Hướng dẫn thành lập địa điểm kinh doanh mới nhất

Trong quá trình mở rộng hoạt động, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thành lập địa điểm kinh doanh để tối ưu chi phí và đơn giản hóa thủ tục so với chi nhánh. Tuy nhiên, dù quy trình không quá phức tạp, doanh nghiệp vẫn cần nắm rõ quy định pháp lý, hồ sơ và nghĩa vụ liên quan để tránh rủi ro xử phạt.

Trong bài viết dưới đây, phần mềm kế toán MISA SME sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ toàn bộ quy trình, hồ sơ và lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này, từ đó triển khai đúng quy định và tối ưu hiệu quả vận hành.

1. Địa điểm kinh doanh là gì?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể, có thể đặt ngoài trụ sở chính hoặc khác với địa chỉ chi nhánh. Đây là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân độc lập.

Về đặc điểm, địa điểm kinh doanh có một số điểm cần lưu ý:

• Không có tư cách pháp nhân, không được nhân danh độc lập để giao dịch
• Không có con dấu riêng và thường không được trực tiếp ký kết hợp đồng
• Có thể đặt cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính
• Phù hợp với mô hình mở rộng quy mô nhỏ như cửa hàng, showroom, văn phòng giao dịch

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình này để tiết kiệm chi phí vận hành, đồng thời vẫn đảm bảo mở rộng phạm vi kinh doanh nhanh chóng mà không cần thực hiện các thủ tục phức tạp như thành lập chi nhánh.

2. Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh

Khi thực hiện thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật. So với các loại hình phụ thuộc khác như chi nhánh hay văn phòng đại diện, hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh tương đối đơn giản.

Về cơ bản, bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo lập địa điểm kinh doanh theo mẫu quy định
  • Nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp: thông báo địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
  • Nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh:  thông báo địa điểm kinh doanh do người đứng đầu chi nhánh ký.

• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật)
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền, cụ thể:
  • Công dân Việt Nam: CCCD/CMND/hộ chiếu còn hiệu lực
  • Người nước ngoài: hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế còn hiệu lực

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp tư nhân đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư, khi thực hiện thủ tục liên quan đến địa điểm kinh doanh, có thể cần bổ sung thêm hồ sơ:

• Trường hợp tiếp tục hoạt động tại cùng tỉnh với trụ sở chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:
  • Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-14 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
  • Bản sao Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.
• Trong trường hợp địa điểm kinh doanh đặt tại khác tỉnh, thủ tục sẽ được thực hiện theo quy định riêng tại Khoản 3 Điều 97 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, liên quan đến việc đăng ký và cập nhật thông tin với cơ quan quản lý tại địa phương mới.

3. Thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh năm 2026

Quy trình thành lập địa điểm kinh doanh hiện nay tương đối đơn giản, tuy nhiên doanh nghiệp cần nắm rõ sự khác biệt giữa từng trường hợp để thực hiện đúng cơ quan tiếp nhận và nghĩa vụ pháp lý. Theo quy định mới, thủ tục được thực hiện theo hướng thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh và được xử lý trong thời gian ngắn.

3.1. Quy trình chung khi thành lập địa điểm kinh doanh

Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi doanh nghiệp thực hiện thành lập địa điểm kinh doanh, cần tiến hành thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn quy định. Quy trình được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp thông báo lập địa điểm kinh doanh

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thành lập, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh. Đây là bước bắt buộc để cơ quan quản lý ghi nhận thông tin hoạt động của đơn vị phụ thuộc.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và xử lý:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, thông tin địa điểm kinh doanh sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung

3.2. Thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh

Đối với trường hợp thành lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh, thủ tục tương đối đơn giản do cùng cơ quan quản lý với trụ sở chính.

• Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
• Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp, qua bưu điện hoặc thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Thời gian xử lý vẫn áp dụng chung là khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

3.3 Thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh khác tỉnh

Trường hợp thành lập địa điểm kinh doanh khác tỉnh, doanh nghiệp cần lưu ý về sự khác biệt trong cơ quan tiếp nhận hồ sơ và quản lý thuế.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình thực hiện vẫn theo hình thức thông báo, nhưng hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh (khác với nơi đặt trụ sở chính).

Về hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thông báo lập địa điểm kinh doanh theo mẫu quy định
• Người ký thông báo là người đại diện theo pháp luật nếu trực thuộc công ty hoặc người đứng đầu chi nhánh nếu trực thuộc chi nhánh

Quy trình xử lý hồ sơ diễn ra tương tự:

• Nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập
• Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc
• Cơ quan đăng ký sẽ cập nhật thông tin hoặc yêu cầu bổ sung nếu cần

4. Mẫu thông báo thành lập địa điểm kinh doanh mới nhất

Thông báo về việc lập địa điểm kinh doanh được quy định tại  Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT

Tải xuống: Mẫu thông báo thành lập địa điểm kinh doanh mới nhất

5. Một số câu hỏi về thành lập địa điểm kinh doanh

Câu 1: Địa điểm kinh doanh có được hoạt động trước khi được cấp giấy chứng nhận không?

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng nếu tiến hành hoạt động kinh doanh khi chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

Do đó, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký và được cơ quan có thẩm quyền ghi nhận trước khi đưa địa điểm vào hoạt động thực tế.

Câu 2: Mất Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh có được cấp lại không?

Trường hợp giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng hoặc tiêu hủy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đề nghị cấp lại.

Theo khoản 2 Điều 68 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp hoặc chi nhánh cần gửi văn bản đề nghị đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp giấy phép. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan này sẽ xem xét và cấp lại trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Câu 3: Thông tin trên Giấy chứng nhận bị sai có được điều chỉnh không?

Trong trường hợp phát hiện thông tin trên giấy chứng nhận không chính xác so với hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp có quyền yêu cầu điều chỉnh.

Căn cứ khoản 3 Điều 39 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần gửi văn bản đề nghị hiệu chỉnh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính để được xử lý.

Kết luận

Việc thành lập địa điểm kinh doanh là giải pháp linh hoạt giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà không phát sinh quá nhiều thủ tục phức tạp. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy trình đăng ký, nghĩa vụ thuế và quản lý tài chính chặt chẽ giữa các đơn vị phụ thuộc.

Trong thực tế, việc theo dõi doanh thu, chi phí và kê khai thuế cho nhiều địa điểm kinh doanh có thể trở nên phức tạp nếu không có công cụ hỗ trợ phù hợp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn phần mềm kế toán MISA SME để:

• Quản lý tập trung dữ liệu kế toán của nhiều địa điểm
• Tự động hóa hạch toán và lập báo cáo tài chính
• Hỗ trợ kê khai thuế nhanh chóng, chính xác

👉 Doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai phần mềm kế toán MISA SME ngay từ giai đoạn đầu để tối ưu quản trị tài chính và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật một cách hiệu quả