Tổ chức kiểm toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng

Các công ty tài chính, các ngân hàng thương mại đều là các tổ chức tín dụngđóng vai trò là các trung gian tài chính, thực hiện chức năng cơ bản là chuyển vốn từ nơi dư thừa tới nơi thiếu hụt. Các Công ty tài chính và Ngân hàng thương mại có nhiều đặc điểm tương đồng, có những nghiệp vụ tương tự như tín dụng, đầu tư, bảo lãnh, kinh doanh ngoại hối…, và đều đối mặt với các rủi ro đặc thù trong những ngân hàng như rủi ro tín dụng, thanh khoản, lãi suất… Do vậy, kinh nghiệm tổ chức kế toán nội bộ (Kế toán nội bộ) của các Ngân hàng thương mại trên thế giới có thể coi là những bài học tốt cho tổ chức Kế toán nội bộ của các Công ty tài chính trên thế giới cũng như Việt Nam.

Trong các năm 2001 – 2002, nhóm công tác về kế toán của Uỷ ban Basel về giám sát ngân hàng, do đại diện các ngân hàng trung ương của gần 30 quốc gia trên khắp thế giới thành lập và tổ chức hoạt động, đã thực hiện một cuộc điều tra về hoạt động Kế toán nội bộ tại 71 Ngân hàng thương mại ở 13 nước tại châu Âu, châu Mỹ và châu á là bỉ, Pháp, Đức, Italia, Nhật Bản, Lucxămbua, Hà Lan, Tây Ban Nha, Thuỵ Điển, Thuỵ Sỹ, Áo , Mỹ và Singapore. Những kết quả từ cuộc điều tra này có thể coi như một sự tổng hợp về hoạtđộng Kế toán nội bộ trong các Tổ chức tín dụng của các nước trên và là những bài học kinh nghiệm tốt cho Việt Nam trong việc đảm bảo hiệu quả của hoạt động Kế toán nội bộ tại các Tổ chức tín dụng. Kết quả khảo sát rút ra các nội dung chính như sau:

1. Về vị trí của Kế toán nội bộ trong tổ chức

Tất cả các Ngân hàng thương mại đều thành lập bộ phận Kế toán nội bộ chính thức với các nhân viên làm việc toàn thời gian. Tại cac Ngân hàng thương mại được điều tra, Hội đồng quản trị đều nhận thức rõ về tầm quan trọng của KSNB và Kế toán nội bộ, cũng như trách nhiệm của họ trong việc thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng Ngân hàng thương mại có thể tin cậy vào hoạt động Kế toán nội bộ, và đã thực hiện một loạt các biện pháp về cơ cấu để đảm bảo hiệu quả cho các hoạt động này.

Bộ phận Kế toán nội bộ phải có quyền chủ động trong việc thực hiện công việc của mình tại bất cứ bộ phận, phòng ban chức năng nào của tổ chức. Hầu hết các Ngân hàng thương mại được điều tra trao cho người đứng đầu bộ phận Kế toán nội bộ quyền chủ động liên lạc (một cách chính thức) trực tiếp với Hội đồng quản trị thông qua Uỷ ban kiểm tra (Ủy ban kiểm tra). Để đảm bảo tính độc lập, hầu hết bộ phận Kế toán nội bộ đều thuộc quyền kiểm soát trực tiếp của Ủy ban kiểm tra thuộc Hội đồng quản trị, hoặc ít nhất Tổng giám đốc (TGĐ).

Để đạt được hiệu quả, những người sau có thể được phép tham gia thường xuyên vào các cuộc họp của Ủy ban kiểm tra: TGĐ hoặc thành viên của ban TGĐ, người đứng đầu bộ phận Kế toán nội bộ và kiểm toán viên (KTV) độc lập. Ủy ban kiểm tra có thể yêu cầu được tiếp cận với bất cứ sổ sách hoặc số liệu nào cần thiết, và yêu cầu thực hiện các cuộc điều tra. Uỷ ban báo cáo thường xuyên lên toàn thể Hội đồng quản trị.

Uỷ ban xác nhận về điều lệ hoạt động Kế toán nội bộ, kế hoạch kiểm toán, và các nguồn lực cần thiết (nhân sự và các công cụ); nhận các báo cáo hoạt động của Kế toán nội bộ, bản tóm tắt những kiến nghị này. Để đảm bảo tính hiệu quả, trong quá trình hoạt động, Kế toán nội bộ có thể sử dụng thông tin do các bộ phận kiểm soát báo cáo. Dù vậy, bộ phận Kế toán nội bộ vẫn phải chịu trách nhiệm về việc kiểm tra và đánh giá kiểm soát mà ngân hàng áp dụng đối với các hoạt động này hoặc các đơn vị có liên quan.

2. Về tổ chức hoạt động kiểm toán

Thứ nhất: Đối tượng phạm vi và nội dung kiểm toán

Mọi hoạt động, mọi đơn vị trong tổ chức đều là đối tượng của Kế toán nội bộ, nhưng trước hết các nguồn lực của Kế toán nội bộ được định hướng vào những đơn vị, những hoạt động có rủi ro.

Phạm vi của Kế toán nội bộ bao gồm việc kiểm tra, đánh giá về tính phù hợp; tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và về cách thức thực hiện các trách nhiệm được phân công. Nói cách khác, nó chính là việc phân tích rủi ro của HTKSNB của tổ chức. Nội dung của bộ phận Kế toán nội bộ thực hiện kiểm toán và đánh giá các vấn đề sau:

– Sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách và việc kiểm soát rủi ro (cả định lượng và phi định lượng);

– Tính đáng tin cậy (bao gồm tính nhất quán, tính chính xác và đầy đủ) và tính kịp thời của các thông tin tài chính và quản trị;

– Tính liên tục và đáng tin cậy của hệ thống thông tin điện tử;

– Hoạt động của các phòng ban nhân sự.

Cuộc điều tra cho thấy trên thực tế, đối tượng của Kế toán nội bộ tại các Ngân hàng thương mại là rất rộng, bao gồm những lĩnh vực quan trọng như: HTKSNB, các thủ tục quản lí rủi ro, hệ thống thông tin tài chính, kiểm tra các giao dịch và các thủ tục, kiểm tra tính tuân thủ với pháp luật và quy định của các cơ quan quản lý và các cuộc điều tra đặc biệt khác. Về phạm vi hoạt động của Kế toán nội bộ, tất cả các Ngân hàng thương mại được phỏng vấn đều xác nhận rằng tất cả các hoạt động và các bộ phận trong Ngân hàng thương mại đều nằm trong phạm vi kiểm toán.

Thứ hai: Về tổ chức thực hiện kiểm toán

Hoạt động kiểm toán dù là do chủ thể nào thực hiện thì đều phải dựa vào phương pháp kiểm toán chung và tuân theo một quy trình kiểm toán chuẩn hóa. Nói cách khác, để tiến hành một cuộc kiểm toán cụ thể, các KTVNB cũng sẽ vận dụng kết hợp kiểm toán hệ thống và kiểm tra chi tiết trên cơ sở quy trình kiểm toán chuẩn hóa. Cụ thể, một cuộc Kế toán nội bộ bao gồm các bước: (1) Lập kế hoạch kiểm toán; (2) Điều tra và đánh giá những thông tin sẵn có; (3) Thông báo về kết quả kiểm toán; và (4) Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị, chỉnh sửa các vấn đề được nêu ra.

Tất cả các Ngân hàng thương mại được điều tra đều có chuẩn bị chương trình kiểm toán, ghi chép các thủ tục kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán, và phát hành các báo cáo kiểm toán bằng văn bản kịp thời sau mỗi cuộc kiểm toán. Các báo cáo sau đó được gửi tới đơn vị được kiểm toán và tới các nhà quản trị điều hành cấp cao. Tại một số Ngân hàng thương mại, việc gửi báo cáo phụ thuộc vào tính chất nghiêm trọng của kết quả kiểm toán.

Bộ phận Kế toán nội bộ của các Ngân hàng thương mại này cũng theo dõi việc thực hiện các kiến nghị của mình, mức độ thường xuyên của công tác này phụ thuộc vào mức độ quan trọng của các kiến nghị. Họ cũng báo cáo lên các nhà quản trị điều hành cấp cao về tình hình thực hiện các kiến nghị. Và tuỳ theo tính nghiêm trọng của các phát hiện sau kiểm toán, Kế toán nội bộ có thể báo cáo lên Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm tra.

Thứ ba: Về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán

Người đứng đầu bộ phận Kế toán nội bộ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng hoạt động của Kế toán nội bộ tuân thủ theo đúng những nguyên tắc và thông lệ tốt nhất áp dụng trong lĩnh vực, chủ yếu do Basel ban hành. Anh ta cũng chịu trách nhiệm đảm bảo về sự tồn tại và tính cập nhật của điều lệ kiểm toán, việc chuẩn bị các kế hoạch kiểm toán phù hợp, sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thích hợp đối với đội ngũ kiểm toán viên (KTV), về năng lực chuyên môn và vấn đề đào tạo đội ngũ nhân viên. Cuộc điều tra không kiểm tra xem các Tổ chức tín dụng có tiến hành những cuộc kiểm tra độc lập về chất lượng hoạt động Kế toán nội bộ bởi một bên thứ ba. Tuy nhiên theo chuẩn mực nghề nghiệp ban hành và có hiệu lực từ tháng 1 năm 2002, những cuộc kiểm tra như thế cần được tiến hành ít nhất là 5 năm một lần.

3. Về tổ chức bộ máy

Mô hình tổ chức bộ máy Kế toán nội bộ phổ biến nhất là mô hình tập trung hóa. Tại các Ngân hàng thương mại lớn, các chi nhánh ở nước ngoài có thể có phòng Kế toán nội bộ riêng, nhưng phòng này chịu sự quản lí của Kế toán nội bộ ở hội sở chính. Tại các Ngân hàng thương mại nhỏ, là một phần của các tập đoàn, hoạt động Kế toán nội bộ có thể do bộ phận Kế toán nội bộ của tập đoàn thực hiện. Như vậy, cho dù thường có qui mô lớn hơn so với các Công ty tài chính, tuy nhiên mô hình tổ chức bộ máy Kế toán nội bộ tại cac Ngân hàng thương mại cũng là mô hình tập trung.

Tại các Ngân hàng thương mại lớn hơn, Kế toán nội bộ được tổ chức theo mảng hoạt động kinh doanh. Người đứng đầu các bộ phận Kế toán nội bộ của các mảng hoạt động kinh doanh báo cáo lên người đứng đầu bộ phận Kế toán nội bộ của tập đoàn.

4. Về nhân sự Kế toán nội bộ

Năng lực chuyên môn là một điều kiện thiết yếu để Kế toán nội bộ có thể hoạt động tốt. Cuộc điều tra cho thấy rằng các KTVNB là những người được đào tạo ở trình độ cao, đặc biệt là tại cac Ngân hàng thương mại lớn và trong những lĩnh vực chuyên môn hóa như kiểm toán hoạt động kinh doanh (trading activities) hoặc kiểm toán công nghệ thông tin (IT audit). Khi tuyển dụng KTVNB, các Ngân hàng thương mại nhỏ thường có xu hướng chủ yếu nhiều tới kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm cá nhân trong lĩnh vực tài chính hơn là tới các bằng cấp và chức danh chuyên môn. Các biện pháp mà cỏc Ngân hàng thương mại thường sử dụng để đảm bảo nguyên tắc về năng lực chuyên môn là:

– Đào tạo trong công việc (on – the – job training);

– Luân chuyển các KTV trong bộ phận Kế toán nội bộ (mặc dù điều này có thể mâu thuẫn với yêu cầu về tính chuyên môn hóa);

– Các khóa đào tạo chính thức trong nội bộ cũng như ở bên ngoài (các KTV công chứng thường phải tham gia quá trình đào tạo liên tục mang tính bắt buộc sau khi đã được nhận bằng).

Khuyến khích các KTV giành chứng chỉ KTVNB (CIA – Ceritfied Internal Auditor) do IIA cấp.

Kế toán nội bộ không phải là một hoạt động quy mô trong các Ngân hàng thương mại, số lượng KTVNB trong tổng số nhân viên các Ngân hàng thương mại là khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của mỗi ngân hàng, xét trung bình tỷ lệ này là khoảng 1%.

4. Về quan hệ giữa Kế toán nội bộ và Kiểm toán độc lập

Một điều được thừa nhận khá rộng rãi là Kế toán nội bộ có thể là một sự hỗ trợ rất tốt cho Kiểm toán độc lập trong việc xác định bản chất, thời điểm và phạm vi của các thủ tục kiểm toán. Tuy nhiên Kiểm toán độc lập là người duy nhất chịu trách nhiệm về ý kiến kiểm toán trên các BCTC. Kiểm toán độc lập nên tham khảo và phải được phép tiếp cận các báo cáo Kế toán nội bộ phù hợp và được thông báo về tất cả những vấn đề quan trọng có ảnh hưởng tới công việc của Kiểm toán độc lập mà Kế toán nội bộ đã phát hiện được. Và tương tự, thông thường Kiểm toán độc lập cũng sẽ thông báo cho Kế toán nội bộ tất cả những vấn đề quan trọng mà có thể tác động tới Kế toán nội bộ.

5. Bài học kinh nghiệm quốc tế rút ra cho Việt Nam

Từ các khảo sát và tổng kết kinh nghiệm trên đây cho thấy, để hoàn thiện tổ chức Kế toán nội bộ tại các tổ chức tín dụng Việt Nam, cần chú ý một số vấn đề sau đây:

Thứ nhất, Cần xây dựng bộ máy tổ chức Kế toán nội bộ phù hợp với qui mô, tổ chức của Công ty tài chính để đảm bảo vị thế, tính độc lập khách quan của Kế toán nội bộ. Kế toán nội bộ cần được trực thuộc ban lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp, ví dụ Ủy ban kiểm tra hoặc Hội đồng quản trị. Mô hình tổ chức của Kế toán nội bộ cần được xây dựng phù hợp với cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp. Với các TCTC Việt Nam, đặc điểm thường gặp là có cả bộ phận Kế toán nội bộ và kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, cần xem xét sự phù hợp, hiệu quả của các hoạt động kiểm soát để có cách thức tổ chức bộ máy Kế toán nội bộ phù hợp.

Thứ hai, Về phạm vi Kế toán nội bộ, Kế toán nội bộ cần bao quát tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Về nội dung, Kế toán nội bộ hiện đại cần chỳ trọng tới kiểm toán hoạt động đánh giá hiệu quả các qui trình kiểm soát, quản trị rủi ro, đánh giá hiệu quả hiệu năng các hoạt động của đơn vị.

Thứ ba, Về phương pháp, qui trình kiểm toán, cần chú trọng thực hiện phương pháp tiếp cận kiểm toán trên cơ sở rủi ro. Đặc biệt đối với các Công ty tài chính là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính – tín dụng, phương pháp tiếp cận này giúp KTVNB định hướng các lĩnh vực nhiều rủi ro cần chú trọng. Đây là phương pháp tiếp cận còn khá mới và chưa được thực hiện một cách chuyên nghiệp ở Việt Nam, do vậy cần được quan tâm nghiên cứu để áp dụng vào thực tế hoạt động kiểm toán.

Tóm lại, Kế toán nội bộ được coi là một công cụ quan trọng của quản lý, một sự đánh giá độc lập trong một tổ chức nhằm làm gia tăng giá trị trong hoạt động của tổ chức. Các đánh giá này có thể ở phạm vi rất rộng, bao gồm cả hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hiệu năng của hoạt động quản lý, và hiệu lực của các hoạt động kiểm soát.

Theo Khoa học Kiểm toán