Thủ tục thành lập công ty vận tải từ A–Z [Cập nhật mới nhất]

Thành lập công ty vận tải là lựa chọn của nhiều cá nhân, doanh nghiệp khi nhu cầu vận chuyển hàng hóa, hành khách ngày càng tăng. Tuy nhiên, đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đòi hỏi người thành lập phải nắm rõ quy định pháp luật về điều kiện, hồ sơ, thủ tục cũng như từng loại hình vận tải cụ thể để tránh sai sót và rủi ro trong quá trình hoạt động. Hồ sơ thành lập gồm những gì, thủ tục ra sao và cần phải lưu ý vấn đề gì, bài viết sau của Phần mềm quản lý kế toán MISA SME sẽ giải đáp giúp bạn ngay bây giờ. 

1. Công ty vận tải là gì? 

Công ty vận tải là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp để hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển hành khách, hàng hóa, bốc xếp và các dịch vụ liên quan đến vận tải. Tương tự các loại hình doanh nghiệp khác như doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH hay công ty cổ phần, công ty vận tải phải đáp ứng đầy đủ điều kiện và thủ tục thành lập theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về “công ty vận tải” mà chỉ sử dụng khái niệm “đơn vị kinh doanh vận tải”, bao gồm doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh thực hiện hoạt động vận tải bằng xe ô tô.

Theo quy định, kinh doanh vận tải bằng xe ô tô là việc thực hiện ít nhất một trong các công đoạn chính của hoạt động vận tải như trực tiếp điều hành phương tiện, bố trí lái xe hoặc quyết định giá cước vận tải nhằm vận chuyển hành khách, hàng hóa trên đường bộ để sinh lợi. Tùy từng loại hình kinh doanh vận tải cụ thể, pháp luật sẽ áp dụng các điều kiện và yêu cầu khác nhau.

2. Điều kiện thành lập công ty vận tải theo quy định mới nhất 

Để thành lập công ty vận tải và đi vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp không chỉ cần đăng ký kinh doanh mà còn phải đáp ứng các điều kiện chuyên ngành theo quy định. Những điều kiện này liên quan trực tiếp đến phương tiện, nhân sự, người điều hành và cách tổ chức hoạt động vận tải, tùy theo từng loại hình kinh doanh cụ thể như sau:

2.1 Điều kiện thành lập công ty vận tải 

Để thành lập và hoạt động hợp pháp, công ty vận tải cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Đăng ký ngành nghề kinh doanh vận tải bằng xe ô tô theo quy định.
• Có phương tiện vận tải hợp pháp, đảm bảo an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.
• Xe phải gắn thiết bị giám sát hành trình theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
• Phương tiện thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hoặc quyền sử dụng hợp pháp (thuê, hợp đồng dịch vụ…).
• Lái xe không thuộc trường hợp bị cấm hành nghề, có hợp đồng lao động với doanh nghiệp.
• Người điều hành vận tải có trình độ chuyên môn phù hợp và kinh nghiệm theo quy định.
• Có nơi đỗ xe đáp ứng yêu cầu an toàn giao thông.
• Có hệ thống quản lý, theo dõi hoạt động vận tải và khám sức khỏe định kỳ cho lái xe.

2.2 Điều kiện theo từng loại kinh doanh vận tải 

Tùy theo đặc điểm của từng loại hình kinh doanh vận tải sẽ có những điều kiện đi kèm riêng. Cụ thể như sau:

Kinh doanh vận tải hàng hóa

Ngoài các điều kiện chung, doanh nghiệp kinh doanh vận tải hàng hóa (đặc biệt là container, tuyến đường dài từ 300km trở lên) cần đảm bảo số lượng phương tiện tối thiểu, cụ thể:

• Trụ sở tại thành phố trực thuộc Trung ương: từ 10 xe trở lên
• Trụ sở tại địa phương khác: từ 5 xe trở lên
• Trụ sở tại huyện nghèo: từ 3 xe trở lên

Kinh doanh vận tải hành khách theo tuyến cố định 

• Xe phải có chỗ ngồi ưu tiên cho người khuyết tật, người cao tuổi, phụ nữ mang thai. 
• Tuân thủ niên hạn sử dụng xe theo cự ly hoạt động. 
• Với tuyến từ 300km trở lên, doanh nghiệp phải có số lượng xe tối thiểu:
  • Thành phố trực thuộc Trung ương: Từ 20 xe
  • Địa phương khác: Từ 10 xe
  • Huyện nghèo: Từ 5 xe

Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe bus 

• Xe buýt phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, có sức chứa từ 17 hành khách trở lên.
• Có màu sơn, nhận diện theo quy định của cơ quan quản lý tuyến.
• Số lượng phương tiện tối thiểu tương tự vận tải hành khách tuyến cố định:
  • Thành phố trực thuộc Trung ương: Từ 20 xe
  • Địa phương khác: Từ 10 xe
  • Huyện nghèo: Từ 5 xe

Kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi

• Xe taxi có tối đa 9 chỗ ngồi, gắn đồng hồ tính tiền hợp lệ.
• Có logo, số điện thoại giao dịch và trung tâm điều hành taxi.
• Niên hạn sử dụng xe:
  • Đô thị đặc biệt: Không quá 8 năm
  • Địa phương khác: Không quá 12 năm
• Số lượng xe tối thiểu:
  • Đô thị đặc biệt: Từ 50 xe
  • Địa phương khác: Từ 10 xe

Kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng, vận tải khách du lịch 

• Xe không được chuyển đổi công năng, đáp ứng niên hạn sử dụng theo quy định.
• Với hành trình từ 300km trở lên, số lượng xe tối thiểu:
  • Thành phố trực thuộc Trung ương: từ 10 xe
  • Địa phương khác: Từ 5 xe
  • Huyện nghèo: Từ 3 xe
• Riêng vận tải khách du lịch còn phải đáp ứng thêm quy định của pháp luật về du lịch.

3. Thủ tục thành lập công ty vận tải 

Thủ tục thành lập công ty vận tải gồm nhiều bước pháp lý và điều kiện chuyên ngành cần thực hiện đúng ngay từ đầu để doanh nghiệp đủ điều kiện hoạt động và tránh rủi ro bị xử phạt. Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn hình dung toàn bộ quy trình từ khi chuẩn bị hồ sơ đến khi công ty vận tải chính thức đi vào vận hành.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập công ty vận tải, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu
• Điều lệ công ty 
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần) 
• Bản sao công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông sáng lập 
• Giấy ủy quyền (trong trường hợp nếu nhờ người khác nộp hồ sơ) 

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 

Hồ sơ thành lập công ty được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Có thể nộp bằng hình thức trực tuyến hoặc trực tiếp. 

Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xử lý trong khoảng 3 đến 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. 

Bước 3: Khắc dấu và công bố mẫu dấu 

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty tiến hành khắc con dấu pháp nhân và thực hiện công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Buớc 4: Xin giấy phép kinh doanh vận tải 

Vận tải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, vì vậy doanh nghiệp phải xin Giấy phép kinh doanh vận tải tại Sở Giao thông Vận tải.

Hồ sơ bao gồm có: 

• Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh vận tải 
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 
• Danh sách phương tiện kèm đăng ký xe, giấy kiểm định 
• Hồ sơ lái xe gồm bằng lái, hợp đồng lao động và giấy khám sức khỏe 

Thời gian xử lý cấp giấy phép kinh doanh trong khoảng 5 đến 7 ngày làm việc. 

Bước 5: Đăng ký thuế và thực hiện kê khai ban đầu 

Sau khi thành lập công ty, đơn vị sẽ thực hiện kê khai thuế ban đầu, đăng ký chữ ký số và kê khai thuế điện tử. 

Bước 6: Mua bảo hiểm cho phương tiện lái xe 

Các phương tiện vận tải phải có bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc. Tùy loại hình vận tải, doanh nghiệp có thể cần mua thêm bảo hiểm hàng hóa để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.

Bước 7: Kiểm định phương tiện vận tải 

Toàn bộ phương tiện sử dụng để kinh doanh vận tải phải được kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường theo đúng quy định, đồng thời thực hiện kiểm định định kỳ.

Bước 8: Công bố thông tin doanh nghiệp 

Doanh nghiệp thực hiện công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia – đây là thủ tục bắt buộc theo quy định pháp luật.

Bước 9: Chuẩn bị cơ sở vật chất và điện kiện vận hành 

• Có bãi đỗ xe phù hợp với quy mô phương tiện.
• Trang bị đầy đủ thiết bị giám sát hành trình, thiết bị liên lạc theo quy định.

Bước 10: Quản lý và kiểm soát hoạt động vận tải 

Khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần:

• Quản lý, bảo trì phương tiện định kỳ
• Quản lý, đào tạo và kiểm soát thời gian làm việc của lái xe
• Thực hiện kê khai, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn

4. Thành lập công ty vận tải cần bao nhiêu tiền?

Khi bắt đầu thành lập công ty vận tải, vấn đề vốn luôn được nhiều người quan tâm. Tuy nhiên, số tiền cần chuẩn bị không cố định mà phụ thuộc vào loại hình vận tải, quy mô hoạt động và khả năng tài chính của từng doanh nghiệp.

So với nhiều ngành nghề khác, lĩnh vực vận tải không yêu cầu mức vốn khởi điểm quá cao, doanh nghiệp có thể linh hoạt kê khai vốn điều lệ phù hợp để bắt đầu hoạt động hợp pháp.

4.1. Vốn tối thiểu khi thành lập công ty vận tải

Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn tối thiểu bắt buộc khi thành lập công ty vận tải. Trên thực tế, doanh nghiệp thường chuẩn bị mức vốn ban đầu từ vài chục đến vài trăm triệu đồng để đáp ứng các chi phí cơ bản như thuê văn phòng, trả lương nhân sự, vận hành ban đầu và các thủ tục pháp lý cần thiết.

4.2. Vốn điều lệ của công ty vận tải

Nếu ngành nghề đăng ký không yêu cầu vốn pháp định, doanh nghiệp được tự do kê khai vốn điều lệ theo khả năng tài chính. Tuy nhiên, không nên đăng ký vốn quá thấp vì có thể ảnh hưởng đến uy tín khi làm việc với khách hàng và đối tác.

Trường hợp ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định, vốn điều lệ đăng ký phải tối thiểu bằng hoặc cao hơn mức vốn pháp định theo quy định.

Tóm lại, việc thành lập công ty vận tải không bị ràng buộc chặt về vốn. Doanh nghiệp chỉ cần kê khai mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô và kế hoạch kinh doanh là có thể triển khai hoạt động.

5. Lưu ý khi thành lập công ty vận tải 

Khi thành lập công ty vận tải, ngoài việc hoàn tất thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề quan trọng để tránh sai sót ngay từ đầu và đảm bảo quá trình hoạt động diễn ra thuận lợi.

• Tên công ty: Tên phải đúng cấu trúc theo loại hình doanh nghiệp, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác, không sử dụng tên cơ quan nhà nước hay các từ ngữ vi phạm quy định pháp luật và thuần phong mỹ tục.
• Địa chỉ trụ sở: Trụ sở công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng, chính xác và hợp pháp, không dùng địa chỉ ảo hoặc không tồn tại.
• Loại hình doanh nghiệp: Lựa chọn loại hình phù hợp với quy mô, vốn góp và số lượng thành viên để thuận lợi trong quản lý và vận hành.
• Ngành nghề kinh doanh: Cần đăng ký đúng và đủ ngành nghề liên quan đến vận tải, đồng thời đáp ứng các điều kiện kinh doanh tương ứng.
• Người đại diện theo pháp luật: Nên lựa chọn người có năng lực, kinh nghiệm và trách nhiệm, đủ điều kiện đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch và trước pháp luật.

6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp 

Câu hỏi 1: Kinh doanh công ty vận tải là gì? 

Trả lời: Kinh doanh vận tải là hoạt động sử dụng phương tiện vận tải để chở hàng hóa hoặc hành khách trên các loại hình giao thông nhằm mục đích sinh lợi. Hoạt động này có thể thu tiền trực tiếp hoặc gián tiếp và phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật về kinh doanh vận tải.

Câu hỏi 2: Mở công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế như thế nào?

Trả lời: Để thành lập công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cơ bản như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông góp vốn, giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn, địa chỉ trụ sở công ty hợp pháp 
• Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Thời gian xử lý khoảng 3 ngày nếu hồ sơ hợp lệ 
• Công bố thông tin doanh nghiệp 
• Khắc dấu và hoàn tất thủ tục sau thành lập 

Nhìn chung, thành lập công ty vận tải không quá phức tạp nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ, đáp ứng đầy đủ điều kiện và thực hiện đúng quy trình theo quy định. Việc tìm hiểu kỹ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhanh chóng đưa hoạt động vận tải vào vận hành ổn định, đúng pháp luật.