“Mắt thần” của sếp nằm ở đâu?

Quản lý nhân viên thế nào cho thật tốt là bài toán đau đầu của nhiều nhà quản lý. Công việc bận rộn với lịch làm việc, họp hành kín mít, nhưng điều mong muốn của các sếp là dù ở đâu, trong văn phòng hay ngoài công ty, vẫn có thể biết nhân viên mình đang làm việc như thế nào.

Và để làm được điều đó, sếp phải có các phương tiện quản lý – giao tiếp hiện đại như e-mail, điện thoại, website, camera, kể cả trực tiếp từ người trợ lý hay thư ký của mình.

Trong cuộc sống hiện nay, ngoài vai trò là một nhà quản lý, các sếp vẫn luôn mong muốn cân bằng tốt cuộc sống gia đình, hài hòa được các mối quan hệ với bạn bè, vẫn thực hiện được các hoài bão, sở thích riêng của bản thân để cống hiến cho xã hội những giá trị đích thực; nhất là tạo lập được các mối quan hệ trong công việc để mở rộng và khẳng định vị trí của mình trên thương trường.

Có một thực tế là các sếp ở một số doanh nghiệp Việt Nam (DNVN) vẫn còn thói quen chỉ đạo trực tiếp, rất cảm tính bằng việc triệu tập các cuộc họp bất kỳ lúc nào trong giờ làm việc mà không có sự sắp xếp kế hoạch theo thời gian biểu, bất kể lúc đó nhân viên đang ở đâu, làm việc gì cũng phải tạm dừng. Việc này làm ảnh hưởng đến công việc và tiến độ sản xuất khiến nhiều nhân viên phản ứng ngầm. Việc quản lý truyền thống bằng phương pháp trực tiếp cũng có ưu điểm là giúp sếp nhận diện, nắm bắt tâm lý, có điều kiện gần gũi với cấp dưới và hiểu họ hơn. Tuy nhiên, cũng có những nhân viên vì lý do nào đó họ ngại khi phải đối diện với sếp hoặc diễn đạt ý kiến một cách khó khăn. Sếp còn quản lý gián tiếp thông qua người trợ lý thân cận hoặc thư ký của mình. Đây là “cái loa” thông tin hai chiều trực tiếp từ sếp đến nhân viên và ngược lại. Tuy nhiên, thông tin đôi khi có thể bị nhiễu, lệch hoặc chỉ một chiều do có sự báo cáo chủ quan của người trợ lý.

Hiện nay việc quản lý thông qua các phương tiện như mạng nội bộ, điện thoại, thẻ rất tiện lợi. Đây là những công cụ hiệu quả, được áp dụng triệt để, đỡ mất thời gian, ít tốn kém và ít phải di chuyển nhất.

– Mạng nội bộ: Đa số các công ty đều sử dụng mạng nội bộ kết nối toàn bộ máy tính của nhân viên, nhằm mục đích trao đổi thông tin nhanh và dễ kiểm soát. Tất cả mọi thông tin đều phải đi qua hệ thống mạng trong cơ quan và sếp là người có quyền cao nhất để kiểm soát những thông tin trong hệ thống này.

– Máy điện thoại cố định: Thiết bị này đã quá phổ biến. Quản lý qua điện thoại sẽ làm nhiều nhân viên ngao ngán, nhất là những “bà tám” hay dùng điện thoại cơ quan để trao đổi việc riêng. Tất nhiên, ở một số công ty có chế độ ghi âm tự động hay phần mềm quản lý thời gian và sếp kiểm soát được phần mềm này.

– Thẻ nhân viên: Đây là chiếc thẻ đeo của nhân viên khi ra vào cơ quan và cũng chính là công cụ kiểm soát thời gian đến và đi của họ. Đồng thời, việc đeo thẻ cũng giúp phân biệt, kiểm soát được khách lạ ra vào công ty.

Nếu như các phương tiện quản lý trên quá phổ biến và chỉ có thể kiểm soát ở từng hoạt động cụ thể, thì thời gian gần đây, việc quản lý qua camera lại được nhiều nhà quản lý quan tâm bởi tính tiện lợi, mang tính bao quát. Thông qua thiết bị này, sếp không chỉ tường tận “tai nghe” mà còn “mắt thấy” bằng các hình ảnh được truyền tải trực tiếp trên màn hình máy vi tính, đồng thời có thể lưu lại thông tin – hình ảnh với khoảng thời gian chính xác, để khi cần có thể mở ra xem. Ở vị trí sếp, dù ở bất cứ nơi nào, bất kỳ lúc nào, chỉ cần “một cú click” thì mọi hình ảnh, mọi thông tin mong muốn đều được thể hiện chính xác và trung thực.

Việc khen thưởng, xứ phạt công bằng cũng có thể dùng những hình ảnh được ghi lại từ đầu ghi hình camera, và nó là bằng chứng không thể chối khi muốn biết ai là người có lỗi dẫn đến bất hòa gây mất đoàn kết ờ công ty. Camera có thể đặt nơi mà mọi người có thể dễ dàng thấy được chúng, hay những nơi mà chẳng ai biết được, ngoài sếp. Và như vây, công cụ này vô tình tạo thành biện pháp rèn luyện ý thức, tác phong của nhân viên.

Ngoài những công việc bận rộn, nếu bạn an tâm được thấy hình ảnh sinh hoạt của gia đình con cái, thì động lực làm việc chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao.

Ngày nay, nhu cầu quan sát qua mạng bằng camera ngày càng trở nên thông dụng ở các nơi có lưu lượng người đông như siêu thị, cao ốc văn phòng, nhà máy… bằng hình ảnh được hiển thị trực tiếp trên màn hình máy tính.

Và khi mạng internet phát triển, việc quan sát từ xa bằng camera thông qua đầu ghi hình càng ngày càng dễ đàng và thuận tiện cho những nhà quản lý. Một đầu ghi hình camera có thể hỗ trợ họ quan sát ở nhiều camera với hình ảnh chất lượng cao cùng một thời điểm. Đầu ghi hình camera còn cho phép các nhà quản lý xem lại các hoạt động diễn ra trong công việc hay sinh hoạt gia đình những lúc mình đang bận công việc.

Nhờ vậy, sếp không chỉ quản lý trực tiếp tại công ty mà khi đi công tác cũng có thể quan sát bất kỳ nơi đâu, dù ở công ty hay gia đình mình, thông qua màn hình máy tính nhờ kết nối internet. Như vậy, với con mắt thứ ba này, dù ở xa, sếp vẫn có cảm giác gần gũi với gia đình và nhân viên của mình.