Hướng dẫn quy trình hạch toán mua hàng đầy đủ trên Excel

1. Bảng tổng hợp quy trình hạch toán

• Hợp đồng kinh tế/đặt hàng
• Biên bản thanh lý Hợp đồng kinh tế
• Báo giá, Phiếu yêu cầu, Biên bản bàn giao hàng hóa, Hóa đơn

2. Quy trình hạch toán cụ thể trên Excel như sau

2.1 Hạch toán trên Sổ Nhật ký Chung

• Nợ TK 156
• Có TK 1331
• Có TK 1111 (Phiếu thu)/TK 1121 (Báo nợ)/TK 331 (Chi tiết theo dõi)

• Nợ TK 156
• Nợ TK 1331 (nếu có)
• Có TK 1111/TK 1121/ TK 331

• Nếu trước đó chúng ta đã từng mua hàng của NCC này và đã PS công nợ thì chắc chắn là NCC này đã có mã
• Nếu NCC này chưa có mã, tức là đây là lần đầu tiên công ty bạn mua hàng và nợ họ thì kế toán phải tiến hành lập mã cho NCC này để theo dõi công nợ

2.2 Nhập kho hàng hóa

• TH1: HH đó đã có Mã thì kế toán lấy mã đó và tiến hành lập phiếu NK
• TH2: HH đó chưa có Mã thì kế toán thực hiện lập Mã HH theo tên HH

• Trường hợp không phát sinh chi phí thu mua: vận chuyển, bốc xếp… thì đơn giá nhập kho chính là giá trên HĐ mua hàng.
• Trường hợp phát sinh chi phí thu mua thì giá nhập kho sẽ bao gồm cả chi phí thu mua.

Lưu ý: Trường hợp trên hóa đơn mua hàng có từ 2 mặt hàng trở lên mà phát sinh chi phí thu mua thì kế toán phải tiến hành: phân bổ chi phí mua hàng để tính ra đơn giá nhập kho cho từng mặt hàng. Sau đó phân bổ theo số lượng hoặc giá trị hàng mua.

Theo số lượng:

CP phân bổ cho Mặt hàng A = CP Phân bổ/Tổng số lượng các mặt hàng trên Hóa đơn x Số lượng mặt hàng A

Trong đó CP mua hàng cho 1 đơn vị = CP phân bổ cho mặt hàng A/Số lượng mặt hàng A

Theo giá trị:

CP phân bổ cho Mặt hàng A = CP cần phân bổ/Tổng Giá trị các mặt hàng trên Hóa đơn x Giá trị mặt hàng ACP mua hàng cho 1 đơn vị = CP phân bổ cho mặt hàng A/Số lượng mặt hàng A

Vào Bảng Phân bổ CPMH

• Chứng từ nhận phân bổ: là chứng từ ghi nhận CP cần phải phân bổ
• Mã hàng hóa: Link từ Danh mục hàng hóa sang
• Tên hàng hóa và đơn vị tính của Hàng hóa: Sử dụng hàng Vlookup lấy sang từ DMHH

2.3 Vào Bảng kê Phiếu Nhập kho khai báo thông tin hàng nhập mua

2.4 Vào sổ chi tiết HH – VT