Chân dung một nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp

Quản trị văn phòng tương ứng với vị trí nhân viên lưu trữ – văn thư hoặc nhân viên hành chínhnói chung. Không như nhân viên bộ phận khác việc của ai người ấy làm thì một nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty. Hiện nay, hầu hết tất cả các công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông.

Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Đây là vị trí mà hầu như công ty nào cũng cần, đặc biệt là các công ty về kiểm toán, họ có hẳn một bộ phận riêng để thực hiện công việc này.

Luôn cần có kỹ năng quản lý nhân sự

Với người quản lý nhân sự, tất cả các hồ sơ, tài liệu công việc cần phải được sắp xếp và người quản lý nguồn nhân sự thường làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau của ngành nghề kinh doanh.

Tuy với người quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc.

Luôn xác định mối quan tâm của nhân viên

Thiết lập mục tiêu cho nhân viên không phải làcông việc bạn làm theo ý thích của bản thân mà cần dựa trên khả năng và sự quan tâm của nhân viên – những người trực tiếp thực hiện công việc. Nếu như bạn không thể xác định được sự quan tâm, khả năng và thế mạnh thực sự của họ thì rất khó để bạn có thể giúp nhân viên của mình hoàn thành công việc bạn đặt ra

Luôn có kỹ năng tổ chức

Do đặc tính của công việc này là bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều nhân viên và các cấp trên với nhiều tính cách trái chiều, đa dạng. Do đó bạn phải có kỹ năng tổ chức trong một số công việc như Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

Đơn giản hóa công việc

Do đây là công việc có liên quan đến lĩnh vực lưu trữ và quản trị văn phòng nói chung do đó bạn sẽ luôn luôn phải đứng ra giải quyết mọi vấn đề. Do đó, bạn hãy đơn giản hóa những công việc này để giải quyết một cách nhẹ nhàng nhất để tránh stress và làm việc một cách hiệu quả nhất

Tạo ra một làm việc hợp lý

Việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên được xem là yếu tố mang tính chiến lược trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Họ sẽ phải đánh giá được hân viên nào bị tác động nhiều nhất? Chất lượng công việc bị ảnh hưởng như thế nào? Muốn vậy họ phả biết cách lên kế hoạch để công việc được hoàn tất để tránh lãng phí năng lực con người để tạo ra một ngày làm việc hợp lý nhất