Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ giúp doanh nghiệp hội nhập hiệu quả

Việc lập dự toán hàng tồn kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh (SX-KD) và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp (DN), qua nghiên cứu tình hình thị trường và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình SX-KD để lập dự toán về các chỉ tiêu quản lý. Sau khi nghiên cứu tổng hợp, đóng góp ý kiến, sửa chữa, bổ sung hoàn chỉnh và được phê duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức.

Hiện nay, công tác lập dự toán hàng tồn kho ở các DN sản xuất còn rất đơn giản, chưa đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý.

Để lập dự toán hàng tồn kho cuối kỳ hợp lý các DN thường dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời dựa vào các dự án, các hợp đồng đang thực hiện. Việc xác định số lượng hàng phải đặt mỗi lần, thời điểm đặt hàng và dự trữ mức an toàn đều chủ yếu dựa theo kinh nghiệm dày dạn của các nhà quản lý.

Việc lập kế hoạch hàng tồn kho của các DN căn cứ vào lượng tồn kho thực tế tại các kho. Công tác kế hoạch đặt hàng thường được xác định theo nhu cầu số lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất cho khoảng thời gian là 3 tháng. Thời điểm đặt mua hàng đều do Phòng Kinh doanh báo về Phòng kế toán tài chính khi thấy nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sắp hết để được tạm ứng kinh phí mua nguyên vật liệu.

Để đảm bảo tiến độ sản xuất và đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, các đội trưởng phân xưởng sản xuất căn cứ vào lượng nguyên vật liệu sản xuất dùng trong một ngày để xác định mức tồn kho nguyên vật liệu đủ đáp ứng sản xuất trong vòng khoảng 3 tuần, sau đó báo lên để kế hoạch mua nguyên vật liệu.

Việc thu thập thông tin về hàng tồn kho tại các DN sản xuất hiện nay vẫn còn chưa được chặt chẽ. Việc tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu công tác quản trị hàng tồn kho còn hết sức đơn giản, chưa thực sự hỗ trợ cho công tác quản lý hàng tồn kho của DN.

Mục tiêu ban đầu của lãnh đạo các DN sản xuất đặt ra đối với công tác phân tích tài chính nói chung và phân tích hàng tồn kho nói riêng là chỉ dừng lại ở việc đánh giá tổng kết tình hình trong năm thực hiện chứ chưa được sử dụng như một công cụ hữu hiệu để quản lý hoạt động SX-KD. Việc phân tích tài chính chỉ được tiến hành chính thức một lần vào thời điểm cuối năm. Sau khi hoàn thành xong các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính và nộp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, các số liệu kế toán tài chính được tập hợp, sắp xếp và phân loại. Trên cơ sở các thông tin đã xử lý, các DN phân tích tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng hàng tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định phục vụ yêu cầu quản lý của DN.

Hiện nay, các DN chưa tổ chức được công tác kế toán quản trị và nếu có thì cũng rất đơn giản, tự phát. Một trong những nguyên nhân đó là các DN hiện nay chưa thực sự coi trọng việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán quản trị. Cho đến nay, Nhà nước vẫn chưa có văn bản, thông tư nào hướng dẫn kế toán quản trị đối với các DN.

Dự toán về hàng tồn kho là một trong những dự toán cơ bản, quan trọng trong hệ thống dự toán của DN, có liên quan mật thiết đến việc xác định các dự toán khác. Do vậy, dự toán về hàng tồn kho cần được xây dựng chính xác, tiên tiến, phù hợp với khả năng, điều kiện của DN. Dự toán hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, quản lý, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn của DN. Dự toán hàng tồn kho thường được lập hàng năm, phù hợp với năm tài chính, đảm bảo cho việc phân tích, đánh giá.

– Về hoàn thiện việc lập kế hoạch mua hàng: Việc lập kế hoạch mua hàng được thực hiện hàng tháng tại các DN sản xuất, được lập trên cơ sở các dự toán về nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ. Như vậy, DN đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định và hạn chế được việc tăng giá cả. Trên cơ sở nhận thức được việc lập kế hoạch mua hàng, kế toán quản trị xác định việc phải làm đó là ghi chép, tính toán, phản ánh toàn bộ các thông tin liên quan đến hoạt động về hàng mua để phục vụ việc quản trị SX-KD có hiệu quả…

– Về định mức hàng tồn kho: Việc xây dựng được định mức hàng tồn kho tối ưu có liên hệ với việc xác định được lượng hàng tối ưu và tiến độ nhập hàng phù hợp; Khi xác định lượng đặt hàng tối ưu còn phải tính đến yếu tố biến động của giá cả thị trường, rủi ro nguồn hàng và việc phân tích lượng hàng dự trữ an toàn.

– Về quyết định tồn kho: Để đi đến quyết định hàng tồn kho DN cần phải tìm hiểu các chi phí gắn với hàng tồn kho, cụ thể:

– Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí giao nhận hàng…

– Chi phí bảo quản hàng tồn kho gồm chi phí tiền lương nhân viên bảo quản, tiền thuê kho bãi, bảo quản chống trộm và cháy, chi phí sổ sách, hao hụt định mức…

– Chi phí do thiếu hàng tồn kho làm cho quá trình SX-KD bị gián đoạn.

Khi quyết định tồn kho phải quan tâm đến hai vần đề sau: Phải xác định lượng hàng tồn kho ở mức nào cần phải mua thêm; và phải xác định lượng hàng mua trong một lần mua thêm.

Nếu mua đủ nhu cầu và đúng định mức cần mua thêm sẽ làm giảm tối đa chi phí hàng tồn kho. Trong trường hợp hàng đặt nhận được không chậm trễ hoặc quá trình sản xuất đúng như dự kiến lượng hàng sản xuất cho mỗi ngày thì không cần thiết phải có lượng hàng tồn kho an toàn.

– Về chứng từ kế toán: Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng DN. Cụ thể hóa và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ DN…

– Về tài khoản kế toán: DN căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho DN để chi tiết hóa theo các cấp phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị cho các nhà quản lý DN. Tuy nhiên, việc chi tiết hóa các tài khoản phải đảm bảo không được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên tài khoản…

– Về sổ kế toán: DN căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán. Các DN có thể thiết kế các mẫu sổ phù hợp với yêu cầu quản lý theo các loại hàng tồn kho, theo từng bộ phận, từng công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị.

– Về lập báo cáo kế toán quản trị: Báo cáo hàng tồn kho là một trong những báo cáo kế toán quản trị phản ánh một cách chi tiết tình hình hàng tồn kho của DN theo từng loại, từng thứ hàng phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh. Ban quản trị thường ưu tiên quan tâm đến các vấn đề như quyết định khi nào đặt mua hàng tồn kho (xác định thời gian) và mỗi lần mua thì phải mua bao nhiêu (lượng đặt mua kinh tế nhất). Việc xây dựng biểu mẫu báo cáo cần được đảm bảo các yếu tố cụ thể sau:

(i) Phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu chi tiết, cụ thể do yêu cầu quản trị kinh doanh đặt ra như các khoản mục chi tiết của giá thành hàng mua cho từng loại hàng tồn kho.

(ii) Trong báo cáo phải ghi thông tin kế toán thực tế, đồng thời phải ghi cả số liệu kế hoạch hoặc dự toán làm căn cứ so sánh, đánh giá khi sử dụng thông tin trong báo cáo kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu sử dụng thông tin.