Những bí quyết tổ chức event thành công

Bạn không phải là một nhân viên tổ chức sự kiện, nhưng bạn thường xuyên phải tổ chức những event cho công ty, cho tổ chức của bạn. Vậy, làm thế nào để tự tổ chức tốt một event nội bộ mà không có sự tham gia của Agency? Hãy cùng tham khảo một số ý kiến dưới đây có thể nó sẽ giúp bạn được một số kinh nghiệm để sử dụng khi cần thiết. 

Hẳn là có rất nhiều người đã từng làm qua một event mà không biết. Ví dụ, bạn tổ chức một buổi sinh nhật tại nhà và mời bạn bè đến tham dự – đó cũng là một event. Công ty bạn tổ chức một buổi team building và bạn là người nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức trò chơi cho mọi người thì bạn đang thực hiện một event đấy, chỉ có điều, đó là một event quy mô nhỏ và trong nội bộ, nên nếu có sơ xuất nào thì mọi người cũng dễ dàng bỏ qua hơn là việc một agency nào đó tổ chức và làm “bể show”.

Để có thể tổ chức tốt một event, ngoài những điều cơ bản bạn đã được học như lên ý tưởng, viết kế hoạch, dự trù kinh phí, khảo sát địa điểm thì hãy cùng xem thêm một số bí quyết để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

Ví dụ, hàng năm công ty bạn đều tổ chức đi chơi lễ 2-9 và năm nay, thay vì giao cho phòng Hành chánh – nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho phòng Marketing hay Kinh doanh của bạn. Việc đầu tiên bạn cần làm là nên dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra (dự trù kinh phí ăn ở đi lại cho 30 người trong 3 ngày, các địa điểm đã đi rồi để không đề xuất lặp lại, những trò chơi nên tránh vì những năm trước mang lại hiệu ứng không tốt, sắp xếp thời gian để khi đi chơi về mọi người không mệt và tiếp tục làm việc,…).

Nếu bạn có bạn bè làm trong nghề tổ chức sự kiện thì thật là lãng phí nếu bạn không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như kinh nghiệm. Ví dụ với một buổi tiệc tổng kết cuối năm cho công ty cần một không khí thân mật và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho bạn làm ở đâu, những tiết mục nào nên có và không nên có. Ngoài ra, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung cấp giá rẻ mà bình thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.

Kể cả những người làm event chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm, thì sau khi lập kế hoạch và được khách hàng thông qua, thì họ cũng phải dành rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này vô cùng quan trọng vì chỉ cần một chút sơ xuất thì trong quá trình tổ chức sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại công ty, bạn cần phải có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công ty/chương trình của mình, phải có đại diện lãnh đạo đứng ra trả lời câu hỏi, có nước uống và giấy viết ghi chép cho phóng viên, lên danh sách phóng viên được mời để ở bàn lễ tân… và bạn phải lên kế hoạch thật kỹ và đưa những hạng mục này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân sách cho chúng.

Để có được một checklist thật cụ thể, bạn hãy đọc kĩ kịch bản và hay ngồi tự tưởng tượng ra về event ngày hôm đó, bất kì chi tiết nào bạn cũng hãy làm một cái gạch đầu dòng cho nó.

Tôi ví dụ, tôi sẽ tổ chức sinh nhật 5 năm công ty có mời 100 khách hàng. Theo kịch bản, đầu tiên tôi sẽ đi từ ngoài cổng vào, có rất nhiều standee (chân đứng), banner, phướn dọc trong khu vực tổ chức – hãy ghi chú lại về các hạng mục in ấn này. Đi vào trong, tôi sẽ thấy có các cô lễ tân mặc áo dài ngồi tại bàn và nhận thư mời, kiểm tra sau đó cài hoa lên áo cho khách – tiếp tục ghi chú vào: lễ tân, bàn, khăn trải bàn, thư mời, hoa cài áo,…Cứ như vậy, bạn phải tưởng tượng ra toàn bộ chương trình và checklist của bạn càng nhiều đầu việc thì đến ngày sự kiện diễn ra càng suôn sẻ.

Hoặc có những việc bạn sực nhớ ra mà trước đó bạn quên, hãy nhanh chóng ghi vào sổ hay giấy note, dể ở chỗ dễ nhìn thấy và kịp thời bổ sung tránh thiếu sót.

Hãy “take note” những công việc cần lầm bất cứ khi nào bạn nhớ ra để tránh thiếu sót bất kì hạng mục nào

Kịch bản không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể theo sát chương trình vì trong quá trình sự kiện diễn ra sẽ có nhiều chi tiết nhỏ bị bỏ sót (dù bình thường bạn nhớ như in trong đầu). Kịch bản còn được dùng cho bên cung cấp Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo kịch bản một cách chính xác, cho quay phim chụp hình để họ biết thời điểm nào ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ chuẩn bị hướng máy quay cho phù hợp và lấy được những góc hình đẹp, quan trọng trong sự kiện.

Có một lần, trong lúc set up chương trình cho khách hàng, tôi được chứng kiến một buổi tập dợt do nhóm nhân viên của một ngân hàng quốc tế thực hiện. Nhìn sơ qua thì có thể hiểu, họ muốn tổ chức theo một phong cách cởi mở, thoải mái chứ không trang trọng như bình thường, vì thế 2 bạn MC cũng không cần MC script (kịch bản MC) mà tung hứng rất tự nhiên. Tuy nhiên, như tôi được nghe thì họ đã tập 2 ngày rồi mà vẫn chưa khớp lắm vì âm thanh ánh sáng không thực hiện được như họ mong muốn, lần nay sai âm thanh, lần khác đèn follow không chịu chiếu đúng chỗ… và bạn MC phải nhắc nhở rất vất vả. Nhìn tất cả mọi người không ai cầm kịch bản trên tay thì tôi hiểu được vấn đề là các anh Âm thanh – ánh sáng không theo được chương trình. Có thể đối với bạn, những chi tiết này vô cùng đơn giản, bạn nhìn một lần là nhớ nhưng những người cung cấp âm thanh ánh sáng không phải lúc nào cũng tập trung được như bạn, và khi không có kịch bản, không có người đứng bên cạnh nhắc thì chẳng khác nào đánh đố họ phải theo bạn khi chương trình diễn ra.

Đây cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng để một event diễn ra trơn tru. Bạn nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm soát trong chương trình. Mọi việc nên quy về một mối, mỗi người nắm một hạng mục, không phân 2 người cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau. Đặc biệt, khi đã phân công công việc cho ai đó và đến phần của người đó thì bạn có thể nhắc họ trực tiếp hoặc qua bộ đàm, tuyệt đối không xem ngang vào công việc của họ, không chỉ đạo nhân viên dưới quyền quản lý của họ (ví dụ PB, PG, MC…) vì như vậy nhân viên cấp dưới đó sẽ không biết nên nghe bạn hay nghe người kia, và vô hình chung biến họ thành bù nhìn.

Một đồng nghiệp cũa tôi đã từng trải qua một kinh nghiệm về việc này. Lúc đó, tổ chức một buổi trao thưởng cho nhân viên công ty, cô ấy phụ trách về nhân sự là các bạn PGs sẽ bê cúp và phong bì kết quả lên sân khấu, và được người bên phòng Hành chánh – Nhân sự hỗ trợ về việc cung cấp những phong bì có kết quả theo thứ tự. Mọi việc đang diễn ra êm xuôi, cô ấy đang tập trung lắng nghe MC đọc đến phần nào thì sẽ cho bê lên những giải thưởng tương ứng (đã sắp xếp theo thứ tự, PG chỉ việc chờ cô ấy nhắc là bê lên) thì người điều phối chương trình ở đâu chạy lại kéo tay cô ấy và kiểm tra các phong bì xem đã đúng chưa, việc này làm cô ấy phân tâm và khi ấy, MC trên sân khấu đọc tên giải thưởng mà không thấy bê lên, thật may là anh đã nhanh trí đọc thêm vài câu xung quanh giải thưởng và nhắc lại lần nữa, lúc này cô ấy mới tập trung vào được và nhanh tay đẩy bạn PG đó lên sân khấu.

Hãy giao đúng người đúng việc, và việc đã giao rồi thì hãy tin tưởng người được giao, đó là phong cách của một người quản lý và sẽ nhẹ gánh rất nhiều cho công việc của bạn.