Hạch toán chuyên sâu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 – phải thu khách hàng

• Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ.
• Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

• Số tiền khách hàng đã trả nợ.
• Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
• Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
• Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
• Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.

• Số tiền còn phải thu của khách hàng.
• Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Kế toán thực hiện hạch toán tài khoản 131 với một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu như sau:

1. Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán).
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế GTGT) (5111, 5112, 5113, 5117).
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Tổng giá thanh toán) (5111, 5112, 5113, 5117).

2. Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại:

• Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT).
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
• Có TK 111, 112,. . .

• Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại.
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

3. Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán:

• Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT).
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá).

• Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán.
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

4. Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có) liên quan đến sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp, ghi:

• Nợ các TK 111, 112,. . .
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi).

5. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

6. Số chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

• Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại.
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

7. Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

• Nợ các TK 111, 112,. . .
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

8. Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:

• Nợ TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng.
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
• Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng.
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

8.2. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

8.3. Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:

• Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng.
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

8.4. Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (ví dụ: Sự chậm trễ do khách hàng gây nên; sai sót trong các chỉ tiêu kỹ thuật hoặc thiết kế và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:

• Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng.
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

8.5. Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:

• Nợ các TK 111, 112,. . .
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

9. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng tại đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu:

• Nợ các TK 111, 112,. . .
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu).

9.2. Khi chuyển tiền hoặc vay ngân hàng để ký quỹ mở LC (Nếu thanh toán bằng thư tín dụng), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

• Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
• Có các TK 111, 112, 311,. . .

• Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (Nếu hàng mua đang đi đường).
• Nợ TK 156 – Hàng hóa (Nếu hàng về nhập kho).
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết cho từng người bán).

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu).
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết người bán nước ngoài).

• Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
• Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu).

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu).
• Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu).

• Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
• Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu).
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

• Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
• Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu).
• Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu).
• Có TK 156 – Hàng hóa (Giá trị hàng nhập khẩu đã bao gồm các khoản thuế phải nộp).
• Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

9.4. Đối với phí uỷ thác nhập khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác nhập khẩu, ghi:

• Nợ các TK 131, 111, 112,. . . (Tổng giá thanh toán).
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113).
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

9.5. Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu liên quan đến hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu (Phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho, thuê bãi chi bốc xếp, vận chuyển hàng. . .), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu).
• Có các TK 111, 112,. . .

9.6. Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (Nếu đơn vị uỷ thác nhờ nộp hộ vào NSNN các khoản thuế này), và các khoản chi hộ cho hoạt động nhập khẩu uỷ thác, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi:

• Nợ các TK 111, 112,. . .
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu).

9.7. Khi thanh toán hộ tiền hàng nhập khẩu với người bán cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết cho từng người bán).
• Có các TK 112, 144,. . .

9.8. Khi nộp hộ thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt vào NSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

• Nợ các TK 3331, 3332, 3333,. . .
• Có các TK 111, 112,. . .

9.9. Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục nộp các loại thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, đơn vị uỷ thác nhập khẩu tự nộp các khoản thuế này vào NSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đơn vị uỷ thác nhập khẩu đã nộp vào NSNN, ghi:

• Nợ các TK 3331, 3332, 3333,. . .
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu).

10. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (Theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (Tính theo giá hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:

• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
• Nợ TK 156 – Hàng hoá.
• Nợ TK 611 – Mua hàng (Trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

11. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ:

• Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Số đã lập dự phòng).
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Số chưa lập dự phòng).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

Đồng thời, ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó.

12. Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
• Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

• Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

Theo Nice Accounting