Sai lầm trầm trọng trong quản lý của kế toán công nghệ thông tin

Kế toán công nghệ thông tin có nhiều đặc điểm đặc thù trong quản lý, để thực hiện nghiệp vụ trong quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp công nghệ thông tin cần hiểu rõ những sai lầm trong quản lý tài chính và phương pháp quản lý hiệu quả.

I. Đặc điểm trong quản lý tài chính kế toán công nghệ thông tin

1. Hàng hóa, dịch vụ

• Cung cấp phần mềm đóng gói (sản xuất hàng loạt, không viết thêm theo yêu cầu từng khách hàng)
• Cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng (sản xuất theo yêu cầu của khách hàng)
• Cung cấp dịch vụ gia công phần mềm
* Thiết kế, cho thuê website
* Cho thuê server

2. Sản xuất

Bước 1: hạch toán các chi phí hoá đơn đầu vào trực tiếp, gián tiếp tạo ra sản phẩm
Bước 2: Phân bổ chi phí sản xuất ( chi phí nhân công, chi phí dịch vụ thuê …)
Bước 3: Tính giá thành hợp đồng/ đơn hàng

3. Mua hàng/chi phí

– Mua các dịch vụ thuê ngoài (server, Cod/key, cloud, …)
– Chi phí phát sinh chủ yếu:chi phí nhân công (lập trình viên, kỹ sư, …) và chi phí đầu tư trang thiết bị (máy tính, server, …), chi phí marketing, ..

4. Bán hàng

– Bán theo đơn đặt hàng/hợp đồng hoặc theo sản phẩm/dịch vụ đóng gói sẵn
– Quản lý đơn hàng/hợp đồng theo lập trình viên
– Quản lý doanh số theo NVKD

II. Sai lầm trong quản lý tài chính doanh nghiệp công nghệ thông tin

Thứ nhất, kế toán mất nhiều thời gian, công sức theo dõi công nợ 

Kế toán mất nhiều thời gian, công sức trong việc theo dõi công nợ của từng nhà cung cấp/ khách hàng theo từng hợp đồng

Thứ hai, mất nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn trong xử lý chênh lệch tỷ giá

Thứ ba, khó khăn trong việc tổng hợp chi phí, doanh thu, lãi lỗ

Khó khăn trong việc tổng hợp chi phí, doanh thu, lãi lỗ theo từng hợp đồng dẫn đến mất thời gian, công sức, dễ sai sót

Thứ tư, mất thời gian, công sức trong việc tổng hợp doanh số 

Mất nhiều thời gian, công sức trong việc tổng hợp doanh số theo từng nhân viên kinh doanh, hàng hóa, dịch vụ để làm căn cứ tính lương thưởng

Thứ năm, gặp khó trong việc phân bổ chi phí chung

Gặp khó khăn trong việc phân bổ chi phí chung (nhân công, khấu hao máy móc thiết bị, CCDC) cho từng hợp đồng dẫn đến mất thời gian, công sức, dễ sai sót khi tính giá thành

| Đọc thêm: 3 phương pháp quản lý chi tiết công nợ phải trả cho doanh nghiệp hiện nay

III. Phương pháp quản lý tài chính hiệu quả cho kế toán công nghệ thông tin

#Quản lý bằng quy trình ngoài 

Với tư duy chuyển đổi số, phần đa các công ty phần mềm rất chủ động trong việc chọn công cụ để quản lý tài chính. Các công ty dù lớn dù nhỏ luôn tìm cách cải tiến công cụ làm việc của mình để biến công cụ thành trợ thủ đắc lực cho công việc.

Thêm vào đó, việc theo dõi bằng excel phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thậm chí siêu nhỏ do số lượng nguyên liệu không nhiều, đặc tính ít.

#Quản lý bằng phần mềm

Với phương pháp quản lý bằng phần mềm kế toán hoàn toàn chủ động được cách thức quản lý của mình, linh động trong việc báo cáo và quản lý doanh thu, chi phí, công nợ:

• Cung cấp báo cáo công nợ phải thu/phải trả theo từng hợp đồng
• Hạch toán đa ngoại tệ và tự động xử lý, hạch toán chênh lệch tỷ giá khi có phát sinh
• Theo dõi, báo cáo doanh thu theo từng nhân viên kinh doanh, từng hàng hóa, dịch vụ

Thêm vào đó, phần mềm hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng do tính chất dễ dàng tổng hợp, báo cáo doanh thu, chi phí, công nợ… xem báo cáo tài chính kế toán ngay trên phần mềm kế toán MISA.

Phần mềm kế toán MISA hiện đã và đang đáp ứng cho hơn 200.000 doanh nghiệp trong đó có nhiều khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin mảng thương mại, mảng sản xuất. Phần mềm kế toán MISA phù hợp với doanh nghiệp công nghệ thông tin do:

• Khi phát sinh các nghiệp vụ mua ngoài, phần mềm cho phép khai báo các khoản mục chi phí và tự động lên báo cáo tổng hợp/ chi tiết khoản mục chi phí theo từng hợp đồng giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót
• Khi tập hợp chi phí cho từng hợp đồng, phần mềm cho phép phân bổ các chi phí chung cho các hợp đòng theo nhiều tiêu thức khác nhau một cách tự động, nhanh chóng và chính xác giúp tiết kiệm thời gian cho KT