 18%. Hay doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý khoản phải trả thông qua việc theo dõi, tính toán các khoản mua, thời hạn phải thanh toán, nguồn tài chính cho việc thanh toán. . . Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể quản lý khoản phải trả bằng cách giám sát số dư khoản phải trả.

Tóm lại, sẽ không thừa nếu doanh nghiệp chú ý đến quản lý vốn lưu động. Việc tính toán và dự liệu được nguồn tiền vào ra hợp lý sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp không phải gặp trục trặc hoặc bế tắc về tài chính, dù trong bất kỳ tình huống nào.