Ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được các nước Châu Âu bắt đầu sử dụng từ năm 2001, trong đó phát triển mạnh ở Pháp và Đức. Ba nước có nền chính phủ điện tử khá tốt và sử dụng HĐĐT phổ biến là Canada, Đài Loan và Hàn Quốc. Tuy nhiên, khi áp dụng hóa đơn điện tử, các nước này đã thực hiện việc kê khai thuế điện tử, hải quan điện tử tới 90%, cộng với sự giúp sức bằng một nền hành chính công điện tử khá mạnh. Trong khi đó tại Việt Nam, chúng ta bắt đầu áp dụng HĐĐT khi các giao dịch điện tử còn đang trong quá trình thử nghiệm.

Theo ông Cao Anh Tuấn, Vụ trưởng Vụ chính sách (Tổng Cục Thuế): HĐĐT ở Việt Nam ra đời trong hoàn cảnh đặc thù, do đó mọi chính sách cũng phải theo hướng “cởi trói”, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp và người dân, bởi chính họ mới là đối tượng phục vụ. Tổng Cục Thuế khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng HĐĐT, đẩy mạnh quá trình điện tử hóa thủ tục thuế từ kê khai thuế, nộp thuế cho tới sử dụng hóa đơn.

Nếu những vướng mắc về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP được tháo gỡ tại Thông tư 153/2010/TT-BTC mới điều chỉnh về hóa đơn giấy (hóa đơn doanh nghiệp tự in hoặc đặt in), thì “Thông tư hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ” là bước tiếp theo trong quá trình thúc đẩy sử dụng HĐĐT tại các doanh nghiệp. Thông tư về Khi HĐĐT ra đời sẽ góp phần hoàn thiện tính pháp lý trong giao dịch hóa đơn, thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử diện rộng vào năm 2011.

Thực tế, tại các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài và các Tổng công ty lớn đã sử dụng HĐĐT từ lâu. Bà Đinh Thị Hiền, chuyên gia Thuế của Vietnam Airline cho biết, đơn vị này đã sử dụng hóa đơn điện tử từ năm 2008 theo tiêu chuẩn chung của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế IATA (International Air Transport Association). Việc xuất hóa đơn điện tử là nghiệp vụ bắt buộc, dùng cho mọi đối tượng khách hàng, kể cả khách hàng cá nhân dù họ có yêu cầu hay không. Việc in hay không in để làm căn cứ thanh toán sẽ do người sử dụng hóa đơn quyết định, nhưng với các nước tiên tiến, khi mạng của cơ quan thuế đã cập nhật được số hóa đơn của doanh nghiệp thì việc in hóa đơn điện tử cũng là việc… không cần thiết.

Điện tử thì… không in

Tuy nhiên, việc sử dụng HĐĐT vẫn hết sức mới mẻ tại Việt Nam. Tại buổi hội thảo về việc xây dựng Thông tư khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử do Tổng Cục Thuế tổ chức tháng 11/2010 vừa qua, đơn vị này đã nhận được khá nhiều góp ý và sự ủng hộ từ chính các doanh nghiệp trong quá trình hoàn thiện thông tư này.

Theo các doanh nghiệp, đã điện hóa thì HĐĐT không cần phải in ra để báo cáo cơ quan thuế nữa. Việc khởi tạo, sử dụng, hủy HĐĐT… cũng cần có những cơ chế “cởi trói” quyết liệt; chuẩn định dạng, mẫu hóa đơn và số/ký tự hóa đơn cũng cần có sự quản lý thống nhất tránh sự chồng chéo… để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng và báo cáo với cơ quan thuế.

Liên quan đến việc in hóa đơn, đại diện Dust Bank và HSBC cho rằng, đã điện tử thì không phải in. Bởi nếu phải in ra, rồi lại đóng dấu mang báo cáo cơ quan thuế hay kiểm tra khi vận chuyển hàng hóa thì không còn là… điện tử. Theo bà Lâm Bích Ngọc, Ngân hàng HSBC, số lượng tờ khai, số hóa đơn và nội dung hóa đơn đều được các doanh nghiệp coi đây là tài sản, là dữ liệu bắt buộc phải lưu trữ. Do vậy nếu cứ xuất hóa đơn, in rồi đóng dấu thì điện tử hóa còn phiền hà hơn trước.

Nếu theo Luật kế toán, hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử sau này nói riêng cũng là một chứng từ kế toán ban đầu, do vậy theo mọi chứng từ vẫn phải in… “Thông tư về HĐĐT ra đời, nên quy định HĐĐT không cần phải in, HĐĐT chỉ in khi khách hàng có nhu cầu chuyển sang hóa đơn giấy. Điều này sẽ tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp, bởi nếu việc in hóa đơn ra chỉ nhằm mục đích… trình báo cơ quan thuế”, bà Ngọc phân tích.

Liên quan đến vấn đề đánh số/ký tự trên hóa đơn (hiện Tổng Cục Thuế đang đánh 7 chữ số trên hóa đơn để quản lý – PV), ông Đỗ Bảo Chung, Tập đoàn EVN cho rằng: chỉ cần Tổng Cục Thuế quy định thống nhất việc định dạng chuẩn dữ liệu, nâng độ mở công nghệ đối với các mẫu hóa đơn điện tử (trong nước và quốc tế) và thống nhất quản lý số hóa đơn của mình thì khách hàng có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn và cơ quan thuế cũng dễ ràng kiểm tra, kiểm soát.

Nếu doanh nghiệp cần đánh số riêng, thì có thể sử dụng 2 dãy số ký tự song song, một là dãy số 7 chữ số do cơ quan thuế quy định, một dãy số là của riêng doanh nghiệp quản lý theo mục đích riêng. Như vậy khi đánh số theo quy định của Tổng Cục Thuế, các doanh nghiệp nước ngoài cũng không cần phải sửa lại cách đánh số, mà chỉ cần in thêm dãy số của mình trong quá trình thiết kế mẫu HĐĐT của mình, bên cạnh những thông số bắt buộc do cơ quan thuế yêu cầu.

Theo ông Cao Anh Tuấn, những kiến nghị của doanh nghiệp là hoàn toàn chính đáng. Thông tư về hóa đơn điện tử với hướng sẽ “cởi trói” mọi vướng mắc cho doanh nghiệp, do vậy những quy định đánh số hóa đơn, nội dung ghi trên hóa đơn, sử dụng hóa đơn… không đơn thuần là quy định của cơ quan thuế mà sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa.