Tổ chức sự kiện: Làm sao để thu hút

Để đánh giá chất lượng của một sự kiện, người ta thường nhìn vào chất lượng khách mời. Dù là sự kiện lớn như các buổi trình diễn âm nhạc với hàng nghìn người tham dự hay một buổi gặp gỡ đồng nghiệp ấm cúng, khách mời vẫn là yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện.

Khách mời mục tiêu có thể là khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng hay đối tác kinh doanh. Chọn lựa đúng đối tượng khách mời sẽ tăng cường mối giao hảo giữa công ty và khách hàng, thúc đẩy khách hàng gắn bó với thương hiệu. Năm bước sau đây sẽ giúp bạn lên kế hoạch khách mời một cách hiệu quả nhất.

1. Xác định công chúng mục tiêu Cass Phillipps, chuyên gia tổ chức sự kiện, khuyên: “Bạn nhất thiết phải mời đúng đối tượng”. Thoạt nghe có vẻ dễ nhưng bạn không thể làm qua loa. Mỗi nhóm công chúng phù hợp với những sự kiện khác nhau và bạn có quyền lựa chọn khách mời phù hợp với sự kiện của mình. Tình huống xấu nhất là khách hàng chỉ đến dự cho vui và không hề quan tâm tới sản phẩm, dịch vụ mà bạn muốn giới thiệu. Hãy tự hỏi: “ Tôi muốn đạt được điều gì qua sự kiện này?”. Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định dễ dàng hơn.

2. Cộng tác ăn ý với các nhà cung cấp Phillipps khuyên: “Bạn cần phải tìm được nhà cung cấp ưng ý, nếu không thuyết phục được một nhà cung cấp thì bạn làm sao thuyết phục được 5.000 khách mời?”. Dù bạn dự định tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ thì cũng cần hỗ trợ từ các nhà cung cấp khác, và khách hàng của họ cũng sẽ hỗ trợ cho sự kiện của bạn. Đây chính là cách để bạn mở rộng danh sách đối tác tiềm năng. Bạn có thể tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp thông qua các mối quan hệ cá nhân. Trang Meetup.com là nơi tuyệt vời cho các nhà tổ chức sự kiện mới vào nghề chia sẻ các ý tưởng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

3. Mời nhiều hơn số lượng khách dự kiến Số lượng khách mời dự phòng cũng còn tùy vào quy mô và tính chất của sự kiện. Nếu là sự kiện miễn phí, bạn nên mời hơn 40%. Còn nếu là sự kiện có thu phí thì khách đến tham dự thường nhiều hơn số khách đăng ký. Nếu bạn định mời khách VIP, hãy tìm đến các nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vực đó. Dĩ nhiên là mời những người này rất khó nhưng nếu mời được họ thì bạn sẽ lôi kéo được thêm nhiều vị khách khác.

4. Lựa chọn địa điểm tốt Địa điểm không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng cũng là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của sự kiện. Những địa điểm khác nhau sẽ phù hợp với từng nhóm công chúng khác nhau. Bạn hãy tính toán đến phương án và thời gian di chuyển. Từ chỗ làm, nơi ở của khách đến nơi tổ chức sự kiện có quá xa không? Nếu sự kiện kết thúc trễ vào buổi tối thì khách có thể về bằng phương tiện gì? Không phải ai cũng có xe và thích đi xa.

5. Giữ liên lạc với khách mời sau sự kiện Một khi bạn thành công trong việc mời được nhiều khách đến tham dự sự kiện thì chắc chắn bạn sẽ muốn sự kiện tiếp theo cũng thành công như vậy. Giữ chân khách có lẽ là bước khó nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. – Hỏi khách hàng về cảm nhận khi tham dự sự kiện để rút kinh nghiệm cho lần sau.

– Là cầu nối liên kết các khách hàng với nhau.

– Tạo một trang Facebook hoặc Twitter để khách hàng tiếp tục nắm bắt thông tin khiến họ trông chờ sự kiện tiếp theo.