Đặt in hóa đơn: Làm sao tránh hóa đơn giả?

Kể từ 1-1-2011, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 153/2010/TT-BTC có hiệu lực, quy định các doanh nghiệp có trách nhiệm tự in hóa đơn. Báo SGGP đã phỏng vấn ông Nguyễn Đình Tấn, Cục trưởng Cục Thuế TPHCM xung quanh những quy định mới này.

Niêm phong bản kẽm nếu muốn dùng lại

– PV: Khi doanh nghiệp muốn đặt in hóa đơn, phải tìm đến đơn vị in có những điều kiện gì, thưa ông?

Ông Nguyễn Đình Tấn: Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).

– Nhiều người lo lắng sau khi đơn vị nhận in hóa đơn xong thì các bản kẽm phải xử lý ra sao để đảm bảo đơn vị đó không phát hành thêm hóa đơn…

Doanh nghiệp nhận in hóa đơn phải thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký, không được giao lại toàn bộ hoặc bất kỳ khâu nào trong quá trình in hóa đơn cho tổ chức in khác thực hiện. Sau khi in xong, việc quản lý, bảo quản các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc in phải theo thỏa thuận với doanh nghiệp đặt in. Trường hợp muốn sử dụng các bản phim, bản kẽm để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ các bản phim, bản kẽm. Những hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng đều phải được hủy.

Doanh nghiệp nhận in hóa đơn phải lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn gởi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung báo cáo thể hiện: tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức, cá nhân đặt in; loại, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn đã in (từ số … đến số) cho từng tổ chức, cá nhân (theo mẫu số 3.7 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 153/2010).

Báo cáo về việc nhận in hóa đơn được lập và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp một năm hai lần: lần 1 báo cáo in hóa đơn 6 tháng đầu năm chậm nhất vào ngày 20-7, lần 2 báo cáo in hóa đơn 6 tháng cuối năm chậm nhất ngày 20-1 năm sau. Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn ngừng hoạt động in hóa đơn thì kỳ báo cáo in hóa đơn cuối cùng bắt đầu từ đầu kỳ báo cáo cuối đến thời điểm tổ chức nhận in ngừng hoạt động in hóa đơn, thời hạn nộp báo cáo về việc nhận in hóa đơn chậm nhất ngày 20 tháng sau của tháng ngừng hoạt động in hóa đơn. Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc có hoạt động in hóa đơn sau khi ngừng hoạt động in thì thời gian báo cáo về việc nhận in hóa đơn đầu tiên tính từ ngày bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu lại hoạt động in đến hết tháng 6 hoặc hết tháng 12, tùy theo thời điểm bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động in.

– Có nghĩa đơn vị nhận in hóa đơn cũng phải báo cáo và đơn vị sử dụng hóa đơn cũng phải báo cáo. Và đó là chứng cứ để cơ quan thuế so sánh tính chính xác của hóa đơn đặt in?

Đúng thế. Khi cơ quan thuế nhận báo cáo về việc nhận in hóa đơn của tổ chức nhận in hóa đơn sẽ đưa các dữ liệu lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Phải thông báo phát hành lại khi có thay đổi

– Dù không phải xin phép trước khi in hóa đơn nhưng muốn sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp phải lập thông báo phát hành hóa đơn, xin ông cho biết nội dung thông báo như thế nào và gửi cho ai?

Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hóa đơn, ngày lập thông báo phát hành, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, từ số… đến số…). Trong thông báo phát hành phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị sử dụng hóa đơn. Gởi kèm theo thông báo này là một hóa đơn mẫu, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in). Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 5 ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

– Nếu trong quá trình sử dụng, đơn vị có thay đổi so với nội dung đã thông báo thì xử lý thế nào, thưa ông?

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Ngoài ra, có bất kỳ thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới.