Kế toán mua hàng và những vấn đề liên quan cần nắm rõ

1.2. Đặc điểm của hoạt động mua hàng

• Phải áp dụng một phương thức mua bán và thanh toán tiền hàng nhất định khi mua bán hàng hóa
• Khi đã sở hữu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu tiền tệ hoặc 1 loại hàng hóa khác với hàng hóa vừa sở hữu
• Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán

2. Thời điểm mua hàng được xác định

• Mua hàng giao trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng, cán bộ thu mua của bên mua sẽ mang giấy ủy nhiệm đến kho của bên bán để nhận hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về kho của mình. Từ đó, thời điểm xác định hàng mua là khi thủ tục giao nhận hàng đã được hoàn thành, đồng nghĩa với việc bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng
• Mua hàng giao sau: Dựa vào hợp đồng mua bán, hàng hóa sẽ được bên bán chuyển đến cho bên mua và giao nhận tại một địa điểm quy định, có thể là kho của bên mua. Thời điểm xác định hàng mua là khi bên mua đã hoàn tất việc nhận hàng do bên bán chuyển đến và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng

3. Cách xác định giá trị hàng mua

• Giá mua ghi trên hóa đơn: được tính theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp. Với phương pháp khấu trừ thì giá ghi trên hóa đơn là giá mua chưa bao gồm thuế GTGT, còn tính theo phương pháp trực tiếp thì giá mua này đã bao gồm cả thuế GTGT
• Chi phí thu mua: là các chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập…
• Thuế không hoàn lại: bao gồm các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ)
• Giảm giá hàng mua: là số tiền người bán giảm cho doanh nghiệp khi mua hàng do hàng hóa không đảm bảo về chất lượng hoặc quy cách
• Chiết khấu thương mại: là số tiền người bán giảm cho doanh nghiệp khi mua hàng với số lượng hay giá trị lớn
• Hàng mua trả lại: là giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã mua nhưng trả lại người bán do chất lượng, chủng loại, quy cách không đáp ứng đủ điều kiện

4. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng

• Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác những chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách và thời điểm ghi nhận mua hàng
• Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc mua hàng để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
• Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo doanh nghiệp để mức dự trữ có thể được dự trù và xác định một cách hợp lý nhất.

5. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

• Khi mua vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa về nhập kho tiền hàng chưa thanh toán, ghi:

• Trường hợp có phát sinh chi phí thu mua trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc người nhận tạm ứng có liên quan đến các đối tượng trên, ghi:

• Khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, ghi:

• Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, ghi:

• Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi:

• Khi xuất kho hàng hóa để gửi đi bán theo phương thức gửi bán, ghi

• Khi hàng gửi đi bán đã bán được, ghi:

• Khi xuất bán hàng hóa theo phương thức bán hàng trực tiếp ghi:

• Khi chấp nhận khoản chiết khấu thanh toán do khách hàng thanh toán tiền hàng đúng hạn để được hưởng chiết khấu, ghi:

• Trường hợp buộc phải giảm giá hàng bán cho khách hàng vì hàng kém phẩm chất, sai quy cách…, ghi:

• Khi nhập kéo hàng đã bán trước đây nhưng bị trả lại vì một lý do nào đó, ghi:

• Cuối kỳ, tính toán phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng hóa đã bán trong kỳ, ghi:

• Kết chuyển các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi:

• Kết chuyển doanh thu thuần để tính lãi (lỗ), ghi:

• Kết chuyển giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi:

• Kết chuyển chi phí bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi:

• Nếu doanh thu thuần lớn hơn các chi phí được trừ thì kết chuyển lãi, ghi:

• Ngược lại, kết chuyển lỗ, ghi:

Phần mềm kế toán MISA SME 2023 là phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nhà quản trị và kế toán. Phần mềm kế toán MISA SME.NET bao gồm 16 phân hệ phù hợp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đăng ký dùng thử phần mềm tại đây: