Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là gì? Quy định mới nhất

Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần giữ vai trò trung tâm trong việc đại diện, điều hành và chịu trách nhiệm pháp lý cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Việc hiểu đúng quy định về chức danh này giúp công ty cổ phần lựa chọn nhân sự phù hợp, phân định rõ quyền – nghĩa vụ và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME sẽ làm rõ các quy định quan trọng liên quan đến người đại diện theo pháp luật theo pháp luật hiện hành.

1. Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là gì? 

Căn cứ điều 12, khoản 1 của Luật Doanh nghiệp 2020, khái niệm người đại diện theo pháp luật được quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp như sau:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân thay mặt doanh nghiệp để thực thi các quyền hạn và nghĩa vụ phát sinh trong các giao dịch. Đồng thời, người này còn đại diện cho doanh nghiệp với vai trò là người yêu cầu giải quyết các vấn đề dân sự, nguyên đơn, bị đơn, hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan tại Trọng tài, Tòa án, cũng như thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật hiện hành.

2. Ai có thể làm người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần? 

Ở công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc, hoặc chức danh khác mà điều lệ công ty quy định. Số lượng, chức danh cụ thể và phạm vi quyền hạn của những người này đều do điều lệ công ty ấn định.

Khi công ty có từ hai người đại diện theo pháp luật trở lên, Chủ tịch HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên nằm trong danh sách này. Ngược lại, nếu chỉ có một người, vị trí đó thuộc về Chủ tịch HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc tùy theo điều lệ quy định. Trong trường hợp điều lệ không nêu rõ, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ mặc định là người đại diện theo pháp luật của công ty.

3. Quy định về số lượng người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần 

Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy vào quy định trong điều lệ công ty.

Trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện mà điều lệ không phân định rõ quyền và nghĩa vụ của từng người, thì các quy tắc sau được áp dụng:

• Mỗi người đại diện đều có đầy đủ thẩm quyền đại diện công ty trước các bên thứ ba, nghĩa là họ đều có quyền ký kết hợp đồng và thực hiện giao dịch nhân danh công ty
• Tất cả những người đại diện này phải cùng chịu trách nhiệm liên đới về những thiệt hại mà họ gây ra cho công ty, theo quy định của pháp luật dân sự và các quy định pháp luật có liên quan

4. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần 

Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật được xác định dựa trên chức danh cụ thể mà họ đang đảm nhận trong công ty. Nếu là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, họ có các quyền và nghĩa vụ sau:

• Quyết định các vấn đề kinh doanh thường ngày không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị
• Tổ chức thực hiện các nghị quyết và quyết định của Hội đồng quản trị
• Triển khai kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
• Đề xuất phương án cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các vị trí quản lý (trừ những chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT)
• Quyết định mức lương và phúc lợi cho người lao động, bao gồm cả các quản lý do mình bổ nhiệm
• Tuyển dụng lao động
• Đề xuất phương án chia cổ tức hoặc xử lý lỗ
• Các quyền và nghĩa vụ khác theo pháp luật, điều lệ công ty và quyết định của HĐQT

Đối với người vừa là Chủ tịch Hội đồng quản trị vừa là người đại diện theo pháp luật, ngoài toàn bộ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc/Tổng giám đốc nêu trên, họ còn phải đảm nhận thêm các trách nhiệm sau với tư cách là Chủ tịch HĐQT:

• Xây dựng chương trình và kế hoạch hoạt động chi tiết cho Hội đồng quản trị trong từng giai đoạn
• Chuẩn bị chương trình làm việc, nội dung thảo luận và các tài liệu cần thiết phục vụ cho các cuộc họp của Hội đồng quản trị
• Triệu tập, chủ trì và điều hành các cuộc họp của Hội đồng quản trị
• Giám sát hoặc tổ chức bộ phận giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định mà Hội đồng quản trị đã ban hành
• Thay mặt Hội đồng quản trị ký tên trên các nghị quyết, quyết định đã được thông qua
• Thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ khác được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ của công ty

5. Điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần 

Để được bổ nhiệm làm người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần, cá nhân cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Đủ 18 tuổi trở lên
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự (tức là có khả năng nhận thức và điều khiển hành vi của mình)
• Không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người góp vốn vào công ty
• Có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài
• Không thuộc các đối tượng bị cấm theo khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020, gồm có: 
  • Cán bộ, công chức, viên chức đang công tác (trừ trường hợp được pháp luật cho phép hoặc được cử làm đại diện theo ủy quyền quản lý vốn nhà nước)
  • Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp và công nhân, viên chức trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân (trừ người đại diện theo ủy quyền quản lý vốn nhà nước)
  • Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước (trừ người đại diện theo ủy quyền)
  • Người chưa thành niên (dưới 18 tuổi), người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi
  • Người đang trong diện xử lý pháp luật: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, hoặc đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc
  • Người bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc cấm làm công việc liên quan đến kinh doanh
  • Người từng là đại diện của doanh nghiệp bị phá sản và chưa hết thời hạn hạn chế (từ một đến ba năm kể từ ngày doanh nghiệp cũ bị tuyên bố phá sản)
  • Tổ chức không có tư cách pháp nhân

6. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần 

Theo Khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật phải đảm bảo các trách nhiệm sau:

• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và tận tâm nhất, nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa cho công ty
• Luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu, thể hiện sự trung thành tuyệt đối với doanh nghiệp
• Không lạm dụng địa vị, chức vụ để trục lợi cá nhân hoặc phục vụ lợi ích của người khác
• Không sử dụng thông tin nội bộ, bí quyết kinh doanh, cơ hội kinh doanh hay tài sản công ty cho mục đích riêng
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về các doanh nghiệp mà bản thân hoặc người thân (vợ/chồng, cha/mẹ, con, anh/chị/em ruột) đang làm chủ hoặc nắm giữ cổ phần, vốn góp
• Người đại diện phải chịu trách nhiệm cá nhân và bồi thường thiệt hại bằng tài sản riêng nếu vi phạm các trách nhiệm trên.

7. Quy định và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần 

Căn cứ Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần được xác định là thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần thực hiện trình tự, thủ tục như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi 

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty có những giấy tờ sau: 

• Thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới
• Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thông qua việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; nghị quyết phải có đầy đủ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp người thực hiện thủ tục là người được công ty ủy quyền

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi 

Về hình thức nộp hồ sơ, công ty có thể tham khảo và lựa chọn 1 trong 3 cách sau:

• Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
• Nộp hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Nộp lệ phí thay đổi đăng ký 

Khi nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty sẽ nộp 1 khoản lệ phí 150.000 đồng, bao gồm: 

• Lệ phí thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng.

Bước 4: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới cho công ty cổ phần.

8. Giải đáp 1 số câu hỏi liên quan 

Câu hỏi: Doanh nghiệp có được thuê người đại diện theo pháp luật không?

Trả lời: Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật hiện hành không cấm doanh nghiệp thuê người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp có thể lựa chọn cá nhân đáp ứng đủ điều kiện về năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm để đảm nhiệm vai trò người đại diện theo pháp luật, qua đó hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc xây dựng phương án kinh doanh, tham gia quản lý và điều hành hoạt động của công ty.

Câu hỏi: Công ty cổ phần có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Trả lời: Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy theo mô hình tổ chức và quy định cụ thể trong Điều lệ công ty.

Câu hỏi: Một cá nhân có thể làm người đại diện theo pháp luật cho bao nhiêu công ty?

Trả lời: Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật không hạn chế việc một cá nhân được làm người đại diện theo pháp luật cho nhiều doanh nghiệp. Do đó, một người có thể đồng thời là người đại diện theo pháp luật của từ hai công ty trở lên, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Câu hỏi: Doanh nghiệp xử lý thế nào khi chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày mà không ủy quyền?

Trả lời: Theo khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không thực hiện việc ủy quyền, thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị có trách nhiệm cử hoặc bổ nhiệm người khác làm người đại diện theo pháp luật nhằm bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Câu hỏi: Người đại diện theo pháp luật thực hiện giao dịch vượt quá phạm vi đại diện có vi phạm pháp luật không?

Trả lời: Căn cứ khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần cố ý xác lập giao dịch dân sự vượt quá phạm vi đại diện và gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh.

Câu hỏi: Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập có giá trị pháp lý không?

Trả lời: Theo khoản 1 Điều 142 Bộ luật Dân sự, giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập vẫn có thể làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp đã công nhận giao dịch đó hoặc biết mà không phản đối trong một khoảng thời gian hợp lý.

Có thể thấy, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần không chỉ là người ký kết và đại diện trước pháp luật mà còn gắn liền với trách nhiệm quản lý, điều hành và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn đúng người, quy định rõ quyền hạn trong điều lệ và thực hiện đúng thủ tục khi thay đổi là yếu tố quan trọng để công ty cổ phần hoạt động ổn định và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát, cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.