Doanh nghiệp dược phẩm với đặc thù hàng hóa là các loại thuốc ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe của con người nên yêu cầu về chất lượng được đặt lên hàng đầu. Chính vì vậy, kế toán doanh nghiệp dược phẩm cần đặc biệt lưu ý trong công tác quản lý thuốc theo số lô và hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp hạn chế tiêu hủy hàng hóa quá hạn gây tổn thất cho doanh nghiệp.
I. Dược phẩm là gì? Vai trò và vị trí của ngành dược phẩm hiện nay
Dược phẩm được hiểu là những sản phẩm dùng cho người với mục đích phòng chữa bệnh và điều chỉnh chức năng sinh lý của cơ thể và có thành phần chống chỉ định rõ ràng. Dược phẩm bao gồm thành phẩm và nguyên liệu để có thể sản xuất thuốc, sinh phẩm y tế hay vacxin.
Với hàng hóa đặc biệt này, kế toán các doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh xảy ra tình trạng hàng hóa quá hạn sử dụng phải tiêu hủy, gây thiệt hại cho doanh nghiệp
>> Những nghiệp vụ cơ bản của kế toán công ty dược phẩm
>> Cách hạch toán kế toán đơn vị kinh doanh dược phẩm
II. 3 khó khăn khiến kế toán doanh nghiệp dược phẩm lao đao
1. Không quản lý được số lô hạn dùng của nguyên vật liệu và thành phẩm dẫn đến phải tiêu hủy hàng quá hạn
Doanh nghiệp dược phẩm cũng giống như các doanh nghiệp sản xuất và phân phối khác đều đang gặp khó khăn trong công tác sắp xếp hàng hóa trong kho hay không biết sẽ cần phải xuất kho lô hàng nào trước, lô hàng nào sau. Chính vì vậy việc xếp hàng lô cũ (cận date) ra trước để xuất kho là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp tránh khỏi việc tồn đọng hàng hóa và quá hạn sử dụng, buộc phải tiêu hủy hàng hóa gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.
| Đọc thêm: Hướng dẫn quy trình quản lý số lô, hạn dùng chuẩn chỉ và hiệu quả nhất dành cho kế toán
2. Gặp khó khăn trong việc quản lý thuốc đã giao cho trình dược viên, số lượng thuốc từng trình dược viên đã bán
Các doanh nghiệp dược phẩm hiện nay sẽ thực hiện việc giao thuốc cho từng trình dược viên theo từng thị trường để phân phối sản phẩm. Do đó, việc quản lý số lượng thuốc đã giao cho từng trình dược viên hay số lượng thuốc trình dược viên đã bán khiến kế toán các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc tổng hợp, báo cáo.
Để có thể giải quyết tốt vấn đề này, doanh nghiệp cần theo dõi mỗi trình dược viên như một kho hàng hóa bằng công cụ quản lý tự động. Khi tạm ứng cho trình dược viên, kế toán sẽ thực hiện thao tác chuyển kho, trình dược viên nào bán hàng chỉ cần chọn đúng kho của trình dược viên đó giúp kế toán lúc xem báo cáo sẽ biết chính xác số lượng thuốc mà từng trình dược viên tạm ứng còn bao nhiêu.
3. Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa theo nhiều đơn vị tính dẫn đến mất nhiều thời gian, thiếu chính xác khi quy đổi, hạch toán, kiểm kê kho
Đối với doanh nghiệp dược phẩm, kế toán muốn theo dõi hàng hóa với các mức giá bán như viên, vỉ (12 viên), hộp (10 vỉ – 120 viên), thùng (20 hộp – 200 vỉ – 2400 viên) sẽ gặp rất nhiều khó khăn, điều này cản trở hoạt động bán hàng và yêu cầu nhân viên phải mất thời gian quy đổi để ra giá trị của đơn hàng. Do đó, để hỗ trợ quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính hiệu quả, doanh nghiệp cần có công cụ tự động để có thể chuyển đổi giữa các đơn vị tính, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian tính toán và mang lại hiệu quả tuyệt đối.
Công cụ sẽ cho phép theo dõi, quản lý một mặt hàng với nhiều đơn vị tính khác nhau và thiết lập hỗ trợ công thức tính chuyển đổi. Khi mua hàng và bán hàng, kế toán chỉ cần chọn đúng đơn vị tính mua hoặc bán, khi xem báo cáo sẽ xem được những báo cáo theo các đơn vị tính mong muốn.
| Đọc thêm: Quản lý hàng hóa nhiều đơn vị tính dễ dàng, nhanh chóng dành riêng cho kế toán
III. Giải pháp giúp kế toán doanh nghiệp dược phẩm quản lý tài chính – kế toán hiệu quả
Hiện nay nhiều doanh nghiệp dược phẩm đang sử dụng công cụ quản lý thủ công để theo dõi hàng hóa theo lô, hạn sử dụng và hàng hóa nhiều đơn vị tính. Phương pháp này yêu cầu người quản lý phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng. Nhân viên có trách nhiệm phải theo dõi những mặt hàng theo lô, đơn vị tính một cách thường xuyên và kỹ càng nhất nhằm nắm rõ trạng thái của hàng hóa. Đồng thời theo dõi doanh thu theo từng khách hàng, mặt hàng, công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp.
Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí tuy nhiên kế toán thường phải tự lập các báo cáo, biểu mẫu (mẫu biểu phiếu nhập, xuất kho…) nên dễ gặp phải những sai sót trong quá trình kiểm kê, báo cáo, đồng thời sẽ tốn nhiều thời gian và công sức thực hiện
Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng 4.0, việc sử dụng phần mềm trong công tác quản lý hàng hóa, doanh thu, chi phí lãi lỗ hiện đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dược phẩm hiện nay. Có thể kể đến những tính năng, tiện ích hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp dược phẩm như:
- Theo dõi xuất nhập tồn kho của hàng hóa theo số lô và hạn sử dụng, cung cấp hệ thống báo cáo hàng hóa sắp hết hạn để doanh nghiệp có hướng xử lý cho phù hợp, hạn chế thấp nhất các tổn thất xảy ra
- Quản lý dễ dàng số lượng thuốc đã giao, số lượng thuốc trình dược viên đã bán theo cơ chế quản lý kho hàng
- Tự động chuyển đổi đơn vị tính đối với các hàng hóa có nhiều đơn vị tính khác nhau
- Cho phép lập đơn mua hàng từ nhiều đơn đặt hàng của nhiều KH, trình dược viên, cửa hàng, đại lý để tính toán nhanh số lượng hàng hóa cần nhập một cách nhanh chóng và chính xác
| > Xem thêm: Phần mềm kế toán trong doanh nghiệp sản xuất dược phẩm |
0904 885 833
https://www.misa.vn/
