Hướng dẫn chi tiết hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho

Hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho là công việc có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ định kì để phát hiện các chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu có ở kho tại thời điểm kiểm kê, từ đó làm căn cứ để xác định trách nhiệm, bảo quản, xử lý nguyên vật liệu/công vụ dụng cụ thừa hay thiếu và ghi sổ kế toán

1. Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu

Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu là số lượng hàng có trong kho ở thời điểm kiểm kê nhỏ hơn số lượng hàng được theo dõi trên sổ sách kế toán. Số chênh lệch, kế toán phải điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách để khớp đúng với số liệu thực tế khi kiểm kê.

a. Khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ

Có TK 155: Thành phẩm

Có TK 156: Hàng hóa

b. Khi thiếu trong định mức cho phép

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 152 – Nguyên vật liệu

c. Khi thiếu ngoài định mức chưa xác định được nguyên nhân

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152

d. Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát

Nợ TK 111, 334,… (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra được phản ánh vào giá vốn hàng bán)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

e. Hàng thiếu do bên bán giao thiếu hàng, yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu, khi nhập hàng, dựa vào chứng từ bên bán giao hàng thêm

Nợ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156

Có TK 1381

f. Nếu thiếu hàng tồn kho do lỗi của cá nhân quản lý hàng, quy trách nhiệm cá nhân bồi thường thiệt hại (trừ lương hoặc bồi thường bằng tiền)

Nợ TK 1388, TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt), TK 334 (Nếu trừ lương)

Có TK 1381

g. Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền

Nợ TK 111,1388,334,632,811

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

q. Khi xác định được nguyên nhân & người chịu trách nhiệm

Nợ TK 138,334.632

Có TK 621, 627

Có các TK 152, 153, 155, 156

Có các TK 111, 112

h. Không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng trong kho, kế toán dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch toán vào chi phí khác

Nợ TK 811

Có TK 1381

| Đọc thêm: Trở thành chuyên gia quản lý kho với 5 cách quản lý kho hàng hiệu quả

Tải miễn phí file excel quản lý kho hàng mới nhất 2021

2. Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thừa

Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thừa là số lượng hàng có trong kho tại thời điểm kiểm kê lớn hơn số lượng hàng đang được theo dõi trên sổ sách kế toán ở thời điểm đó. Số chênh lệch đó, kế toán phải điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê. học khai báo thuế

a. Khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho

Nợ TK 152: Nếu thừa nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 155: Nếu thừa thành phẩm

Nợ TK 156: Nếu thừa hàng hóa

Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân

b. Kiểm kê phát hiện thừa trong định mức

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

c. Nếu phát hiện thừa trên định mức chưa xác định được nguyên nhân

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý

d. Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý

Có TK 411, 632, 3388, 642,711

e. Nếu xác định nguyên vật liệu không phải của doanh nghiệp

Trường hợp này kế toán ghi vào tài khoản 002 – Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tình hình nhập, xuất, tồn VTHH tại đơn vị theo: Tính chất VTHH (nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm…), đặc điểm hoạt động (sản xuất, xây dựng…), vị trí địa lý… để làm căn cứ giúp quản lý đưa ra quyết định liên quan đến hàng tồn kho, đối chiếu với số thực tồn của Thủ kho.

Anh chị tìm hiểu thêm về tính năng quản lý kho trên phần mềm kế toán MISA SME.NET tại link dưới đây: