4 nguyên tắc quản lý đơn hàng không thể bỏ qua trong phân phối

Trong chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng là quá trình duyệt thông tin của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối nhằm mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất. Quá trình này cũng đồng thời duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng. Quá trình này dựa vào điện thọai và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng. . .

Quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo. Đó là do sự di chuyển dòng dữ liệu trong chuỗi cung ứng diễn ra chậm. Sự di chuyển chậm này có thể đảm bảo tốt cho chuỗi cung ứng đơn giản, nhưng với chuỗi cung ứng phức tạp thì cần phải yêu cầu mục tiêu hiệu quả và nhanh chóng. Quản lý đơn hàng hiện đại tập trung vào những kỹ thuật có thể giúp dòng dữ liệu liên quan đến đơn hàng diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn. 

Sao chép dữ liệu bằng các ứng dụng công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt kênh phân phối. Thông thường, cách hữu ích nhất là để nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty ngay tại điểm bán, sau đó hệ thống này sẽ truyền dữ liệu đến các thành viên khác có liên quan trong kênh phân phối như kế toán, nhân viên kho hàng, nhà cung cấp…

Thực tế cho thấy, quá trình đặt và quản lý đơn hàng diễn ra mỗi ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ.

Quá trình xử lý bằng tay nên được tối thiểu hóa nhằm giảm tối đa độ trễ đơn hàng và những sai sót, nhầm lẫn thường gặp khi lên đơn, tiếp nhận và xử lý đơn thủ công.

Bên cạnh đó hệ thống phải có khả năng gửi dữ liệu cần thiết cho các thành viên thuộc những bộ phận liên quan nhằm thuận tiện hơn trong việc kịp thời hỗ trợ xử lý các trường hợp ngoại lệ (lỗi đơn hàng, khách hàng hủy đơn đặt hàng, các yêu cầu đặc thù…)

Khi lượng đơn hàng phát sinh mỗi ngày lớn hoặc đơn hàng có quá trình hoàn thành đơn hàng kéo dài, việc theo dõi trạng thái xử lý từng đơn hàng là vô cùng quan trọng. Điều đó giúp kế toán phân loại được trạng thái đơn hàng, phía kho hàng nằm được các đơn đã hoàn thành, các đơn hàng thực hiện, nhằm rút ngắn quy trình bán hàng, tránh tình trạng bỏ xót đơn hàng.

Khi một đơn hàng gặp vấn đề thì doanh nghiệp có thể lấy thông tin đơn hàng đó để làm việc trực tiếp với các thành viên liên quan.

Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các chương trình khuyến mại để hỗ trợ khách hàng ra quyết định mùa hàng nhanh chóng. Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,… Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.

Đồng thời hệ thống đặt hàng cũng cần tích hợp đầy đủ thông tin khách hàng bao gồm lịch sử đặt hàng, các giao dịch đã diễn ra…

Với 4 nguyên tắc quản lý đơn hàng nêu trên, phương thức quản lý thủ công lúc này trở nên thiếu phù hợp và không thể đáp ứng được. Phần mềm MISA SME.NET 2017 ngoài việc đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán còn giúp các doanh nghiệp thực hiện công việc quản lý đơn hàng hiệu quả và thuận tiện hơn.

Đăng kí dùng thử phần mềm MISA SME.NET 2017 ngày từ hôm nay