Hướng Dẫn Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Từ A–Z (Cập Nhật 2026)

Bạn đang có ý định kinh doanh nhỏ lẻ nhưng chưa rõ thủ tục đăng ký hộ kinh doanh bắt đầu từ đâu? Đừng bỏ qua những quy định mới nhất và quy trình chi tiết trong bài viết này! Tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây của phần mềm quản lý kế toán MISA SME để nắm rõ điều kiện, hồ sơ và cách thực hiện đăng ký hộ kinh doanh nhanh chóng, đúng luật và tiết kiệm chi phí.

1. Điều kiện đăng ký hộ kinh doanh là gì?

Căn cứ theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, để đăng ký thành lập hộ kinh doanh, buộc chủ hộ phải đáp ứng được các điều kiện sau:

Điều kiện đối với chủ thể đăng ký

• Là công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của Bộ Luật Dân sự
• Hộ kinh doanh có thể do một cá nhân hoặc các thành viên trong hộ gia đình đăng ký thành lập và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh
• Trong trường hợp HKD do nhiều thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập, các thành viên bắt buộc phải ủy quyền bằng văn bản cho 1 người đứng ra làm đại diện

Theo Điều 80 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cá nhân là công dân Việt Nam có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 được quyền thành lập hộ kinh doanh, ngoại trừ các trường hợp sau:

• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang bị tạm giam hoặc đang chấp hành hình phạt tù
• Người đang phải chấp hành các biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc
• Người đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc cấm làm 1 số công việc nhất định
• Người không được phép thành lập HKD theo quy định của các luật chuyên ngành khác

Ngoài ra sẽ có 1 số trường hợp cá nhân, hộ gia đình được quyền hoạt động thương mại mà không cần đáp ứng điều kiện đăng ký HKD, bao gồm:

• Hộ gia đình sản xuất trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và làm muối
• Người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyển, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ
• Người làm các dịch vụ có thu nhập thấp (Mức thu nhập này do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định riêng cho từng địa phương)

Lưu ý: Nếu các nhóm đối tượng được miễn trừ nêu trên kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện thì họ vẫn bắt buộc phải thực hiện đăng ký hộ kinh doanh theo đúng quy định.

2. Những thay đổi chính về đăng ký thành lập hộ kinh doanh từ ngày 01/07/2025

Từ ngày 01/07/2025, việc đăng ký và hoạt động của hộ kinh doanh (HKD) sẽ có nhiều thay đổi mang tính bước ngoặt dựa trên các quy định mới của Nghị định 125/2025/NĐ-CP, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan. Dưới đây là những thay đổi chính:

Chuyển thẩm quyền kinh doanh về cấp xã

Theo Nghị định 125/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh, tổ hợp tác, hợp tác xã sẽ được chuyển giao từ cơ quan cấp huyện sang Ủy ban nhân dân cấp xã. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ được cấp tài khoản và con dấu riêng để thực hiện nhiệm vụ này.

Chủ hộ hoặc người đăng ký có thể nộp hồ sơ tại bất kỳ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi HKD đặt trụ sở. Tuy nhiên, cơ quan trực tiếp giải quyết hồ sơ vẫn là cấp xã nôi HKD đặt trụ sở.

Bãi bỏ hoàn toàn giới hạn về số lượng lao động

Trước đây, HKD gặp rào cản lớn khi chỉ được thuê tối đa 10 lao động, nhưng Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã chính thức bãi bỏ giới hạn này. Thay đổi này cho phép chủ HKD tự do thuê số lượng lao động không giới hạn để mở rộng quy mô kinh doanh mà không bị bắt buộc phải chuyển đổi thành doanh nghiệp

Sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế 

Căn cứ theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Thông tư 86/2024/TT-BTC, từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng để thay thế cho mã số thuế của hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Sàn thương mại điện tử kê khai và nộp thuế thay 

Theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), đối với các cá nhân, hộ kinh doanh hoạt động trên sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán, sàn sẽ thực hiện việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay. HKD vẫn xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng không phải tự khai và nộp thuế đối với phần doanh thu mà sàn đã nộp thay.

Cụ thể hóa hồ sơ, thủ tục đăng ký 

Hồ sơ đăng ký thành lập HKD từ 01/07/2025 yêu cầu bắt buộc phải có Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu số 1 – Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC). Trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký, phải có bản sao văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ cho một thành viên làm đại diện. Thời gian giải quyết cấp giấy chứng nhận là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Quy trình liên thông khi chuyển đổi lên doanh nghiệp 

Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã bổ sung và đơn giản hóa thủ tục (tại Điều 27) cho các HKD muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp, giúp liên thông dữ liệu giữa HKD, doanh nghiệp và cơ quan thuế. Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, HKD không được phép tiếp tục hoạt động dưới hình thức cũ. Trạng thái của HKD sẽ được cơ quan quản lý chuyển thành “đang làm thủ tục chấm dứt” và tự động cập nhật thành “đã chấm dứt hoạt động” ngay khi hoàn thành xong nghĩa vụ thuế.

Phân định rõ đối tượng bị cấm và được miễn đăng ký 

Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rõ các cá nhân không được phép thành lập HKD bao gồm: người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù, đang ở cơ sở cai nghiện/giáo dục bắt buộc, hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề. Ngược lại, các đối tượng được miễn đăng ký bao gồm hộ gia đình sản xuất nông – lâm – ngư nghiệp, làm muối, người bán hàng rong, buôn chuyến, kinh doanh lưu động và làm dịch vụ thu nhập thấp (trừ trường hợp kinh doanh ngành nghề có điều kiện).

3. Quy trình đăng ký hộ kinh doanh 

Quy trình đăng ký hộ kinh doanh hiện nay đã được đơn giản hóa, giúp cá nhân dễ dàng thực hiện cả theo hình thức trực tiếp và online. Tuy nhiên, để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng và hạn chế sai sót, bạn cần nắm rõ từng bước thực hiện.

3.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh 

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (TẢI VỀ TẠI ĐÂY)
• 01 bản sao giấy tờ pháp lý của chủ hộ và các thành viên hộ gia đình (Nếu đăng ký theo hộ gia đình)
• 01 bản sao biên bản họp các thành viên về việc thành lập hộ kinh doanh (trường hợp có nhiều người cùng tham gia)
• 01 bản sao văn bản ủy quyền cho 1 thành viên làm chủ hộ (Nếu có nhiều thành viên góp vốn)

3.2 Bước 2: Nộp hồ sơ 

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn 1 trong những cách sau để nộp hồ sơ đăng ký thành lập:

Cách 1: Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện 

Chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở, hoặc tại bất kỳ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong cùng tỉnh/thành phố.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ:

• Cấp giấy biên nhận và hẹn trả kết quả
• Kiểm tra điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc:

Nếu hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và gửi thông tin sang cơ quan thuế

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu bổ sung

Cách 2: Nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công 

Người đăng ký thực hiện theo các bước:

• Truy cập Cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến
• Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử
• Chọn thủ tục “đăng ký hộ kinh doanh”
• Kê khai thông tin: chủ hộ, tên hộ kinh doanh, địa điểm kinh doanh…
• Tải lên hồ sơ điện tử, ký số và thanh toán lệ phí
• Hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu sang cơ quan thuế để phối hợp xử lý.

Kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ: Cấp đăng ký hộ kinh doanh và thông báo qua hệ thống
• Hồ sơ chưa hợp lệ: Yêu cầu sửa đổi, bổ sung online

Nếu sau 03 ngày làm việc không nhận được phản hồi, người nộp hồ sơ có quyền khiếu nại theo quy định.

Cách 3: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp 

Người đăng ký truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thực hiện theo hướng dẫn để hoàn tất thủ tục đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến.

3.3 Bước 3: Nhận kết quả 

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Hoặc thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu chưa hợp lệ (nêu rõ lý do)

3.4 Bước 4: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có)

Người đăng ký có 60 ngày để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Quá thời hạn này, nếu không bổ sung, hồ sơ sẽ bị hủy trên hệ thống.

4. Chi phí đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Khi thực hiện đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần lưu ý một số khoản chi phí cơ bản sau:

• Lệ phí Nhà nước: Thông thường nằm trong khoảng từ 100.000 – 300.000 đồng/lần, tùy theo quy định của từng địa phương.
• Chi phí dịch vụ (nếu có): Trường hợp sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ đơn vị tư vấn, mức phí thường rơi vào khoảng 300.000 – 800.000 đồng.

Nhìn chung, tổng chi phí không quá cao và có thể linh hoạt tùy theo nhu cầu tự thực hiện hay thuê dịch vụ.

Có thể thấy, việc đăng ký hộ kinh doanh hiện nay đã được đơn giản hóa đáng kể với nhiều hình thức nộp hồ sơ linh hoạt cùng quy trình xử lý nhanh gọn. Tuy nhiên, để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, bạn nên nắm rõ các điều kiện, thủ tục cũng như những thay đổi mới nhất trong quy định pháp luật