Để tuyển dụng hiệu quả hãy cân nhắc 5 yếu tố sau

Với cương vị là nhà tuyển dụng cho các phòng ban trong công ty, có lẽ không ít lần bạn gặp rắc rối với việc tuyển dụng sao cho phù hợp với yêu cầu của các nhà quản lý. Bạn có biết làm thế nào để xây dựng quy trình tuyển dụng chặt chẽ để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả?

Dù bạn là chuyên gia tuyển dụng hay mới bắt đầu bước vào lĩnh vực này, có lẽ bạn đã từng rơi vào tình huống khi bạn mất nhiều tuần cho một vị trí tuyển dụng, và rồi nhà quản lý lại từ chối tất cả ứng cử viên bạn gửi sang. Trước khi bạn hậm hực, hãy nghĩ mọi chuyện không tệ như vậy.

Hãy lặp lại câu thần chú sau: Nhà tuyển dụng không phải người nhận đơn hàng. Bạn có tưởng tượng nổi một kỹ sư xây dựng hoàn thành dự án chỉ nhờ vào bản vẽ của đội thiết kế. Không có chuyện này đâu. Cả đôi bên đều cần ngồi xuống cùng nhau trao đổi để hiểu vấn đề và mục tiêu cần đạt, cũng như danh sách các mục để đảm bảo mọi thứ đang tiến triển đúng như kế hoạch. 

Tuyển dụng cũng không phải ngoại lệ. Để đảm bảo mọi yêu cầu được làm rõ, bạn cần sắp xếp một buổi họp với nhà quản lý trước khi bạn tiến hành, nếu không công sức bạn sẽ dã tràng xe cát biển Đông. Sau đây là 5 bước tiến hành có thể áp dụng khi tuyển dụng cho phòng ban khác trong công ty:

 
1. Xác định lý do chính của vị trí cần tuyển dụng

Để thật sự hiểu rõ vị trí tuyển dụng, bạn nên bắt đầu bằng câu “Từ một đến hai câu, hãy miêu tả những trách nhiệm chính của vị trí này”. Đây không chỉ là cách để nhà quản lý suy nghĩ về những điểm quan trọng nhất của vị trí, mà còn giúp bạn có được những thông tin quan trọng nhất khi lựa chọn ứng viên. Chắc hẳn bạn biết mục đích tuyển dụng vị trí, nhưng cách này sẽ giúp bạn hiểu theo đúng cách mà họ hiểu. Câu trả lời không cần sáng tạo, điều quan trọng là đảm bảo độ chính xác. 

Tiếp theo, hãy tìm hiểu đây là vị trí hoàn toàn mới hay tuyển dụng thay thế. Một lần nữa, có thể bạn đã biết câu trả lời, nhưng phản hồi của nhà quản lý sẽ khởi đầu cuộc đối thoại. Nếu là vị trí mới, điều gì khiến phát sinh nhu cầu tuyển dụng? Tại sao là thời điểm này? Có một dòng sản phẩm hay phân khúc khách hàng mới hay sao? Nếu là vị trí thay thế, vậy sếp muốn ứng viên có những điểm giống với nhân viên đã từng làm vị trí này, hay muốn tuyển nhân viên với màu sắc mới? Hãy nhớ rằng những thông tin này rất hữu ích đối với bạn.
 
2. Xác định những yêu cầu “Cần có” và “Có cũng được”

Chúng ta đều đã từng thấy những bảng mô tả công việc giống như danh sách những điều chỉ có ở các bà tiên. Để tránh điều này, hãy tận dụng cơ hội để hỏi những yếu tố nào cần chú trọng hơn cả. Bạn chấp nhận một người ít kinh nghiệm nhưng phù hợp văn hóa công ty hay một người giàu kinh nghiệm nhưng khó đào tạo để hòa hợp về tính cách? Bạn cần làm sáng tỏ những điểm có thể linh động và những điểm nhất thiết phải có, nếu không bạn sẽ quay lòng vòng trong nhiều tuần kế tiếp.
 

Hãy sử dụng kiến thức về thị trường lao động để xác định mức lương. Nếu vị trí yêu cầu ba năm kinh nghiệm nhưng ngân sách chỉ nhỉnh hơn mức của sinh viên mới tốt nghiệp, hãy lên tiếng. Mục tiêu của bạn là bạn cần tự tin biết rằng ứng viên bạn đang tìm kiếm có thể tìm được. Đừng bao giờ để việc tìm ứng viên trở thành việc tìm “rồng bay phượng múa”.
 
3. Nhận diện công ty và ngành nghề mục tiêu

Những nhà quản lý thông minh rất giỏi trong việc nhận thức tiềm năng bản thân và làm thế nào để tận dụng tiềm năng ấy để tìm kiếm công việc. Bạn có thể khiến nhà quản lý trở nên “khao khát” khi nhìn vào hồ sơ của ứng viên đang làm trong các công ty tầm cỡ. Xây dựng danh sách các công ty này và tìm hiểu trong công ty bạn có nhân viên nào đã từng làm tại các công ty đó trước đây hay không. Có thể là họ cũng đang tìm kiếm cơ hội để được nhận tiền thưởng giới thiệu ứng viên.
 

Đây cũng chỉ là một gợi ý, và tuyệt đối đừng chỉ làm duy nhất cách này. Nếu như tất cả mọi người trong phòng ban đều làm chung một công ty, một ngành nghề trước đây, hãy thuyết phục nhà quản lý mở rộng lựa chọn trong lần phỏng vấn này. Sự đa dạng trong suy nghĩ và kinh nghiệm làm việc sẽ giúp phòng ban tập hợp nhiều tiềm lực và sáng tạo trong cách làm việc và giải quyết vấn đề.
 
4. Xây dựng quy trình phỏng vấn

Đừng dừng buổi họp khi mà bạn và nhà quản lý chỉ vừa thống nhất toàn bộ quy trình phỏng vấn. Bạn cần chuẩn bị sẵn quy trình phỏng vấn trước khi bạn phỏng vấn ứng viên đầu tiên và hiểu rõ những yêu cầu ở các bước phỏng vấn tiếp theo. 

Hãy gửi bảng tóm tắt quy trình phỏng vấn đến nhà quản lý và những người có liên quan. Nếu có những nhân viên lần đầu tham gia phỏng vấn cùng bạn, hãy cùng nhau xem lại các bước phỏng vấn và những câu hỏi mẫu. Hãy chuẩn bị sẵn những câu hỏi hay để có thể thu hoạch những thông tin mà bạn cần. Nếu ứng viên có thể dành cả tiếng đồng hồ để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, tại sao bạn không làm điều tương tự?
 
5. Sắp xếp buổi họp cập nhật việc tuyển dụng

Buổi họp tuyển dụng đầu tiên chỉ là bước đầu. Theo sát nhà quản lý một khi họ phỏng vấn được vài ứng viên để đảm bảo mục tiêu đề ra vẫn đang được chú trọng. Bạn có thể đã lọc được ứng viên đáp ứng tất cả những điều cần có, nhưng lại mất điểm bởi vì sự ưu tiên trong tiêu chí và quy trình tuyển dụng có thể thay đổi. Dành thời gian để rà soát, trao đổi sớm với nhà quản lý ở các bước, kể cả khi mọi thứ đều diễn ra tốt đẹp 

Không bao giờ là quá muộn để làm đúng cách. Nếu bạn liên tục bị từ chối khi gửi danh sách ứng viên, hãy dừng lại và sớm sắp xếp buổi họp cùng với nhà quản lý (có thể mời cả sếp của họ nếu bạn nghĩ điều đó hữu ích). Mục tiêu chính là tạo sự kết nối và thống nhất giữa các phòng ban để có thể tìm được ứng viên giỏi nhất.