Kế toán vận tải, logistics, kho bãi và lời giải cho bài toán nâng cao nghiệp vụ, hạn chế sai sót

Vận tải, logistics, kho bãi là những ngành kinh doanh tuy không mới, nhưng lại có nhiều nghiệp vụ đặc thù, phức tạp, khiến nhiều kế toan đặc biệt là các kế toán mới vào nghề lúng túng, dễ mắc sai sót. Hiểu được đặc thù loại hình doanh nghiệp, hiểu rõ công việc kế toán doanh nghiệp cần phải làm và nắm rõ phương pháp quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp sẽ giúp kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi hạn chế được sai sót trong quá trình làm việc, đạt được hiệu quả mong muốn.

1. Đặc thù doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi khác gì với các doanh nghiệp thông thường?

1.1. Đối với doanh nghiệp vận tải

Doanh nghiệp vận tải hiện nay cung cấp 3 sản phẩm chính đó là dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ vận tải hàng hóa và dịch vụ cho thuê phương tiện vận chuyển.

Về loại hình vận tải, các doanh nghiệp vận tải ở Việt Nam chia làm 3 loại: vận tải đường bộ, vận tải đường biển, vận tải đường sắt, vận tải đường hàng không. Chiếm phần lớn và chủ yếu đó là các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ và đường thủy. Còn đường hàng không và đường sắt thì phát sinh rất ít và thường là thuê dịch vụ của công ty hàng không hoặc công ty đường sắt.

Một đặc thù khác đó là với mỗi loại phương tiện vận tải thông thường sẽ cần có 2-3 nhân viên vận hành trong suốt chuyến đi.

>> Công việc kế toán doanh nghiệp vận tải hành khách

1.2. Đối với doanh nghiệp logistics

Lĩnh vực logistics có tốc độ phát triển mạnh những năm gần đây. Sản phẩm các doanh nghiệp logistic cung cấp thường là các gói dịch vụ hoàn chỉnh để di chuyển hàng hóa/nguyên liệu từ nơi sản xuất/nơi bán đến chỗ của người mua, chia làm các dịch vụ đơn lẻ như: Thông quan, Nhận hàng, Kho bãi, Đóng góp, Vận chuyển, Giao hàng,…

Doanh nghiệp logistics thường bao gồm 3 mảng chính: Thông quan, Kho bãi và Vận chuyển. Hiện các doanh nghiệp thông thường sẽ chỉ hoạt động 1 trong 3 mảng trên. Số doanh nghiệp hoạt động đủ cả 3 mảng chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp nước ngoài.

Về nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh, một số ít doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ mua hộ hàng hóa, một số doanh nghiệp cần quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra, số container, số hóa đơn theo từng vận đơn….

1.3. Đối với doanh nghiệp kho bãi

Doanh nghiệp kho bãi cung cấp sản phẩm chính là dịch vụ cho thuê nhà kho, bãi chứa để bảo quản, tập kết hàng hóa trong thời gian chờ xuất đi, thông quan để chở về…

Doanh nghiệp có thể tự xây dựng kho bãi để cho thuê hoặc đi thuê, cải tạo rồi cho thuê lại. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này có thể là doanh nghiệp Logistic hoặc là Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp logistic. Doanh nghiệp có thể cung cấp luôn cả dịch vụ bốc xếp, tháo dỡ.

Về nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh chủ yếu là nghiệp vụ kho, cụ thể là quản lý số lượng hàng hóa gửi khi thuê kho, quản lý hàng hóa trong từng kho để nắm bắt tỉ lệ trống kho.

2. Nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi cần làm

Do đặc điểm loại hình phức tạp, việc quản lý tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động của các doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi. Không chỉ thực hiện các nghiệp vụ thông thường và thực hiện nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp, kế toán tại các doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi còn giúp nhà quản trị quản lý, sử dụng chi phí một cách hiệu quả. Trong quá trình làm việc, những công việc của kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi phải kể đến như:

– Nhập liệu chứng từ thu chi hộ vận tải, làm hàng logistics.
– Nhập sổ, theo dõi vận chuyển hàng hóa
– Theo dõi doanh thu, chi phí, lãi lỗ của từng mảng kinh doanh
– Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng, chi phí bảo dưỡng của từng xe.
– Hỗ trợ các thủ tục: hải quan, kho bãi, cảng vụ…
– Quản lý, giám sát việc vận chuyển hàng hóa bằng sổ sách và thực tế.
– Làm báo cáo, theo dõi công nợ
– Quản lý, làm việc với đối tác vận tải
– Lập kế hoạch điều độ vận tải.
– Lập bản kê vận chuyển, xuất hóa đơn, theo dõi thu hồi công nợ.
– Lập bảng tính lương tài xế hàng tháng

Thêm vào đó, kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi còn phải đảm bảo các công việc kế toán của doanh nghiệp hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm như kiểm tra chứng từ, đối soát số liệu, lập báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo… và các công việc liên quan đến thuế, bảo hiểm…

Khối lượng công việc đối với kế toán doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi thường rất lớn, nhiều phát sinh, chính vì vậy kế toán thường xuyên gặp khó trong nghiệp vụ kế toán, trong những tình huống kế toán thực tế như định khoản, hạch toán, chiết khấu, quản lý công nợ,…

Xem chi tiết công việc kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi:

>> Công việc kế toán phải làm hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm
>> Kế toán doanh nghiệp vận tải và những nghiệp vụ quan trọng cần biết
>> Hướng dẫn tính định mức nhiên liệu trong doanh nghiệp vận tải

3. Những sai sót thường gặp trong quá trình làm việc của kế toán doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi

3.1. Sai sót kế toán thường gặp trong doanh nghiệp vận tải

Sai sót thường gặp nhất với kế toán doanh nghiệp vận tải là kế toán thường gặp khó, mất thời gian trong việc quản lý việc tạm ứng và thanh quyết toán tiền tạm ứng của tài xế theo từng hợp đồng dẫn tới bị chiếm dụng tiền hoặc thất thoát tiền của công ty.

Nhiều trường hợp trong thực tế cho thấy kế toán do chưa dự toán được chi phí dẫn đến bị lợi dụng tiền tạm ứng, gây thất thoát cho công ty. Chính vì vậy, kế toán doanh nghiệp vận tải cần nắm vững nguyên tắc tạm ứng phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Thêm vào đó, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Thứ hai, kế toán không kiểm soát được các chi phí của từng hợp đồng, đầu xe, mảng vận chuyển (lương tài xế, xăng, công tác phí, phí cầu đường, phí giao dịch, phí bảo hiểm, phí sửa chữa, bảo dưỡng…) dẫn đến mất nhiều thời gian tổng hợp, cân đối hạch toán, làm chậm quyết định của nhà quản lý.

Kế toán doanh nghiệp vận tải thường loay hoay trong việc hạch toán, cân đối chi phí trên một đầu xe. Với việc không chi tiết, chưa bao quát hết số liệu từ đầu đến cuối chu trình khiến kế toán thường bỏ sót những khoản chi phí nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến quá trình báo cáo, hạch toán, quyết toán sau này.

Thứ ba, trong việc quản lý, theo dõi tình hình khấu hao, đánh giá lại tài sản kế toán thường sai sót trong khi phân bổ chi phí vào từng hợp đồng.

Thứ tư, kế toán mắc sai sót trong việc tập hợp chi phí và doanh thu, lãi lỗ theo từng hợp đồng, đầu xe, tuyến xe, mảng vận chuyển.

Cuối cùng, kế toán mất thời gian công sức trong việc tổng hợp doanh thu theo từng lái xe, phụ xe để làm căn cứ tính lương, thưởng cho Nhân viên.

3.2. Sai sót kế toán thường gặp đối với doanh nghiệp logistic

Sai sót phổ biến nhất đối với kế toán doanh nghiệp logistics là kế toán mất nhiều thời gian và dễ sai sót trong việc hạch toán ngoại tệ, xử lý chênh lệch tỷ giá, tính tỷ giá xuất quỹ, đánh giá lại ngoại tệ dẫn đến kết quả kinh doanh không chính xác.

Việc không đánh giá đúng tỷ giá sẽ khiến doanh nghiệp logistics xảy ra 2 trường hợp chênh lệch với khách hàng, đối tác và với chính doanh số của nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp. Với trường hợp này, kế toán cần thường xuyên kiểm tra tỷ giá, đảm bảo nguyên tắc hạch toán ngoại tệ, xử lý chênh lệch theo đúng thông tư 200 của Bộ Tài chính.

Thứ hai, mất thời gian trong việc kiểm tra đối chiếu các khoản thu hộ, chi hộ của khách hàng (phí thông quan, cước vận tải…)

Thứ ba, kế toán gặp khó khăn trong việc theo dõi các khoản tạm ứng theo nhân viên (tạm ứng để làm các thủ tục thông quan, bốc xếp, vận chuyển hàng hóa…) để thanh, quyết toán dẫn tới có thể bị chiếm dụng, thất thoát tiền của công ty.

Thứ tư, mất nhiều thời gian, công sức trong việc thống kê các chi phí của từng hợp đồng (lưu kho, vận chuyển, thông quan, bảo hiểm, đồng gói, bốc xếp)

Thứ năm, doanh nghiệp mất thời gian công sức trong việc tính toán doanh thu bán hàng theo nhân viên để làm căn cứ tính lương, thưởng cho nhân viên.

Cuối cùng, kế toán mất nhiều thời gian, công sức trong việc quản lý, theo dõi chi tiết tình hình khấu hao, đánh giá lại tài sản nên phân bổ chi phí vào từng hợp đồng không chính xác dẫn đến bị sai lệch về lãi lỗ.

3.3. Sai sót kế toán thường gặp đối với doanh nghiệp kho bãi

Vấn đề thường gặp nhất đối với doanh nghiệp kho bãi đó là kế toán thường mất nhiều thời gian, công sức trong việc quản lý là theo dõi chi tiết tình hình khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao kho cho từng hợp đồng dẫn đến sai sót khi xác định lãi lỗ theo hợp đồng.

Với sai sót này kế toán không khấu hao được tài sản cố định, không phân bổ được chi phí chính xác, các hạng mục cũng dễ nhầm lẫn khiến sai sót trong cách tính. Để thực hiện chính xác công việc này kế toán cần xem xét từ tổng quát đến chi tiết tình hình khấu hao từ đó phân bổ vào từng hạng mục.

Thứ hai, mất nhiều thời gian, công sức trong việc tổng hợp, phân tích các chi phí đầu vào của từng hợp đồng/kho (chi phí bốc xếp, chi phí lưu kho, chi phí khấu hao, chi phí điện nước, chi phí bảo vệ….) dẫn tới không tham mưu kịp thời cho giám đốc.

Thứ ba, kế toán mất nhiều thời gian, công sức trong việc quản lý hàng ký gửi tồn kho, thời gian lưu kho của hàng hóa theo hợp đồng

Cuối cùng, doanh nghiệp mất thời gian công sức trong việc tính toán doanh thu bán hàng theo nhân viên để làm căn cứ tính lương, thưởng cho nhân viên.

4. Phương pháp nâng cao nghiệp vụ, hạn chế sai sót cho kế toán

Trong các doanh nghiệp vận tải, logistic, kho bãi hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều phương pháp trong việc quản lý tài chính – kế toán, nhưng điển hình hầu hết các doanh nghiệp vẫn sử dụng 2 loại quy trình quản lý chính:

Tùy theo quy mô, nhu cầu mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn các quy trình quản lý phù hợp. Dù là quản lý theo quy trình nào, kế toán cũng cần nắm rõ kiến thức về ngành nghề và nghiệp vụ và liên tục nâng cao chuyên môn, đảm bảo xử lí tốt tất cả các nghiệp vụ phát sinh.

Để xem chi tiết một số phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp, anh chị vui lòng theo dõi bài viết dưới đây:

>> 5 Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp vận tải
>> Công việc kế toán doanh nghiệp vận tải hành khách
>> Hướng dẫn tính định mức nhiên liệu trong doanh nghiệp vận tải