Những công việc của kế toán trong doanh nghiệp xây lắp

1. Kế toán xây lắp là gì? Đặc thù của kế toán xây lắp là gì?

1.1. Kế toán xây lắp là gì?

Kế toán xây lắp là công việc quản lý, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ tài chính liên quan đến các dự án xây dựng. Điều này bao gồm việc hạch toán chi phí vật liệu, nhân công, máy móc, thiết bị, cũng như việc tính toán thuế và lập các báo cáo tài chính cho công ty xây dựng.

1.2. Đặc thù của kế toán xây lắp

Kế toán xây lắp có những đặc thù riêng biệt so với các ngành nghề khác, bao gồm:

• Tính chất công việc thay đổi theo từng dự án: Các công trình xây dựng có thời gian, địa điểm, và quy mô khác nhau, ảnh hưởng đến cách thức ghi nhận chi phí và doanh thu. Mỗi dự án xây dựng đều có các yếu tố riêng biệt cần phải cân nhắc trong quá trình lập kế hoạch tài chính và hạch toán.
• Thanh toán theo tiến độ công trình: Hợp đồng xây dựng thường được chia thành nhiều giai đoạn thanh toán theo tiến độ công trình, đòi hỏi kế toán viên phải theo dõi và hạch toán chính xác. Các khoản thanh toán thường không đồng đều mà phụ thuộc vào tiến độ hoàn thành của công trình, gây khó khăn cho việc dự báo dòng tiền và lập kế hoạch tài chính.
• Chịu ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài: Công việc kế toán trong ngành xây dựng phải đối mặt với nhiều yếu tố bên ngoài có thể làm thay đổi chi phí và tiến độ công trình, như biến động giá vật liệu, thay đổi về pháp lý, hoặc tình hình thời tiết. Những yếu tố này có thể gây ảnh hưởng lớn đến ngân sách của dự án, và kế toánviên cần phải linh hoạt trong việc điều chỉnh và theo dõi các yếu tố này.
• Quản lý nhiều loại hợp đồng và phương thức thanh toán khác nhau: Trong ngành xây dựng, có nhiều loại hợp đồng như hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá, hợp đồng theo tiến độ. Mỗi loại hợp đồng lại có cách thức hạch toán khác nhau, yêu cầu kế toán viên phải nắm vững các phương thức thanh toán và đảm bảo hạch toán chính xác từng giai đoạn của hợp đồng.
  

2. Công việc chính của kế toán xây lắp

Kế toán xây lắp đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi, ghi chép và kiểm soát tài chính trong quá trình thực hiện các dự án xây dựng. Các công việc chính của kế toán xây lắp bao gồm:

• Theo dõi và quản lý hợp đồng xây dựng: Kế toán xây lắp cần theo dõi chi tiết từng hợp đồng xây dựng, bao gồm giá trị hợp đồng, thời gian và các hạng mục công việc. Điều này đảm bảo rằng các khoản chi phí và doanh thu đều được ghi nhận đúng tiến độ và hợp lý theo từng giai đoạn của công trình.
• Lập dự toán và theo dõi dự toán công trình: Kế toán cần phải đối chiếu các chi phí thực tế với dự toán công trình, xác định mức chi phí phát sinh và đảm bảo công trình không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Kế toán xây lắp cũng phải xác định các chi phí liên quan đến vật liệu, nhân công, máy móc và các chi phí khác để đảm bảo sự cân đối tài chính trong suốt quá trình thi công.
• Theo dõi chi phí máy móc, nhân công và vật liệu: Việc theo dõi chi phí máy móc và nhân công là một phần quan trọng của công tác kế toán xây lắp. Kế toán cần phải ghi nhận chi phí cho từng loại máy móc, nhân công, vật liệu và các chi phí khác tùy thuộc vào từng giai đoạn của công trình.
• Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí: Kế toán cần kiểm tra việc thực hiện các định mức chi phí vật tư, nhân công theo đúng yêu cầu của dự toán và hợp đồng. Nếu có sự thay đổi về chi phí so với dự toán, kế toán cần phải điều chỉnh và báo cáo cho các bên liên quan.
• Giá trị công trình xây dựng phụ thuộc vào địa điểm và thời gian xây dựng: Mỗi công trình xây dựng có những yếu tố đặc thù ảnh hưởng đến chi phí và tiến độ, do đó, kế toán cần phải nắm bắt rõ các yếu tố này để áp dụng đúng mức giá và thời gian thanh toán hợp lý cho từng giai đoạn.
• Lập báo cáo tài chính và quyết toán: Sau khi hoàn thành công trình, kế toán phải lập báo cáo tài chính để xác định các khoản chi phí, doanh thu và lợi nhuận của dự án. Kế toán cũng phải chuẩn bị các báo cáo quyết toán, đảm bảo công ty tuân thủ đúng các quy định pháp lý về thuế và báo cáo tài chính.
• Kiểm tra tính hợp lý của chi phí và doanh thu: Kế toán cần thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí và doanh thu. Điều này không chỉ giúp theo dõi ngân sách mà còn đảm bảo rằng các khoản chi phí được hạch toán đúng cách và không có sự sai sót.
• Quản lý hợp đồng và thanh toán: Kế toán phải theo dõi các khoản thanh toán theo tiến độ công trình, đảm bảo việc thanh toán giữa các bên (chủ đầu tư, nhà thầu) diễn ra đúng thời gian và đúng số tiền đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Quản lý thuế và các khoản phải thu, phải trả: Trong ngành xây dựng, việc tính toán và kê khai thuế có vai trò rất quan trọng. Kế toán xây lắp phải đảm bảo công ty tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ thuế (thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN), cũng như các khoản phải thu và phải trả trong từng dự án.

3. Các nguyên tắc kế toán xây lắp cần nắm vững

Để công tác kế toán xây lắp được thực hiện chính xác và hiệu quả, kế toán viên cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản dưới đây. Những nguyên tắc này giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp lý trong ngành xây dựng.

• Nguyên tắc phù hợp: Mọi chi phí phát sinh trong quá trình thi công và xây dựng cần được ghi nhận chính xác và đầy đủ theo từng giai đoạn của công trình. Việc ghi nhận chi phí phải phù hợp với giá trị thực tế của công trình tại mỗi mốc thời gian, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong báo cáo tài chính.
• Nguyên tắc phân bổ chi phí: Các chi phí liên quan đến công trình, bao gồm chi phí vật liệu, nhân công, máy móc, thiết bị, cần được phân bổ hợp lý vào các hạng mục cụ thể của dự án. Việc phân bổ chi phí chính xác giúp quản lý chặt chẽ các khoản chi và đảm bảo rằng tất cả các chi phí đều được ghi nhận đầy đủ, tránh sai sót và đảm bảo công ty không bị thâm hụt ngân sách.
• Nguyên tắc liên kết giữa chi phí và kết quả: Chi phí phát sinh phải liên kết chặt chẽ với kết quả công việc trong từng giai đoạn của công trình. Kế toán cần đảm bảo rằng chi phí được tính toán chính xác và kịp thời, và doanh thu được ghi nhận một cách hợp lý khi công trình hoặc các hạng mục hoàn thành, nghiệm thu, hoặc bàn giao.
• Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu từ công trình xây dựng cần được ghi nhận khi công trình hoàn thành hoặc đạt một giai đoạn cụ thể, theo các điều khoản trong hợp đồng xây dựng. Kế toán cần phải ghi nhận doanh thu phù hợp với tiến độ công trình, tránh việc ghi nhận quá sớm hoặc quá muộn, điều này ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và thuế.
• Nguyên tắc kế toán định kỳ: Kế toán cần thực hiện việc ghi nhận và cập nhật các khoản chi phí, doanh thu định kỳ trong suốt quá trình thi công và hoàn thành công trình. Việc này giúp kiểm soát tài chính hiệu quả, duy trì sự chính xác trong báo cáo tài chính và tránh sai sót trong việc tổng hợp các chi phí phát sinh.
• Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Tất cả các hoạt động kế toán trong ngành xây dựng phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thuế, tài chính và các quy định khác. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch tài chính, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty và tránh các rủi ro pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

4. Kinh nghiệm làm kế toán xây lắp và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

Làm kế toán trong ngành xây dựng, đặc biệt là xây lắp, không chỉ đòi hỏi kiến thức về kế toán mà còn phải nắm rõ các quy định pháp lý, điều kiện thanh toán và quản lý chi phí trong các dự án xây dựng. Dưới đây là các kinh nghiệm quý báu mà một kế toán xây lắp cần nắm vững:

4.1. Xử lý khi nhận được hợp đồng xây dựng

4.2. Hạch toán và quản lý nguyên, vật liệu

Vật liệu mua vào:

a) Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho.

• Chứng từ cần có bao gồm gồm:
  • Phiếu nhập kho
  • Hóa đơn
  • Phiếu giao hàng hoặc Xuất kho Bên bán
  • Hợp đồng và thanh lý hợp đồng bản phô tô (Nếu có)
  • Phiếu chi tiền thanh toán bằng tiền mặt hoặc Phiếu thanh toán nếu mua Nợ
  • Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng khác
• Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).

Lưu ý: Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu bao gồm cả thuế GTGT.

Theo dõi giá thành và vật tư:

• Nếu vật liệu thực tế thấp hơn dự toán: Có lợi, giảm chi phí, tăng lãi.

• Nếu vật liệu thực tế cao hơn dự toán: Cần phải hạch toán và quyết toán đúng cách khi báo cáo thuế.

4.3. Xử lý chi phí nhân công

• Hợp đồng lao động.
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng.
• Tạm ứng, thưởng, tăng ca, thêm giờ (Nếu có),…
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu Doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi

Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:

a) Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương, ghi nhận số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ, ghi:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

b) Tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ (phần tính vào chi phí doanh nghiệp phải chịu) trên số tiền lương, tiền công phải trả theo chế độ quy định, ghi:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386).

4.4. Chi phí sản xuất chung

a) Khi tính tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên của phân xưởng; tiền ăn giữa ca của nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất, ghi:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

b) Khi trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ người lao động (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện) được tính theo tỷ lệ quy định hiện hành trên tiền lương phải trả cho nhân viên phân xưởng, bộ phận sản xuất, ghi:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386).

d) Trích khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng sản xuất,… thuộc phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất, ghi:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6274)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

4.5. Quản lý công trình kéo dài nhiều tháng chưa hoàn thành

4.6. Quy trình sau khi kết thúc mỗi công trình

5. Xuất hóa đơn đối với xây lắp, lắp đặt

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền