Thành lập công ty tư vấn du học: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục mới nhất

Trước xu hướng du học ngày càng phổ biến, thành lập công ty tư vấn du học đang là lựa chọn kinh doanh tiềm năng nhưng cũng chịu sự quản lý chặt chẽ của pháp luật. Doanh nghiệp không chỉ cần đăng ký thành lập mà còn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về nhân sự, hồ sơ và giấy phép hoạt động. Bài viết dưới đây của Phần mềm kế toán MISA SME sẽ giúp bạn nắm rõ điều kiện, thủ tục và các lưu ý quan trọng khi thành lập công ty tư vấn du học theo quy định hiện hành.

1. Công ty tư vấn du học là gì? 

Công ty tư vấn du học là doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ hỗ trợ học sinh, sinh viên trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện kế hoạch học tập tại nước ngoài. Các hoạt động hỗ trợ thường bao gồm tư vấn chọn trường, chọn ngành học, chuẩn bị và xử lý hồ sơ nhập học, xin visa du học cũng như hướng dẫn các thủ tục cần thiết để học tập tại các cơ sở giáo dục hợp pháp ở nước ngoài như trường phổ thông, cao đẳng, đại học.

Hoạt động dịch vụ tư vấn du học được quy định tại Điều 106 Nghị định 46/2017/NĐ-CP. Theo đó, pháp luật đã xác định rõ phạm vi hoạt động, đối tượng được phép kinh doanh cũng như các dịch vụ mà công ty tư vấn du học được triển khai hợp pháp.

• Đối tượng được phép kinh doanh dịch vụ tư vấn du học gồm có: 
  • Doanh nghiệp được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam
  • Đơn vị sự nghiệp có chức năng phù hợp
  • Tổ chức giáo dục nước ngoài được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam
• Phạm vi hoạt động gồm có: 
  • Tư vấn chọn trường, chọn ngành và khóa học phù hợp với năng lực, điều kiện tài chính và nguyện vọng của sinh viên.
  • Tổ chức sự kiện, hội thảo và hội chợ du học, tạo cơ hội để học sinh, sinh viên tiếp cận trực tiếp với đại diện các trường quốc tế.
  • Tổ chức các khóa bồi dưỡng trước du học, như đào tạo ngoại ngữ, kỹ năng sống, kỹ năng hòa nhập môi trường quốc tế cho sinh viên.
  • Hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ xin visa du học, cũng như các giấy tờ pháp lý liên quan.
  • Tổ chức các chuyến tham quan, khảo sát thực tế cho phụ huynh hoặc người giám hộ đến cơ sở đào tạo của sinh viên tại nước ngoài (nếu có).
  • Các hoạt động hỗ trợ khác phục vụ trực tiếp cho quá trình du học của sinh viên theo quy định pháp luật.

2. Điều kiện thành lập công ty tư vấn du học

Để thành lập công ty tư vấn du học và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 107 Nghị định 46/2017/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 135/2018/NĐ-CP.

4 điều kiện cơ bản mà tổ chức kinh doanh dịch vụ tư vấn du học cần phải đáp ứng gồm có: 

• • Điều kiện về chủ thể kinh doanh: Tổ chức cung cấp dịch vụ phải thuộc một trong các trường hợp: (Căn cứ theo điều 106 Nghị định 46/2-17/NĐ-CP)
    • Doanh nghiệp được đăng ký thành lập và hoạt động hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp
    • Đơn vị sự nghiệp được phép hoạt động trong lĩnh vực tư vấn du học
    • Cơ sở giáo dục nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền cho phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
  • Điều kiện về năng lực ngoại ngữ: Đội ngũ nhân sự tư vấn du học cần có khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ đạt bậc 4 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc chứng chỉ tương đương theo quy định.
  • Điều kiện về trình độ học vấn của nhân sự: Nhân viên trực tiếp thực hiện hoạt động tư vấn du học phải có trình độ từ đại học trở lên, nhằm đảm bảo đủ năng lực chuyên môn trong quá trình tư vấn và hỗ trợ học sinh, sinh viên.

• Điều kiện về chứng chỉ nghiệp vụ tư vấn du học: Nhân viên tư vấn du học bắt buộc phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học do Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp. Đây là điều kiện quan trọng nhằm đảm bảo người tư vấn đã được đào tạo bài bản và đủ điều kiện hành nghề theo quy định pháp luật.

3. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty tư vấn du học 

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty tư vấn du học bao gồm có hai bộ độc lập như sau: 

3.1 Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư vấn du học 

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Điều lệ công ty, thể hiện rõ cơ cấu tổ chức, phương thức quản lý và phạm vi hoạt động của công ty tư vấn du học.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập, ghi rõ thông tin cá nhân và tỷ lệ vốn góp của từng thành viên/cổ đông
• Giấy tờ pháp lý của tổ chức góp vốn (nếu có), bao gồm:
  • Bản sao chứng thực Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
  • Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức.
  • Giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị đại diện thực hiện thủ tục nộp hồ sơ (nếu doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện).
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của:
  • Chủ sở hữu công ty;
  • Thành viên góp vốn/cổ đông;
  • Người đại diện theo pháp luật;
  • Người đại diện theo ủy quyền của tổ chức (nếu có);
  • Người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).

3.2 Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận hoạt động tư vấn du học 

• Văn bản đề nghị cấp Giấy chứng nhận hoạt động tư vấn du học thể hiện các nội dung chính: 
  • Mục tiêu, định hướng và phạm vi hoạt động tư vấn du học của doanh nghiệp
  • Danh mục các dịch vụ tư vấn du học dự kiến cung cấp
  • Phương án khai thác, phát triển thị trường du học tại nước ngoài
  • Kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn của công ty
  • Các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động và biện pháp xử lý, khắc phục.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 
  • Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
  • Hoặc kèm bản chính để đối chiếu, hoặc các giấy tờ pháp lý có giá trị tương đương theo quy định (quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư…).
• Danh sách đội ngũ nhân viên tư vấn du học gồm các thông tin về: 
  • Danh sách nhân sự trực tiếp tư vấn du học kèm các thông tin về trình độ chuyên môn, năng lực ngoại ngữ, vị trí, chức danh công việc
  • Đính kèm bản sao văn bằng chuyên môn, chứng chỉ ngoại ngữ và chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học của từng nhân viên theo quy định 

4. Thủ tục thành lập công ty tư vấn du học 

Thủ tục thành lập công ty du học được chia thành 2 giai đoạn. Trước hết chủ doanh nghiệp, cần phải đăng ký thành lập công ty theo Luật và thực hiện thủ tục xin Giấy phép hoạt động tư vấn du học theo quy định của pháp luật chuyên ngành. 

4.1 Thủ tục thành lập công ty 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 

Hồ sơ thành lập công ty tư vấn du học theo quy định gồm có:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp 
• Điều lệ công ty 
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập 
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của các đối tượng liên quan 
• Giấy ủy quyền cho cá nhân/ tổ chức thực hiện thủ tục (nếu có) 

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ như sau: 

• Cách 1: Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp 
• Cách 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (áp dụng tại một số địa phương).

Bước 3: Nhận kết quả và công bố thông tin doanh nghiệp 

Trong thời hạn khoảng 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Khắc và sử dụng con dấu doanh nghiệp 

Doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng con dấu truyền thống hoặc chữ ký số tùy theo nhu cầu và hình thức giao dịch trong quá trình hoạt động.

4.2 Thủ tục đăng ký xin cấp giấy phép tư vấn du học 

Sau khi hoàn tất việc đăng ký thành lập doanh nghiệp, công ty cần tiếp tục thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép hoạt động tư vấn du học theo đúng quy định. Trình tự thực hiện gồm 03 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép 

Hồ sơ xin cấp giấy phép bao gồm có: 

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép tư vấn du học 
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 
• Danh sách đội ngũ nhân viên tư vấn du học (Gồm thông tin minh chứng về trình độ chuyên môn, năng lực ngoại ngữ và chứng minh bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học theo quy định)

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp phép 

Hồ sơ xin giấy cấp phép được chuẩn bị đầy đủ theo quy định sẽ nộp hồ sơ bằng 1 trong hai cách sau: 

• Nộp trực tiếp tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh/thành phố nơi công ty tư vấn du học dự kiến đặt trụ sở hoạt động
• Hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết hồ sơ 

Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ tiến hành xem xét và ra quyết định cấp Giấy phép hoạt động tư vấn du học.

Lưu ý, giấy phép chỉ được cấp trong trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện và yêu cầu theo quy định pháp luật hiện hành.

5. Những việc cần làm sau khi thành lập công ty tư vấn du học

Sau khi thành lập công ty tư vấn du học và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện một số thủ tục quan trọng để đảm bảo hoạt động đúng quy định pháp luật, cụ thể như sau:

• Kê khai thuế ban đầu và nộp tờ khai lệ phí môn bài, nhằm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và tuân thủ yêu cầu của cơ quan quản lý thuế.
• Mở tài khoản ngân hàng của công ty và thực hiện thông báo số tài khoản cho cơ quan có thẩm quyền, đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký trong thời hạn luật định, tối đa 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Lắp đặt và treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính để đảm bảo điều kiện hoạt động và thuận tiện cho việc nhận diện của khách hàng, đối tác.
• Mua chữ ký số và đăng ký tài khoản thuế điện tử, phục vụ cho việc kê khai, nộp thuế và giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước.
• Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình kinh doanh.
• Kê khai lao động, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

6. Giải đáp một số câu hỏi liên quan 

Câu hỏi: Vốn điều lệ khi mở công ty du học là bao nhiêu?

Trả lời: Hiện nay, pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu hoặc tối đa khi thành lập công ty tư vấn du học. Doanh nghiệp có thể đăng ký vốn điều lệ dựa trên nhu cầu và quy mô hoạt động thực tế.

Câu hỏi: Có cần vốn pháp định 500 triệu khi thành lập công ty du học không? 

Trả lời: Có cần vốn pháp định 500 triệu khi thành lập công ty tư vấn du học không?

Câu trả lời là không. Pháp luật hiện hành không yêu cầu vốn pháp định 500 triệu đồng đối với ngành nghề tư vấn du học.

Tuy nhiên, do đây là lĩnh vực đòi hỏi mức độ uy tín cao, doanh nghiệp nên cân nhắc đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp để tạo sự tin tưởng với khách hàng và đối tác.

Câu hỏi: Giám đốc công ty tư vấn du học có bắt buộc phải có bằng cấp không? 

Trả lời: Pháp luật không bắt buộc giám đốc công ty tư vấn du học phải có bằng cấp chuyên môn, với điều kiện người này không trực tiếp thực hiện hoạt động tư vấn du học. Trường hợp giám đốc trực tiếp tư vấn cho học sinh, sinh viên thì vẫn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trình độ, ngoại ngữ và chứng chỉ nghiệp vụ theo quy định.

Nhìn chung, thành lập công ty tư vấn du học là quá trình gồm nhiều bước, từ đăng ký doanh nghiệp, xin giấy phép hoạt động đến việc hoàn thiện các thủ tục sau thành lập. Việc thực hiện đúng và đủ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tạo nền tảng uy tín lâu dài trong lĩnh vực tư vấn du học. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu kỹ hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp khi cần thiết.