Bạn đang băn khoăn chứng từ khấu trừ thuế TNCN lấy ở đâu và cần chuẩn bị những gì để quyết toán thuế đúng quy định? Đây là một trong những giấy tờ quan trọng nhưng lại thường bị bỏ sót hoặc hiểu sai trong quá trình kê khai thuế. Nếu bạn chưa rõ cách xin, nơi cấp hay nội dung cần kiểm tra trên chứng từ, hãy theo dõi bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME để được hướng dẫn chi tiết và tránh các rủi ro không đáng có khi quyết toán thuế.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?
Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin nhận diện chứng từ: Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ
- Thông tin bên chi trả thu nhập: Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức/cá nhân thực hiện chi trả
- Thông tin người nhận thu nhập: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (Nếu có) hoặc số định danh cá nhân
- Quốc tịch: Áp dụng đối với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam
- Thông tin về thu nhập và thuế: Bao gồm loại thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp từ thiện/nhân đạo/khuyến học và số thuế đã bị khấu trừ
- Thời điểm lập chứng từ: Ngày, tháng, năm phát hành chứng từ
- Xác nhận của bên chi trả: Họ tên và chữ ký của người đại diện trả thu nhập
Lưu ý, trong trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ sẽ được thay thế bằng chữ ký số theo quy định.
2. Lấy chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?
Theo hướng dẫn tại Công văn 2015/CTTPHCM-TTHT năm 2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ quyết toán thuế. Tài liệu này dùng để chứng minh số thuế đã bị khấu trừ, đã tạm nộp hoặc đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Khoản 2 điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bơi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người có thu nhập.
Nơi cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Người lao động hoặc cá nhân có thu nhập sẽ nhận chứng từ khấu trừ thuế trực tiếp từ đơn vị chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập). Đây chính là nguồn cấp chứng từ chính và bắt buộc theo quy định.
Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, chứng từ phải được lập đúng định dạng dữ liệu của cơ quan thuế và người nộp thuế có thể sử dụng bản in chuyển đổi từ chứng từ điện tử để phục vụ các thủ tục liên quan.
Lưu ý, với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức chi trả thu nhạp thì sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Quy định cấp chứng từ theo từng trường hợp cụ thể
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể cấp chứng từ theo từng lần khấu trừ hoặc cấp gộp cho nhiều lần trong cùng một năm tính thuế khi có yêu cầu
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
- Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập đã chấm dứt hoạt đông và không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào dữ liệu quan lý để xem xét, xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất hiện nay
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất hiện nay là Mẫu số 03/TNCN, được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Đây là mẫu chứng từ áp dụng thống nhất cho các tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế TNCN khi chi trả thu nhập.
Xem và tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất tại đây:
Có thể thấy, việc hiểu rõ chứng từ khấu trừ thuế TNCN lấy ở đâu và cách sử dụng đúng quy định sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình quyết toán thuế, đồng thời hạn chế sai sót dẫn đến bị truy thu hoặc chậm hoàn thuế. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ và liên hệ sớm với đơn vị chi trả thu nhập nếu chưa được cấp để đảm bảo quyền lợi của mình.
Nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn trong việc quản lý và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, việc áp dụng công nghệ sẽ giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình. Với phần mềm kế toán MISA SME, doanh nghiệp có thể tự động tính toán số thuế cần khấu trừ, lập chứng từ đúng mẫu quy định và hạn chế tối đa sai sót khi kê khai. Đặc biệt, khi kết nối với AMIS Thuế TNCN, toàn bộ dữ liệu được đồng bộ nhanh chóng, hỗ trợ lập tờ khai và quyết toán dễ dàng. Đây là giải pháp hiệu quả giúp kế toán tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình xử lý thuế.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
