Kế toán excel đơn giản được kế toán nhiều doanh nghiệp lựa chọn, việc sử dụng excel là cách để kế toán doanh thực hiện công việc quản lý tài chính doanh nghiệp.
Để thuận tiện hơn cho kế toán trong việc quản lý, dưới đây những hàm kế toán excel đơn giản nhưng kế toán hay dùng và những phần mềm kế toán excel đơn giản kế toán cần biết.
I. Những hàm kế toán excel đơn giản mà kế toán cần biết
1. Phép trừ
Ứng dụng vào kiểm tra số liệu tổng hợp giữa các bảng với nhau: Thực hiện bằng cách trừ các số được tổng hợp với nhau giữa các bảng để luôn biết bảng mình tổng hợp đã có kết quả chính xác hay chưa, khi kết quả về số 0.
Ứng dụng vào việc kiểm tra giữa hai danh sách ngày, số hóa đơn hoặc số tiền lệch nhau ở đâu. Chỉ cần sắp xếp hai danh mục theo cùng một tiêu chí, rồi trừ đi cho nhau. Sử dụng chức năng filter để lọc những kết quả lệch để nhanh chóng tìm ra điểm khác nhau.
Ứng dụng trong việc tìm ra số ngày giữa hai ngày tháng khác nhau. Có thể sử dụng việc trừ hai ngày tháng đi với nhau, kết quả sẽ cho ra số đúng số ngày giữa hai ngày đó.
> 90+ phím tắt excel thần thánh cho dân kế toán
2. Round: Làm tròn
Ứng dụng trong kê khai thuế: nếu bạn áp ựng kê khai thuế trên excel để giữ một file theo dõi, sau đó tổng hợp lên kê khai. Việc sử dụng hàm round ở công thức thuế khi nhân 10%, 5%… sẽ đảm bảo số thuế ở kê khai luôn đúng với số trên phần mềm hoặc trên sổ NKC. Khu thực hiện theo cách này số liệu sẽ không lệch dù chỉ vài đồng.
Ứng dụng trong tất cả các công thức nhân chia để đảm bảo giữa số tổng hợp và chi tiết luôn luôn không lệch nhau số thập phân, làm cho BCTC hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán.
3. Subtotal: Kết quả cộng sẽ thay đổi theo mỗi lần filter
Ứng dụng vào tất cả các bảng tính và các số để mỗi lần filter số tổng cộng sẽ lập tức thay đổi theo tiêu chí filter.
Ví dụ: để tổng kết VAT đầu vào từng tháng trên NKC, lọc TK133, lọc tháng kê khai, sử dụng lệnh copy (ctrl+C) sau đó paste value sang sheet kiểm tra, sau đó bạn để nguyên trạng thái lệnh copy đang làm việc, chỉ cần thay đổi tháng lập
tức số tiền thay đổi và cứ thế bạn chỉ việc paste value cho 12 tháng làm việc là đã có ngay bảng tổng hợp VAT đã hạch toán làm căn cứ check với kê khai.
4. SUMIF: Cộng có điều kiện
Ứng dụng cho việc tổng hợp bảng cân đối tài khoản
Ứng dụng tổng hợp công nợ theo từng đối tượng
Ứng dụng để tổng hợp hàng tồn kho và bất kể cái gì cần tổng hợp bất kể cái gì cần tổng hợp…
Ứng dụng cho việc kiểm tra lệch giữa hạch toán tổng hợp và chi tiết theo hạch toán NKC, sau đó trừ kết quả đi cho nhau. Lọc toàn bộ kết quả của các hóa đơn lệch là tìm ra lý do.
Ứng dụng cho việc tổng hợp quyết toán thuế TNCN: khi bạn có lương 12 tháng lương, cần tổng hợp quyết toán TNCN, kế toán dùng sumif tất cả theo tên nhân sự để có ngay một bảng tổng hợp quyết toán TNCN.
Ứng dụng trong công thức lập phiếu thu, phiếu chi mà lấy dữ liệu trực tiếp từ NKC
Ứng dụng trong in hóa đơn từ bảng xuất hóa đơn, kiêm luôn chức năng bảng kê bán ra để in ra mặt hóa đơn xuất cho khách hàng
Và bất cứ thứ gì cần tổng hợp số liệu từ chi tiết sang một bảng tổng hợp.
5. REPLACE (ctrl+H) – Thay thế
Ứng dụng vào việc đổi năm. Lấy ví dụ những ngày của tháng năm mới, khi nhận phải hạch toán năm cũ. Khi đó làm xong sổ thì chỉ cần replace toàn bộ năm mới thành năm cũ. Sẽ tiết kiệm tương đối thời gian gõ sổ.
Ứng dụng để chuẩn hóa mã khách hàng, mã hàng…
Nếu kế toán muốn quy định từ thương mại sẽ được viết là TM cho mọi đơn vụ khách hàng khi bạn có cả nghìn đơn vị cần phải sửa. Khi đó chỉ cần thực hiện lệnh replace (Ctrl +H), thay thế từ thương mại thành TM, tương tự cho tất cả các từ như sản xuất – SX, dịch vụ – DV… tiêu chuẩn hóa toàn bộ các ký hiệu đồng nhất cho tất cả. Khi chuẩn hóa xong thì sắp xếp lại thành danh mục vừa xây dựng, có thể sẽ phát hiện ra được nhiều mã trùng nhau do không tuân thủ quy tắc xây dựng mã đối tượng ban đầu.
Ứng dụng để chuyển đổi công thức tổng hợp nhanh các tháng trong năm. Kế toán chỉ cần chọn một vùng công thức liên quan tới tháng làm việc, sau đó replace ký tự từ tháng này qua tháng khác với kiện tên các tháng của sheet làm việc phải đồng nhất, lập tức công thức sẽ được tổng hợp số liệu của tháng sau mà không mất công làm 12 lần công thức.
> Hướng dẫn quy trình hạch toán mua hàng đầy đủ trên Excel
6. LEFT & RIGHT
+ Ứng dụng trong việc lấy mã khi cần thiết.
Lấy ví dụ về một đơn vị kinh doanh ô tô, có số khung số máy, khi cần lấy 5 số khung cuối cùng để làm tiêu thức theo dõi trên sổ từ chuỗi ký tự dài của mã số khung cuối cùng để làm tiêu thức theo dõi trên sổ từ chuỗi ký tự rất dài của mã số khung, khi ấy chỉ cần làm lệnh right với 5 ký tự cuối được lấy mà không mất công copy từng dòng một.
+ Ứng dụng trong việc học tiếng anh: khi bạn có một danh từ điển trên excel, bạn có thể tìm ra các từ có tiền tố, hậu tố giống nhau để nhanh chóng có được danh mục từ cùng bản chất theo mong muốn.
7. TRIM (text): Xóa tất cả dấu cách không cần thiết (phía trước, phía sau văn bản)
Ứng dụng trong trường hợp tiêu chuẩn hóa bộ mã đối tượng, có thể là phần mềm, từ việc dữ liệu cũ của những bạn quen gõ dấu cách. Đây là hàm hiệu quả giúp loại bỏ những trường hợp không đồng nhất.
8. VALUE (text) : Chuyển một chuỗi thành một số
Khi một cột số mà bị định dạng ở dạng text, các bạn chỉ cần dùng cột bên cạnh làm công thức : cột số đó cộng thêm số 0, lập tức số được chuyển về trạng thái tiêu chuẩn general thay vì áp dụng lệnh Value này.
9. INDEX: Tìm một giá trị trong một bảng (hoặc một mảng)
Hàm này ứng dụng cực tốt cho một đơn vị về vận tải. Vì đặc thù của bên vận tại báo giá phải bao gồm hai vấn đề, loại mặt hàng & cung đường. Do vậy thường bảng giá thường hay ở ở dạng mảng. Ai làm vận tải sẽ hiểu.
10. VLOOKUP – Tìm kiếm theo hàng
+ Ứng dụng trong việc lập phiếu thu,phiếu chi lấy thông tin từ NKC
+ Ứng dụng lập lệnh chi tiền lấy thông tin khách hàng từ danh sách khách hàng
+ Ứng dụng trong việc đối chiếu giữa hai bảng dữ liệu thừa, hoặc thiếu, hoặc lệch nhau số tiền. Nên tìm kiếm hai chiều giữa hai bảng dữ liệu để có thể tìm ra chính xác bảng nào thừa, bảng nào thiếu. Trường hợp tìm kiếm lệch số tiền lẫn nhau thì có thể tìm một bảng này theo bảng kia rồi trừ chúng đi cho nhau, filter để tìm ra tất cả những dòng bị lệch tiền.
+ Vlookup là hàm cơ bản để ứng dụng trong nhiều trường hợp khác nữa … kể không hết…
11. IF – Hàm điều kiện
+ Ứng dụng trong công thức tính thuế TNCN vì biểu thuế lũy tiến từng phần chia ra rất nhiều trường hợp nên cần phải IF.
+ Ứng dụng trong việc tìm ra mã mặt hàng, mã đối tượng bị trùng trong một danh sách dài, dù là cả nghìn mã chỉ 1 phút tìm ra tất cả bằng cách sắp xếp danh sách, rồi ở cột bên cạnh làm công thức như sau: Nếu dòng trên = dòng dưới thì trả kết quả là 1 (1 đại diện cho bị trùng), còn nếu ko thì trả kết quả là 0 (0 đại diện cho ko bị trùng). Sau đó filter, lọc ra toàn bộ những dòng có kết quả là 1 là tất cả mã bị trùng.
12. & – và (liên kết dữ liệu)
+ Ứng dụng trong công thức ngày tháng trong phiếu thu, phiếu chi, PN, PX…
+ Ứng dụng trong các công thức mà điều kiện của nó ko chỉ là một cột, mà do nhiều cột tạo nên một điều kiện tìm kiếm, tính toán. Ví dụ: tổng hợp công nợ theo điều kiện là số tài khoản và tên đối tượng. Hai điều kiện kết hợp lại mới tạo thành một tiêu chí để tổng hợp.
13. Year(), month (), day() – Hàm liên quan tới ngày tháng
+ Ứng dụng trong công thức ngày tháng của Phiếu thu, phiếu chi, PN, PX .. mà lấy dữ liệu từ sổ.
+ Ứng dụng trong cột ngày tháng của một sổ khi muốn chỉ hiện thị ngày, hoặc chỉ hiển thị tháng, hoặc chỉ năm. Thường ứng dụng với tháng hơn vì khi muốn lọc dữ liệu của một tháng trong bộ dữ liệu cả một năm mà không cần phải làm động tác nào khác. Hàm month này tương ứng với việc định dạng lại cột ngày tháng hiển thị dưới dạng chỉ nhìn thấy tháng cũng cho kết quả tương tự.
14. Count, countif, counta: đêm, đếm có điều kiện…
+ Ứng dụng trong file chấm công
+ Ứng dụng trong file tổng hợp quyết toán thuế TNCN xem người ta làm ở công ty bao nhiêu tháng?
II. Những phần chính trong phần mềm kế toán excel
- Bảng danh mục:
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Hệ thống tài khoản kế toán
+ Danh sách vật tư, hàng hóa
+ Khách hàng và nhà cung cấp
+ Các nhân viên
- Sổ nhật ký
+ Sổ nhật ký chung
+ Nhật ký mua hàng
+ Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ chi tiết
+ Sổ Chi tiết từng tài khoản
+ Chi tiết tiền mặt
+ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
- Sổ tổng hợp
+ Sổ cái
+ Sổ tổng hợp theo từng tài khoản
- Thuế VAT
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ In phiếu kế toán
- Báo cáo tài chính
+ Bảng cân đối phát sinh
+ Lưu chuyển tiền tệ
+ Báo cáo KQKD
+ Bản thuyết minh BCTC
III. Ưu nhược điểm của phần mềm kế toán Excel
Ưu điểm của phần mềm kế toán Excel
+ Excel được cài sẵn trong máy, thân thuộc với mọi nhân viên văn phòng, đặc biệt là kế toán. Việc sử dụng excel không mất nhiều thời gian tìm hiểu và cũng không cần quá nhiều các kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu
+ Chi phí thấp: Đây chính là một trong những ưu điểm khiến Excel trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Đa số doanh nghiệp đang sử dụng Excel bản cài sẵn trong máy, một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán chạy trên nền excel thì sẽ tốn thêm một khoản chi phí cho nhà phát triển phần mềm.
+ Phần mềm có các tính năng phân tích, lập báo cáo nhanh chóng mà không cần đến sự hỗ trợ của các phần mềm khác.
Nhược điểm của phần mềm kế toán Excel
+ Phần mềm chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có ít chứng từ phát sinh vì khi số liệu lớn thì việc mở và lưu file gặp rất nhiều khó khăn
+ Tính bảo mật thấp vì bất cứ ai cũng có thể xóa file và không thể phục hồi lại các dữ liệu
+ Kế toán mất nhiều thời gian trong việc nhập liệu, tổng hợp, kết xuất các báo cáo. Khi gặp phải những sai sót thì kế toán cũng mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm lỗi sai để điều chỉnh
+ Trường hợp kế toán cũ nghĩ việc nếu không bàn giao đầy đủ các file thì kế toán mới không nắm bắt được các số liệu, chứng từ
+ Doanh nghiệp không thể xem được những báo cáo liên năm để so sánh tình hình hoạt động kinh doanh của năm nay so với năm trước để có những kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý
Chi tiết xem tại: Phân tích ưu nhược điểm của phần mềm kế toán Excel
IV. Phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính mà kế toán excel đơn giản cần biết
Phần mềm kế toán Excel hiện nay đã và đang đáp ứng được yêu cầu được của các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, tuy nhiên cách thức xử lý nghiệp vụ trong quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp vẫn thường xuyên gặp khó do:
- Chứng từ lưu ở nhiều file, khó khăn trong việc tìm kiếm.
- File lưu độc lập, mỗi lần làm báo cáo hay cần tổng hợp để quyết toán, BCTC thường rất khó khăn, khó khăn trong việc đối chiếu dữ liệu.
- Chỉ 1 kế toán làm trong 1 thời điểm khó khăn hơn khi quy mô công ty lớn và số lượng hàng hóa nhiều, khó khăn trong quản lý kho, công nợ từng khách hàng…
- Tính bảo mật thấp, dễ mất dữ liệu vì lỡ tay xóa file, dữ liệu đã xóa thì không thể phục hồi.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập đã lựa chọn việc sử dụng phần mềm kế toán nhằm chuyển đổi cách thức quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp, với việc sử dụng phần mềm kế toán MISA SME NET, kế toán excel đơn giản sẽ thực hiện càng đơn giản thao tác, nghiệp vụ trong quản lý tài chính do:
- Phần mềm kế toán MISA SME.NET hiện thực hiện nghiệp vụ kế toán dễ dàng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp do thiết kế đầy đủ tính năng kế toán – tài chính.
- Phần mềm kế toán MISA sử dụng đơn giản, dễ dàng với hệ thống tài liệu đào tạo đầy đủ.
- Đội ngũ tư vấn viên 100+ hỗ trợ trên mọi tỉnh thành luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp nhanh nhất.
- Liên tục cập nhật các phiên mới giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời các quy định, thông tư mới của Nhà nước.
- Hệ sinh thái tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử và liên kết thẳng với Tổng cục Thuế giúp công việc của kế toán trở nên dễ dàng.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính kế toán excel đơn giản, thêm vào đó hạn chế những sai sót có trong excel, giúp kế toán tự động hạch toán, gia tăng tiện ích giảm thiểu công sức nhập liệu, tính toán bằng tay đơn thuần.
Hiện Phần mềm kế toán MISA SME.NET đang miễn phí dùng thử 15 ngày cho kế toán, Anh/chị quan tâm vui lòng nhấp dùng thử miễn phí phần mềm:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
