3 phương pháp quản lý chi tiết công nợ phải trả cho doanh nghiệp hiện nay

Ngoài các khoản công nợ phải thu thì quản lý tốt các khoản công nợ phải trả sẽ giúp doanh nghiệp trả nợ đúng hạn, xây dựng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp và lập kế hoạch dòng tiền thu chi tối ưu.

 

Công nợ phải trả là những khoản phát sinh khi bạn mua hàng từ một công ty hay một đơn vị cung cấp hàng hóa khác. Khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp mà chưa có đủ số tiền để thanh toán, họ vẫn sẽ chấp nhận bán hàng cho bạn với điều kiện số tiền nợ phải được thanh toán trong một thời gian nhất định.

Nếu không quản lý được những khoản phải trả này, doanh nghiệp bạn cũng sẽ gặp nhiều rắc rối về khả năng quay vòng vốn, uy tín doanh nghiệp, và thậm chí cả luật pháp.

Dưới đây là ba cách quản lý công nợ phải trả (công nợ nhà cung cấp) sẽ giúp bạn luôn kiểm soát tốt khoản phải thanh toán này mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.

Đối với cách quản lý này có các yêu cầu bắt buộc có các biểu mẫu sau:
– Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp
– Bảng đối chiếu công nợ hoặc bảng xác nhận công nợ
– Bảng cân đối công nợ của các nhà cung cấp

2. Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và theo hạn thanh toán.

Đối với cách quản lý này có các yêu cầu bắt buộc có các biểu mẫu sau:
– Báo cáo tuổi nợ của các hóa đơn (thường là chia theo tuần hoặc tháng)
– Bảng kê các hóa đơn đến hạn thanh toán
– Bảng kê các hóa đơn quá hạn
– Bảng kê các hóa đơn còn nợ của một nhà cung cấp…

Khi theo dõi công nợ theo hóa đơn, trên thực tế thường xảy ra tình huống doanh nghiệp – người mua tạm ứng trước tiền hàng/ dịch vụ cho nhà cung cấp. Khi đó còn chưa có hóa đơn từ nhà cung cấp. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán thì phần mềm phải cho phép chỉ số tiền tạm ứng cho hóa đơn khi nhận được sau đó. Có những trường hợp doanh nghiệp – người mua trả tiền một lần cho nhiều hóa đơn thì phần mềm kế toán cũng phải cho phép phân bổ số tiền đó cho từng hóa đơn.

 

Ở đây có đặc thù là một hợp đồng có thể có nhiều giai đoạn thanh toán, theo tiến độ và khối lượng thực hiện.

Vì vậy để quản lý công nợ hiệu quả bạn cần:
+ Có công cụ theo dõi quản lý thu chi công nợ một cách hiệu quả
+ Xây dựng chính sách mua hàng, bán hàng
+ Phân loại nhóm khách hàng, người bán để quản lý công nợ hiệu quả
+ Xây dựng nhân sự có khả năng thương thuyết tốt, khéo léo trong việc đàm phán về công nợ với khách hàng
+ Lập các báo cáo phân tích quản trị, khách hàng nợ quá hạn, đến hạn,…
+ Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị nội bộ công nợ, thường xuyên giám sát biến động công nợ để có kế hoạch thu hồi công nợ hiệu quả.