Quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm, chủ doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn

Đặc thù hàng hóa sản phẩm lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm với số lượng lớn, nhiều mặt hàng khiến người quản lý gặp không ít khó khăn. Dưới đây là những vấn đề chủ doanh nghiệp thường gặp phải trong công tác quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm.

1. Đặc điểm của doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm

•  Quản lý kho

+ Lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm với số lượng hàng hóa nhiều từ 1000 mặt hàng trở lên: bút, giấy, sách, vở…đa dạng về kích cỡ và chủng loại nên cần kiểm soát tốt tránh việc thất thoát, nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
+ Hằng ngày doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ nhập xuất hàng với số lượng lớn và đa dạng, chính vì vậy việc quản lý hàng hóa theo mã vạch giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức nhập liệu hiệu quả

•  Hoạt động mua hàng

Doanh nghiệp thường mua các văn phòng phẩm như giấy, bút, sách…của các nhà sản xuất để bán lại với các cơ quan, tổ chức, các nhà phân phối bán lẻ khác

• Hoạt động bán hàng

+ Doanh nghiệp thường phát sinh các đơn hàng từ các đại lý, cửa hàng nên việc theo dõi đơn hàng của khách hàng để tính toán nhập hàng, giao hàng đúng hạn là rất cần thiết
+ Số lượng mặt hàng nhiều, đa dạng lại cung cấp cho nhiều cơ quan, tổ chức, nhà phân phối khác nhau nên doanh nghiệp cần xây dựng chính sách giá cho từng mặt hàng với từng khách hàng để tránh nhầm lẫn, gây mất uy tín với doanh nghiệp
+ Doanh nghiệp thường sử dụng các phần quản lý cửa hàng tại các điểm bán để quản lý doanh thu bán hàng, tồn kho tuy nhiên không thể thực hiện công tác hạch toán tài chính – kế toán

2. Những khó khăn chủ doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm thường gặp phải

•  Không nắm bắt kịp thời doanh thu theo từng mặt hàng, thị trường, đại lý

Nhiều chủ doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm vẫn gặp rất nhiều bất cập trong công tác quản lý doanh thu từ các mặt hàng, thị trường, đại lý để biết được những mặt hàng nào kinh doanh hiệu tốt để có kế hoạch nhập hàng và thực hiện chính sách bán hàng phù hợp

•  Khó khăn trong việc quản lý tiến độ giao hàng theo từng đơn hàng

Số lượng hàng hóa lớn với nhiều mã hàng khiến nhiều doanh nghiệp không khỏi khó khăn trong công tác quản lý tiến độ giao hàng. Công tác giao hàng có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan, tuy nhiên nếu việc này xảy ra như một tiền lệ thì khách hàng sẽ không còn thông cảm cho doanh nghiệp, từ đó gây mất uy tín và có thể bị phạt do giao hàng muộn.

•  Khó khăn trong quản lý chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm khách hàng, mặt hàng khác nhau

Với nhiều mặt hàng, đa dạng và phong phú về chủng loại khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý chính sách giá, chính sách chiết khấu cho từng mặt hàng bởi đặc thù như mặt hàng sách cần quản lý nhiều mức giá khác nhau như: giá bìa, giá trước thuế, giá bán

| Đọc thêm: Kế toán văn phòng phẩm và những sai sót thường gặp nhất

3. Giải pháp giúp chủ doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán

# Quản lý bằng quy trình ngoài

Nhiều doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm vẫn đang sử dụng công cụ quản lý truyền thống (Excel) để theo dõi doanh thu, quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Việc sử dụng Excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư, tuy nhiên doanh nghiệp không thể quản lý hàng hóa theo mã vạch hay mã quy cách, đơn vị tính khác nhau. Đồng thời, chủ doanh nghiệp cũng không thể kịp thời nắm bắt được doanh thu, chi phí, lãi lỗ của doanh nghiệp như thế nào.

# Quản lý bằng phần mềm

Công cụ quản lý tự động sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm hoạt động hiệu quả hơn, dễ dàng quản lý doanh thu, chi phí của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 là phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay với gần 200.000 doanh nghiệp toàn quốc tin dùng, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm. Các tính năng nổi bật của phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng các nghiệp vụ doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm cần như:

• Cho phép khách hàng xem được báo cáo doanh thu theo mặt hàng, nhóm hàng hóa dịch vụ, doanh thu theo từng thị trường để giúp khách hàng phân tích chính xác mặt hàng nào bán chạy, thị trường nào doanh thu đang kém để có kế hoạch nhập hàng kịp thời và những chính sách khuyến mãi hoặc marketing phù hợp
• Khi xuất hàng hóa để giao cho khách hàng thì phần mềm cho phép chọn giao cho đơn đặt hàng nào. Từ đó cung cấp báo cáo tình hình giao hàng theo từng đơn đặt hàng (số lượng đã giao, số lượng chưa giao, tình trạng hoàn thành hay chưa hoàn thành) để giao hàng đúng tiến độ.
• Cho phép thiết lập chính sách giá bán, chính sách chiết khấu theo từng khách hàng, từng mặt hàng và tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác

Chủ doanh nghiệp quan tâm có thể tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý hàng hóa hiệu quả với phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm tại link dưới đây: