Kế toán nhà phân phối và những sai lầm trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Kế toán nhà phân phối có những đặc điểm trong quản lý tài chính như quản lý kho, nghiệp vụ mua hàng, bán hàng với nhiều đặc điểm về loại hình đáng chú ý. Do nhiều đặc điểm trong quản lý nên kế toán nhà phân phối dễ mắc sai lầm trong quản lý. Dưới đây là những sai lầm và giải pháp quản lý tài chính cho nhà cung cấp.

I. Đặc điểm trong quản lý tài chính nhà phân phối

1. Quản lý kho

* DN phân phối tới các Đại lý, cửa hàng các sản phẩm thuộc một hoặc một số lĩnh vực: Đồ uống, thực phẩm, hàng tiêu dùng, thiết bị, vật liệu xây dựng, phân bón, hóa mỹ phẩm, bất động sản, gas, …. Thông thường, trong một số lính vực sẽ phân phối độc quyền cho một hãng nhất định.

* Số lượng hàng hóa nhiều

* Quản lý hàng hóa theo nhiều tiêu chí:
– Quản lý theo nhiều đơn vị tính với một số sản phẩm về đồ uống, vật liệu xây dựng…
– Quản lý số lô hạn sử dụng: về mặt hàng thực phẩm, đồ uống, hóa mỹ phẩm…
– Quản lý mã quy cách : sản phẩm về văn phòng phẩm, gas..

* Quản lý kho hàng trưng bày

2. Mua hàng

* Mua hàng hóa: Phát sinh trong nước và nhập khẩu (sử dụng ngoại tệ)
* Quản lý về đặt cọc vỏ bình với mặt hàng về đồ uống, gas
* Quản lý hàng khuyến mại, hàng tặng
* Quản lý chiết khấu đầu vào

3. Bán hàng

* Quy trình bán hàng

► Bước 1: Nhân viên kinh doanh nhận được đặt hàng từ các cửa hàng, đại lý
► Bước 2: Kế toán nhập hóa đơn bán hàng cho từng đại lý
► Bước 3: Thủ kho làm phiếu xuất kho tổng hợp cho các hóa đơn bán hàng và giao cho nhân viên giao hàng (khác với người nhân viên kinh doanh ở trên) hoặc là giao cho người chịu trách nhiệm xe

* Đặc điểm

– Bán hàng qua các đại lý cấp 1, cấp 2, cửa hàng…
– Xây dựng chính sách giá bán cho từng đối tượng khách hàng khác nhau (đại lý cấp 1, cấp 2…), hoặc theo mặt hàng khác nhau…
– Theo dõi chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh thu, chiết khấu thanh toán
– Quản lý tình hình giao hàng và công nợ của khách hàng theo từng nhân viên giao hàng, theo từng xe giao hàng
– Quản lý được doanh thu bán hàng theo từng nhân viên giao hàng, từng khách hàng (cửa hàng, đại lý,…), theo từng vùng miền
– Quán lý doanh số, lãi lỗ theo mặt hàng của từng nhà cung cấp
– Quản lý hàng khuyến mại theo từng chương trình khuyến mại
– In phiếu xuất kho tổng hợp của nhiều hóa đơn bán hàng để quản lý tổng số lượng hàng hóa trên xe mang giao cho nhiều KH khác nhau
– In hóa đơn bán hàng kiêm đối chiếu, xác nhận công nợ
– Quản lý địa chỉ giao hàng cho từng đơn giao hàng

| Đọc thêm: Sai lầm và phương pháp quản lý hiệu quả tài chính – kế toán nhà phân phối

II. Sai lầm kế toán trong quản lý tài chính nhà phân phối

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, kế toán nhà phân phối thường gặp phải khó khăn trong việc quản lý tài chính nhà phân phối, trong đó có những việc như:

Thứ nhất, gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho

Gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính dẫn đến mất thời gian, sai sót trong việc hạch toán, kiểm kê hàng tồn kho

Thứ hai, mất thời gian, công sức trong việc tính toán doanh thu bán hàng

Nhiều DN mất nhiều thời gian, công sức trong việc tính toán doanh thu bán hàng theo Nhân viên kinh doanh,nhân viên giao hàng, lái xe, nhóm hàng, mặt hàng để làm căn cứ tính lương, thưởng cho NV

Thứ ba, khó khăn trong quản lý công nợ

Khó khăn trong việc quản lý công nợ phải thu theo từng nhân viên giao hàng, từng xe đi giao hàng dẫn đến mất thời gian, công sức dễ nhầm lẫn

Thứ tư, khó khăn trong quản lý thời hạn giao hàng

Khó khăn trong việc quản lý thời hạn giao hàng của các đơn hàng dẫn tới mất thời gian, dê sai sót.

Thứ năm, khó khăn trong việc áp dụng chính sách giá, chiết khấu khác nhau

Khó khăn trong việc áp dụng chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm khách hàng khác nhau (Đại lý cấp 1, cấp 2, cửa hàng), mặt hàng khác nhau có thể gây nhầm lẫn, mất thời gian.

Thứ sáu, khó khăn trong việc lập phiếu xuất kho tổng hợp 

Kế toán gặp khó khăn trong việc lập phiếu xuất kho tổng hợp cho nhiều hóa đơn bán hàng để quản lý số lượng hàng hóa trên cùng chuyến xe dẫn đến mất nhiều thời gian công sức và dễ nhầm lẫn.

Thứ bảy, khó khăn trong việc quản lý chi phí theo từng khoản mục

Gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí theo từng khoản mục (lương tài xế, xăng, công tác phí, phí cầu đường …) dẫn tới mất nhiều thời gian, công sức

Thứ tám, khó khăn trong việc quản lý hàng đổi

Gặp khó khăn, phức tạp trong việc quản lý hàng đổi, hoặc trả lại chi tiết theo từng đơn hàng, đối với từng khách hàng, từng hãng cung cấp dẫn đến mất thời gian đối chiếu, dễ nhầm lẫn

Thứ chín, khó khăn trong quản lý theo dõi hàng khuyến mãi

Kế toán gặp khó khăn trong việc quản lý theo dõi hàng khuyến mãi cho khách hàng dẫn đến mất thời gian, dễ bị thất thoát

| Đọc thêm: 5 chuỗi giá trị của nhà phân phối

III. Giải pháp quản lý tài chính cho kế toán nhà phân phối

#Quản lý bằng quy trình ngoài

Với việc sử dụng bằng excel kế toán dường như không mất nhiều chi phí trong quá trình sử dụng ban đầu nhưng lại mất nhiều thời gian trong việc quản lý, mất nhiều chi phí sửa sai do lỗi từ excel gây ra. Để hạn chế những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện công cụ cũ, nhiều doanh nghiệp đã chọn chuyển đổi từ công cụ cũ sang công cụ mới với công cụ mới kế toán hoàn toàn có thể dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ kế toán.

# Quản lý bằng phần mềm

Với số lượng lớn những sai sót trong quá trình quản lý tài chính kế toán nhà phân phối hiện đang dần chuyển đổi sang sử dụng công cụ thay vì quản lý thủ công. Phần mềm kế toán MISA SME.NET hiện đáp ứng đầu đủ công việc của kế toán trong lĩnh vực nhà phân phối:

• Phần mềm cho phép thiết lập, theo dõi nhập xuất tồn của từng vật tư theo nhiều đơn vị tính và tự động quy đổi giữa các đơn vị tính mỗi khi nhập xuất và xem báo cáo
• Phần mềm cho phép theo dõi, báo cáo doanh thu theo cả nhân viên bán hàng và nhân viên giao hàng, mặt hàng, nhóm hàng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác
• Phần mềm cho phép theo dõi, báo cáo chi tiết công nợ, hạn nợ theo từng hóa đơn, nhân viên để đốc thúc thu hồi công nợ kịp thời
• Khi xuất hàng hóa để giao cho KH thì phần mềm cho phép chọn giao cho đơn đặt hàng nào. Từ đó cung cấp báo cáo tình hình giao hàng theo từng đơn đặt hàng (số lượng đã giao, số lượng chưa giao, tình trạng hoàn thành hay chưa hoàn thành) để giao hàng đúng tiến độ.