Tại các doanh nghiệp, khoản chi phí công tác bằng vé máy bay là khoản chi phí khá phổ biến, tuy nhiên làm thế nào để có thể hạch toán khoản chi phí này hợp lý là điều mà không phải kế toán nào cũng có thể nắm rõ. Dưới đây là một số hướng dẫn về hạch toán chi phí công tác bằng máy bay tại các doanh nghiệp, kế toán có thể lưu ý để thực hiện đúng.
1. Căn cứ để tính chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp
Về trường hợp hạch toán chi phí vé máy bay của doanh nghiệp (DN) được chia ra các trường hợp.
Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay từ Website thương mại điện tử cần những chứng từ sau:
- Trường hợp DN đặt vé máy bay điện tử cần những chứng từ:
+ Lập quyết định cử đi công tác cho người lao động
+ Thẻ lên máy bay (boarding pass)
+ Những chứng từ kế toán không dùng tiền mặt
+ Văn bản thể hiện đầy đủ quy chế tài chính DN
- Trường hợp người lao động không giữ thẻ máy bay thì cần những chứng từ sau:
+ Văn bản hoặc giấy điều đi công tác hoặc quyết định cử đi công tác nếu có
+ Hóa đơn nhận từ hãng vé
+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
+ Văn bản thể hiện quy chế tài chính tại DN
+ Vé máy bay đi công tác
+ Hóa đơn nhận lại từ hãng bay
+ Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).
+ Toàn bộ những chứng từ liên quan đến việc DN cử người đi công tác có sự xác nhận của DN. Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định về thanh toán tiền công tác phí của DN để người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân, áp dụng với trường hợp người lao động là chủ thẻ thanh toán, sau đó thực hiện hạch toán lại với DN.
+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán bằng tiền vé của DN áp dụng cho cá nhân để mua vé.
+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán không sử dụng hay dùng tiền mặt của cá nhân.
– Thể hiện đầy đủ quy chế tài chính của DN
– Trong trường hợp DN hạch toán chi phí vé máy bay đi lại trong trường hợp cần chú ý những điều sau:
+ Nếu người lao động còn lưu lại cùi vé thì chứng từ thanh toán của DN sử dụng tiền mặt hoặc chuyển khoản đều hợp lý
+ Quy định về hóa đơn xuất ra không đáp ứng những điều kiện cần hoặc đủ để tính chi phí hợp lý, phục vụ sản xuất kinh doanh …thì khoản chi phí vé máy bay này sẽ không được tính và khấu trừ thuế GTGT, đồng thời cũng không được tính vào chi phí hợp lý khi DN giải trình và thanh tra với cơ quan thuế.
>> 5 giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí kinh doanh hiệu quả
>> Các doanh nghiệp nên quản lý thu chi thế nào cho hiệu quả?
2. Hạch toán chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp
Nợ TK 641: Chí phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112: Tài khoản tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản tiền mặt
Trên đây là phần hướng dẫn về hạch toán chi phí công tác bằng máy bay tại các doanh nghiệp. Các kế toán cần lưu ý để không bị ép khống chế về những khoản chi phí cho người lao động công tác. Toàn bộ chi phí sẽ được tính vào khoản chi được trừ nếu có hóa đơn chứng từ hoàn chỉnh.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019 có báo cáo phân tích chi phí của doanh nghiệp theo khoản mục chi phí, theo đơn vị, phòng ban. Từ đó, kế toán dễ dàng kiểm soát, biết chi phí nào phát sinh quá nhiều để tham mưu BLĐ cắt giảm khi cần thiết.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
