Hoạt dộng của doanh nghiệp cần cân đối với hiệu quả kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một hoạt động thường nhật không thể thiếu trong quản trị DN, được áp dụng tại bất cứ DN nào, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên, mặc dù áp dụng hàng ngày, nhưng khái niệm KSNB chưa được hiểu và áp dụng một cách đúng đắn và bài bản tại nhiều DN Việt Nam. Hệ quả là hệ thống KSNB không phát huy hết tác dụng, dẫn đến hiệu quả hoạt động của DN bị hạn chế. Vậy, KSNB phải được hiểu và áp dụng như thế nào nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của DN?

Các yếu tố cấu thành khung KSNB

“Kiểm soát” được định nghĩa là bất kỳ hành động nào được thực hiện để giảm nhẹ hoặc quản lý rủi ro và giúp cho các hoạt động kinh doanh/ quy trình đạt được mục tiêu của DN. KSNB là quy trình được thiết kế, thực hiện và duy trì bởi những người chịu trách nhiệm về quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác nhằm đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu đề ra, liên quan đến: độ tin cậy của báo cáo tài chính và các thông tin liên quan khác; hiệu quả của hoạt động kinh doanh; tuân thủ pháp luật và các quy định pháp lý.

Ủy ban Các tổ chức tài trợ (COSO) đã xác định các yếu tố cấu thành nên khung KSNB như sau:

Mục tiêu kiểm soát:

– Hoạt động: Sử dụng nguồn lực hợp lý và hiệu quả
– Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính chính xác và tin cậy
– Tuân thủ: Tuân thủ quy định và luật pháp

– Môi trường kiểm soát: Phản ánh triết lý quản lý và phong cách hoạt động – “tiếng nói từ phía trên” và bao gồm tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực của nhân sự trong DN.
– Đánh giá rủi ro: Là sự nhận diện và phân tích các rủi ro liên quan. Đánh giá rủi ro thiết lập các mục tiêu, gắn liền các mục tiêu này với các cấp khác nhau trong DN một cách thống nhất.
– Các hoạt động kiểm soát: Bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực thi các định hướng quản lý. Hoạt động kiểm soát được triển khai tại DN, ở tất cả các phòng ban chức năng và ở các cấp quản lý.
– Trao đổi thông tin: Hệ thống thông tin lập báo cáo, bao gồm thông tin hoạt động, tài chính và tuân thủ. Trao đổi thông tin diễn ra ở mọi góc độ của DN: rộng hơn, từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và trong toàn DN.

– Giám sát: Quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của toàn DN. Giám sát diễn ra trong suốt quá trình hoạt động.

KSNB không chỉ dừng lại ở quan điểm truyền thống là tập trung vào vấn đề tài chính. KSNB hiện nay còn tập trung nhiều vào quản lý rủi ro, mở rộng các yêu cầu về tuân thủ ra các vấn đề phi tài chính khác. KSNB cũng chuyển từ kiểm soát sang xu hướng cải tiền quy trình.

Như vậy, một hệ thống KSNB hiệu quả giúp DN tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng; giúp giảm rủi ro thiệt hại đến uy tín và danh tiếng của DN; đảm bảo việc tuân thủ với các quy định về pháp lý, chính sách và các quy định, thủ tục nội bộ; góp phần duy trì một hệ thống báo cáo tài chính và quản lý đáng tin cậy.

Vấn đề ở đây là làm thế nào để pháp huy được hiệu quả của hệ thống KSNB trong mỗi DN.

Cân bằng giữa mức độ kiểm soát và hiệu quả hoạt động

Ngày nay, các DN đã và đang nhận thức rõ tầm quan trọng của KSNB, bởi vì một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ giúp DN tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng và là nền tảng giúp DN hoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững. Tuy nhiên, không phải DN nào cũng có thể tìm ra cách thức kiểm soát phù hợp. Kiểm soát cũng giống như túi khí an toàn trong xe hơi, được đặt tại nơi được cho nhiều là rủi ro. Nhiệm vụ của nhà sản xuất là mang lại sự an toàn cho người sử dụng, nhưng cũng đảm bảo tính tiện ích và thẩm mỹ của chiếc xe đó. Tương tự như vậy, với các DN, câu trả lời không chỉ dừng lại ở việc liệu DN đó có thể kiểm soát được các rủi ro tiềm tàng hay không, mà DN có thể kiểm soát rủi ro đó như thế nào để hiệu quả hoạt động kinh doanh vẫn được đảm bảo.

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin tự giới thiệu phương pháp tối ưu hóa hệ thống KSNB (xem hình 1). Theo đó, trọng tâm là việc cân bằng giữa mức độ kiểm soát và hiệu quả hoạt động.