7 sai lầm khiến kế toán doanh nghiệp hóa chất, mỹ phẩm gặp khó trong việc quản lý tài chính – kế toán

Với đặc thù là doanh nghiệp thương mại chuyên cung cấp các sản phẩm Hóa/Mỹ Phẩm, kế toán doanh nghiệp hóa chất mỹ phẩm thường có nhiều nghiệp vụ trong quản lý kho, mua hàng, bán hàng. Với khối lượng lớn sản phẩm cộng thêm những nghiệp vụ đi kèm, kế toán doanh nghiệp hóa chất, mỹ phẩm thường phát sinh những sai sót trong đó có 7 sai sót thường thấy dưới đây.

I. Đặc điểm trong quản lý tài chính, kế toán doanh nghiệp hóa, mỹ phẩm

Các doanh nghiệp hóa chất mỹ phẩm có đặc thù là số lượng lớn sản phẩm, để quản lý sản phẩm kế toán cần thực hiện các nghiệp vụ nhằm quản lý tốt hàng hóa như: Quản lý kho, mua hàng, bán hàng.

1. Quản lý kho

Các sản phẩm Hóa mỹ phẩm/ hóa chất có đặc điểm sau:

– Quản lý theo nhiều đơn vị tính: chai, thùng, hộp, gói,…

– Quản lý theo nhiều quy cách: màu sắc, kích cỡ, mùi hương,…

– Hàng có nguồn gốc xuất xứ nhiều nơi, chủ yếu từ Thái Lan, Hàn quốc, Châu Âu, Trung Quốc,… nên cần quản lý nguồn gốc hàng hóa.

– Sản phẩm có thời hạn sử dụng nên cần quản lý theo lô (Số lô, HSD)

– Sản phẩm có thể pha chế, chiết xuất theo yêu cầu của KH để tạo ra sản phẩm mới.

– Số lượng sản phẩm nhiều: Có thể >1.000

– Sản phẩm được chia thành nhiều loại nên cần quản lý theo nhóm vật tư hàng hóa:

+ Hóa mỹ phẩm: Hóa mỹ phẩm gia dụng (nước rửa chén, nước lau nhà, nước tẩy rửa vệ sinh,…), Chăm sóc da, Chăm sóc tóc…

+ Hóa chất: Hóa chất công nghiệp, Hóa chất nông nghiệp, Hóa chất tẩy rửa, Hóa chất dệt nhuộm, Hóa chất khai khoáng, Hóa chất ngành gỗ, Hóa chất ngành sơn, Hóa chất phân bón, Hóa chất xi mạ, Hóa chất xử lý nước, Dung môi công nghiệp…

– Quản lý hàng khuyễn mãi, hàng mẫu

2. Mua hàng

– Mua Hàng hóa trong nước và nhập khẩu (60% Nhập khẩu) nên cần quản lý mua nhập khẩu sử dụng ngoại tệ.

3. Bán hàng

– Bán hàng và theo dõi doanh thu qua các kênh phân phối:

+ Đại lý/ cửa hàng
+ Kênh nhà thuốc
+ NVKD: Cần quản lý doanh số và số lượng hàng hóa theo nhóm, NVKD đang mang đi giới thiệu
+ Cộng tác viên
+ Kênh bán hàng online: sàn thương mại điện tử, facebook, afiliate…
– Có chính sách giá cho từng đối tượng khách hàng.
– Có hoạt động bán hàng kèm hàng khuyến mãi.

| Đọc thêm: Cách tính giá thành công ty sản xuất mỹ phẩm

II. 7 sai lầm khiến kế toán doanh nghiệp hóa, mỹ phẩm gặp khó

Thông qua trao đổi với các kế toán lĩnh vực hóa, mỹ phẩm, các doanh nghiệp hóa mỹ phẩm thường gặp phải những sai lầm sau:

1. Quản lý chưa tốt nhập, xuất, tồn hàng hóa theo nhiều đơn vị tính

Nhiều doanh nghiệp chưa quản lý tốt nhập, xuất, tồn hàng hóa theo nhiều đơn vị tính dẫn đến mất nhiều thời gian, thiếu chính xác khi quy đổi, hạch toán, kiểm kê kho. Đây là sai lầm lớn trong quản lý hàng hóa khiến kế toán dễ mắc sai lầm trong việc kiểm soát hàng hóa, quản lý hàng hóa dẫn đến dễ thất lạc, mất mát.

Với đặc thù là doanh nghiệp hóa, mỹ phẩm với số lượng lớn hàng hóa thì đây là sai lầm không hiếm, việc để dẫn đến sai lầm mà không kiểm tra kĩ càng và có phương pháp kiểm kê hợp lý sẽ dẫn đến thất thoát lâu dài.

2. Quản lý chưa tốt hàng hóa hóa, mỹ phẩm giao cho kinh doanh

Nhiều DN gặp khó khăn trong việc quản lý hóa mỹ phẩm/hóa chất đã giao cho NVKD, số lượng SP từng NVKD đã bán dẫn tới mất nhiều thời gian, công sức tổng hợp hoặc nhầm lẫn.

Việc không quản lý được số lượng hàng hóa, không kiểm soát được doanh thu, tình hình từng thị trường dẫn đến kế toán doanh nghiệp hóa, mỹ phẩm thường gặp khó trong việc giao sản phẩm cho từng nhân viên, phân bổ từng sản phẩm cho từng thị trường.

3. Gặp khó trong tổng hợp đơn đặt hàng

DN gặp khó khăn trong việc tổng hợp đơn đặt hàng từ khách hàng, các cửa hàng, NVKD để tính toán số lượng hàng nhập dẫn đến mất nhiều thời gian, công sức hoặc chậm tiến độ giao hàng

4. Quản lý thời hạn giao hàng

Khó khăn trong việc quản lý thời hạn giao hàng của các đơn hàng dẫn tới bị phạt, giảm uy tín do lỡ thời hạn giao hàng

5. Khó khăn trong việc áp dụng theo dõi chính sách

khó khăn trong việc áp dụng, theo dõi chính sách bán hàng cho các nhóm KH khác nhau dẫn đến bán nhầm giá cho KH, làm giảm uy tín và sai lệch doanh thu.

6. Khó khăn trong việc nắm bắt doanh thu

Khó khăn trong việc nắm bắt kịp thời doanh thu theo từng kênh phân phối như bán trực tiếp, online, cửa hàng, đại lý để kịp thời điều chỉnh kênh phân phối chưa hiệu quả và phát huy kênh phân phối hiệu quả.

7. Khó khăn trong việc xác định doanh thu, thuế, tồn kho

Khó khăn trong việc xác định doanh thu, thuế, tồn kho khi bán hàng kèm theo hàng khuyến mãi dẫn đến mất thời gian, dễ sai sót.

| Đọc thêm: Thủ tục tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng đối với doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm, thực phẩm, hóa mỹ phẩm…

III. Giải pháp quản lý tài chính – kế toán cho kế toán doanh nghiệp hóa mỹ phẩm

Kế toán doanh nghiệp hóa mỹ phẩm trong quá trình thực hiện nghiệp vụ thường sử dụng cách thức quản lý bằng quy trình ngoài hoặc quản lý bằng phần mềm. Với mỗi cách thức quản lý khác nhau lại có những ưu nhược điểm khác nhau.

#Quản lý bằng quy trình ngoài

Với phương pháp quản lý bằng quy trình ngoài kế toán sẽ thực hiện việc lập, theo dõi, đối soát, hạch toán ra file excel. Việc theo dõi bằng excel phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thậm chí siêu nhỏ do số lượng nguyên liệu không nhiều, đặc tính ít.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát sinh nhiều nguyên liệu, phát sinh nhiều đặc tính việc theo dõi thủ công sẽ mất nhiều thời gian và công sức.

Thêm vào đó, tình trạng không kiểm soát được tồn kho hàng hóa sẽ diễn ra nhiều do số lượng lớn đặc tính cần phân loại, kế toán dễ nhầm lẫn dẫn đến khó khăn trong quản lý, tổng hợp và báo cáo.

#Quản lý bằng phần mềm

Với phương pháp quản lý bằng phần mềm kế toán hoàn toàn chủ động được cách thức quản lý của mình, linh động trong việc báo cáo và quản lý các mã nguyên vật liệu, dễ dàng tổng hợp, báo cáo và tính chi phí.

• Phần mềm cho phép một mặt hàng có nhiều đơn vị tính khác nhau và thiết lập hỗ trợ công thức tính chuyển đổi.
• Theo dõi mỗi NVKD như 1 kho hàng hóa, khi tạm ứng sản phẩm cho NVKD sẽ thực hiện thao tác chuyển kho, khi NVKD nào bán hàng chỉ cần chọn đúng kho của NVKD đó.
• Phần mềm cho phép theo dõi đơn hàng và tình trạng đơn hàng, đồng thời có bộ báo cáo liên quan nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng giao hàng.

và nhiều tính năng ưu việt khác giúp hỗ trợ kế toán doanh nghiệp hóa mỹ phẩm trong công tác quản lý tài chính kế toán.

Anh/chị kế toán quan tâm có thể tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý hàng hóa hiệu quả với phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho doanh nghiệp sản xuất Hóa mỹ phẩm/Hóa chất tại link dưới đây: