Hướng dẫn cách làm bảng tính lương hàng tháng trên Excel

Bảng lương là công cụ không thể thiếu giúp bộ phận nhân sự tính toán và chi trả lương cho nhân viên một cách chính xác, minh bạch. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Excel vẫn là lựa chọn phổ biến nhờ vào tính linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh và tiết kiệm chi phí so với các phần mềm kế toán khác.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm bảng lương trên Excel, từ việc tạo bảng, thiết lập công thức tính lương, cho đến việc tính bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân đúng theo quy định mới nhất của năm 2025.

1. Hướng dẫn làm bảng tính lương hàng tháng trên excel

Bước 1: Xác định cấu trúc bảng tính lương

Để bắt đầu, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định cấu trúc bảng tính lương sao cho rõ ràng và hợp lý. Bạn cần:

• Tạo một sheet mới trong Excel để làm bảng tính lương.
• Xác định các cột cần có trong bảng tính lương, bao gồm: Mã NV, Họ tên, Chức vụ, Lương chính, Phụ cấp, Tổng thu nhập, Số ngày công, Lương đóng BHXH, Tạm ứng, Thuế TNCN và Thực lĩnh.

Bước 2: Chuẩn bị các sheet liên quan

Sau khi đã xác định cấu trúc bảng tính lương, bạn cần chuẩn bị các sheet hỗ trợ việc tính toán lương hàng tháng như:

• Sheet Danh sách nhân viên: Chứa thông tin cố định của nhân viên như Mã NV, Họ tên, Chức vụ, Lương cơ bản.
• Sheet Chấm công: Ghi lại số ngày công và giờ làm thêm của nhân viên trong tháng.

Bước 3: Nhập dữ liệu và áp dụng công thức tính

Khi đã chuẩn bị đầy đủ dữ liệu và các sheet liên quan, bạn cần nhập thông tin và áp dụng các công thức tính toán lương. Cụ thể:

• Lấy dữ liệu từ Sheet Danh sách nhân viên: Dùng các hàm như VLOOKUP hoặc INDEX/MATCH để lấy thông tin từ Sheet Danh sách nhân viên vào bảng lương.
• Tính lương chính: Lương chính có thể lấy từ Sheet Danh sách nhân viên hoặc tính theo số ngày công.
• Tính lương làm thêm: Nếu nhân viên có làm thêm giờ, sử dụng công thức: = [Lương chính] * [Số giờ làm thêm] * [Hệ số làm thêm].
• Tính phụ cấp: Tính các khoản phụ cấp theo quy định.
• Tính tổng thu nhập: Cộng lương chính, lương làm thêm và phụ cấp để ra tổng thu nhập.
• Tính các khoản trích theo lương: Tính các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định.
• Tính thuế TNCN: Sử dụng công thức tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp.
• Tính tạm ứng: Nhập số tiền nhân viên đã tạm ứng trong tháng.
• Tính lương thực lĩnh: Lương thực lĩnh được tính bằng công thức: Tổng thu nhập – (BHXH + BHYT + BHTN + Kinh phí công đoàn + Thuế TNCN + Tạm ứng).

Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh bảng tính

Cuối cùng, để bảng tính trở nên dễ dàng quản lý và kiểm tra, bạn cần thực hiện các điều chỉnh sau:

• Tạo bảng (Table): Dùng tổ hợp phím Ctrl + T để tạo bảng giúp quản lý dữ liệu dễ dàng hơn.
• Định dạng bảng tính: Định dạng bảng sao cho dễ đọc, ví dụ như thêm dấu phân cách hàng nghìn cho các cột tiền tệ và làm nổi bật các tiêu đề cột.

2. Những thông tin cần có trong bảng lương

Bảng lương không chỉ giúp doanh nghiệp thanh toán thu nhập cho nhân viên mà còn là công cụ quan trọng trong công tác kế toán, quyết toán thuế và quản lý nhân sự. Để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch, bảng lương cần bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin cá nhân của nhân viên: Bao gồm tên, chức vụ, và thông tin liên lạc như số điện thoại, email, v.v.
• Lương cơ bản: Là khoản tiền nhân viên nhận theo hợp đồng lao động, chưa tính các khoản thưởng, phụ cấp hay thu nhập khác.
• Số ngày làm việc thực tế: Số ngày làm việc của nhân viên trong tháng, từ đó tính toán mức lương tương ứng.
• Phụ cấp: Bao gồm phụ cấp không đóng bảo hiểm (như thuê nhà, ăn uống, xăng xe, điện thoại) và phụ cấp phải đóng bảo hiểm (như chức vụ, trách nhiệm, độc hại, nguy hiểm, khu vực, nặng nhọc).
• Thu nhập danh nghĩa: Tổng số tiền dự kiến mà nhân viên nhận, bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp.
• Lương gộp thực tế: Là số tiền nhân viên thực nhận sau khi đã trừ đi các khoản như tạm ứng và bảo hiểm.
• Thuế thu nhập cá nhân: Nhân viên ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên phải đóng thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
• Lương đóng bảo hiểm: Khoản tiền trích từ lương để đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.
• Lương thực lĩnh: Là số tiền nhân viên nhận được sau khi trừ đi các khoản thuế, bảo hiểm và tạm ứng.

3. Quy định về bảng tính lương

Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có quyền tự thiết kế mẫu bảng tính lương sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng, miễn là bảng lương đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu và thông tin theo yêu cầu của Luật Kế toán. Cụ thể, căn cứ vào Điều 9 Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định như sau:

“Các chứng từ kế toán không bắt buộc phải theo mẫu có sẵn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng mẫu biểu được ban hành kèm theo phụ lục số 3 của Thông tư này hoặc tự thiết kế bảng tính lương phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị, nhưng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung.”

Thêm vào đó, Điều 10 Thông tư 133/2016/TT-BTC cũng quy định:

“Các chứng từ kế toán đều là mẫu hướng dẫn, không bắt buộc. Doanh nghiệp có quyền tự thiết kế chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu và cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.”

Với các quy định trên, doanh nghiệp có thể linh hoạt thiết kế bảng tính lương sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng vẫn phải đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ theo các yêu cầu của pháp luật. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

4. Căn cứ để làm bảng tính lương Excel

Excel là phần mềm phổ biến nhất được sử dụng để tạo bảng tính lương, bất kể ngành nghề hay lĩnh vực. Công cụ này giúp bộ phận nhân sự thực hiện các tính toán liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các phúc lợi khác. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu làm bảng tính lương, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau:

• Hợp đồng lao động: Đảm bảo các điều khoản liên quan đến lương được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động.
• Mức lương tối thiểu vùng: Cần áp dụng mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành.
• Các khoản thuế TNCN: Xác định các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế thu nhập cá nhân.
• Thuế TNCN phải nộp: Tính toán chính xác số thuế thu nhập cá nhân mà nhân viên phải nộp.
• Các khoản bảo hiểm xã hội: Phân biệt các khoản phải đóng và không phải đóng bảo hiểm xã hội.
• Tỷ lệ trích bảo hiểm: Xác định tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội vào chi phí doanh nghiệp và vào lương của nhân viên.
• Bảng chấm công hoặc xác nhận công việc: Đảm bảo có bảng chấm công đầy đủ hoặc văn bản xác nhận công việc trong trường hợp nhân viên được trả lương khoán hoặc lương theo sản phẩm.

5. Cách tính các chỉ tiêu trong bảng lương Excel

5.1. Lương Chính

Lương chính là khoản tiền trả cho người lao động trong thời gian tham gia công việc, bao gồm tiền lương cấp bậc, thưởng và các phụ cấp khác trong quá trình làm việc. Lương chính cũng là căn cứ để tính mức đóng BHXH.

Lưu ý: Mức lương đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đó.

5.2. Các khoản phụ cấp

Các khoản phụ cấp có thể được chia thành hai nhóm:

• Không phải đóng BHXH: Bao gồm tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, chi phí nhà ở, hỗ trợ khi người thân qua đời, kết hôn, sinh nhật nhân viên, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…
• Cần đóng BHXH: Bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, khu vực, và các khoản phụ cấp khác.

Các khoản phụ cấp cũng có sự phân biệt về thuế TNCN:

Các Khoản Chi Phí	Được Miễn Thuế TNCN	Không Miễn Thuế TNCN
Tiền ăn giữa ca, ăn giữa trưa	x
Tiền điện thoại	x
Tiền công tác phí	x
Tiền trang phục	x
Tiền thưởng		x
Tiền xăng xe, đi lại		x
Tiền nuôi con nhỏ		x
Tiền phụ cấp		x
Tiền làm thêm giờ, nghỉ lễ, đêm	x

Lưu ý: Khoản tiền thuê nhà trả cho nhân viên sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế, nhưng không được vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế.

5.3. Tổng thu nhập

Tổng thu nhập được tính theo công thức:

Tổng thu nhập = Lương chính + Các khoản phụ cấp

5.4. Đếm ngày công

Ngày công là yếu tố quan trọng trong việc tính lương. Nhân sự cần dựa vào bảng chấm công để xác định số ngày công thực tế của nhân viên trong tháng. Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ việc này để thuận tiện và nhanh chóng.

5.5. Cách tính tổng lương thực tế

Lương tính theo thời gian (theo ngày, giờ, tháng) có thể áp dụng hai cách tính như sau:

Cách 1: Ngày công tính lương được tính theo “Ngày làm việc hành chính trong tháng”

Ngày làm việc hành chính trong tháng là những ngày nhân viên phải đi làm trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ hàng tuần theo thỏa thuận hợp đồng lao động.

Công thức tính như sau:

Tổng tiền lương thực tế = Lương tháng theo thỏa thuận x (Số ngày công đi làm thực tế / 26)
Thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi là những nội dung bắt buộc phải có trên hợp đồng lao động. Cách tính này dựa trên việc làm đầy đủ các ngày làm việc trong tháng.

Cách 2: Ngày công tính lương được xác định là “Số ngày cố định”

Số ngày cố định này có thể là 26/24/22 ngày, tùy vào thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động.

Công thức tính như sau:

Tổng lương thực tế = Lương tháng theo thỏa thuận / số ngày công hành chính của tháng x số ngày làm việc thực tế

Với cách này, doanh nghiệp có thể xác định ngày công theo số ngày cố định. Mỗi tháng sẽ tính theo số ngày cố định, ví dụ 24 ngày, dù có bao nhiêu ngày nghỉ trong tháng.

5.6. Lương đóng bhxh

Lương đóng BHXH là số tiền mà người lao động phải đóng vào hệ thống bảo hiểm xã hội để có thể tham gia và hưởng các quyền lợi trợ cấp từ BHXH, bao gồm các trường hợp như tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ thai sản, nghỉ hưu, v.v.

Lương đóng BHXH được tính theo công thức:

Lương đóng BHXH = Lương chính + các khoản phụ cấp phải đóng BHXH

5.7. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm năm 2025

Theo quy định, tỷ lệ trích bảo hiểm được tính như sau:

Các khoản bảo hiểm	Tỷ lệ trích vào chi phí DN	Tỷ lệ trích vào lương của NLĐ	Tổng
Bảo hiểm xã hội	17,5%	8%	25,5%
Bảo hiểm y tế	3%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp	1%	1%	2%
Tổng các khoản bảo hiểm	21,5%	10,5%	32%
Kinh phí công đoàn	2%		2%
Tổng các khoản BH và công đoàn	23,5%	10,5%	34%

5.8. Thuế TNCN phải nộp

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại thuế mà các cá nhân có thu nhập phải nộp cho Nhà nước, dựa trên mức thu nhập của họ. Mức thuế này được quy định cụ thể trong Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn. Theo quy định, thu nhập chịu thuế bao gồm mọi khoản thu nhập cá nhân nhận được từ nhiều nguồn khác nhau như lương, thưởng, thu nhập từ đầu tư, kinh doanh, chuyển nhượng tài sản, v.v.

Công thức tính Thuế TNCN phải nộp:

Thuế TNCN phải nộp = (Tổng thu nhập – Giảm trừ gia cảnh – Giảm trừ cá nhân) x Thuế suất

Lưu ý:

• Lao động hợp đồng từ 3 tháng trở lên: Tính theo biểu lũy tiến từng phần.
• Lao động thử việc, thời vụ, hợp đồng dưới 3 tháng: Khấu trừ 10% tổng thu nhập trước khi chi trả lương.

5.9. Tạm Ứng

Tạm ứng là số tiền nhân viên đã nhận trước ngày thanh toán lương. Phần tạm ứng này cần được khấu trừ khi tính lương.

5.10. Thực Lĩnh

Thực lĩnh là số tiền mà nhân viên thực tế nhận được sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ bắt buộc như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản phụ cấp, và các khoản tạm ứng nếu có.

Số tiền thực lĩnh có thể thay đổi tùy vào nhiều yếu tố, bao gồm mức lương cơ bản, số lượng và loại khoản khấu trừ (như bảo hiểm, thuế, tạm ứng), cũng như các quy định pháp lý và thuế của từng quốc gia hoặc địa phương. Do đó, mỗi nhân viên có thể có một mức lương thực lĩnh khác nhau dù cùng một mức lương cơ bản.

Thực lĩnh của nhân viên được tính bằng công thức:

Thực lĩnh = Tổng thu nhập – Khoản tiền BHXH trích vào lương – Thuế TNCN phải nộp (nếu có) – Tạm ứng (nếu có).

Khi thanh toán lương, nhân viên cần ký nhận vào bảng thanh toán để khoản chi này hợp lệ.

Kết luận

Bảng tính lương là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp đảm bảo sự minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật trong việc chi trả thu nhập cho người lao động. Việc xây dựng bảng lương không chỉ dựa vào các yếu tố cơ bản như lương chính, phụ cấp, và số ngày công, mà còn phải tính đến các khoản khấu trừ bắt buộc như thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội. Các doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định pháp lý và các yếu tố ảnh hưởng đến lương thực lĩnh để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước.

Để tối ưu hóa quy trình tính toán và quản lý lương, việc sử dụng phần mềm kế toán MISA SME là một giải pháp hữu hiệu. Phần mềm này giúp tự động hóa các công việc như tính toán lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm và thuế TNCN, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác trong các bảng lương. Đồng thời, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo các báo cáo tài chính, quản lý thu chi, và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.