Giấy ủy quyền đăng ký thuế: Mẫu, cách điền và những lưu ý doanh nghiệp cần biết

07/06/2026

Mục lục hiện

Trong quá trình đăng ký mã số thuế cá nhân hoặc đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, nhiều người lao động lựa chọn ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thủ tục thay mình. Khi đó, giấy ủy quyền đăng ký thuế là thành phần hồ sơ bắt buộc theo quy định của pháp luật thuế.

Vậy mẫu giấy ủy quyền hiện nay được quy định như thế nào? Cách điền giấy ủy quyền đăng ký thuế ra sao để tránh sai sót? Bài viết dưới đây phần mềm kế toán MISA SME sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nắm rõ các quy định liên quan.

1. Giấy ủy quyền đăng ký thuế là gì?

Giấy ủy quyền đăng ký thuế là văn bản do cá nhân lập để ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện thủ tục đăng ký thuế hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế.

Theo quy định, người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp nơi trả thu nhập thực hiện thủ tục đăng ký thuế thay mình thông qua mẫu giấy này.

2. Mẫu giấy ủy quyền đăng ký thuế

Hiện nay, mẫu giấy ủy quyền đăng ký thuế được sử dụng là Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mẫu này được áp dụng trong các trường hợp:

Đăng ký thuế lần đầu cho cá nhân.
Đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc.
Thay đổi thông tin đăng ký thuế của cá nhân hoặc người phụ thuộc.

Dưới đây là Mẫu giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân – Mẫu 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC

Tải xuống: Mẫu số 41/UQ-ĐKT tại đây

3. Cách điền giấy ủy quyền đăng ký thuế

Việc kê khai đúng thông tin trên giấy ủy quyền đăng ký thuế giúp cơ quan thuế và đơn vị chi trả thu nhập xử lý hồ sơ thuận lợi, hạn chế tình trạng phải bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết đối với từng nội dung trên mẫu giấy ủy quyền.

1. Thông tin chung

Người nộp thuế thực hiện tích chọn loại thủ tục phù hợp, bao gồm:

Đăng ký thuế lần đầu; hoặc
Thay đổi thông tin đăng ký thuế.
Ghi đầy đủ họ và tên của người ủy quyền.
Trường hợp đã được cấp mã số thuế thì kê khai mã số thuế tương ứng.

2. Trường hợp đăng ký thuế lần đầu

Người ủy quyền cần cung cấp thông tin của đơn vị được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thuế, bao gồm:

Tên cơ quan chi trả thu nhập.
Mã số thuế của cơ quan chi trả thu nhập.

Đối với cá nhân là công dân Việt Nam, cần kê khai các thông tin:

Họ và tên.
Ngày, tháng, năm sinh.
Số định danh cá nhân.
Số điện thoại liên hệ.
Địa chỉ thư điện tử (nếu có).

Trường hợp đăng ký thuế cho người phụ thuộc, cần bổ sung:

Quan hệ với người nộp thuế.
Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ gia cảnh.
Thời điểm kết thúc giảm trừ gia cảnh (nếu có).

Đối với cá nhân là người nước ngoài, thông tin cần kê khai gồm:

Họ và tên.
Ngày, tháng, năm sinh.
Quốc tịch.
Số hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.
Địa chỉ cư trú.
Số điện thoại, email liên hệ.
Thông tin về người phụ thuộc và thời gian tính giảm trừ gia cảnh (nếu đăng ký).

3. Trường hợp thay đổi thông tin đăng ký thuế

Khi thực hiện điều chỉnh thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế, người ủy quyền cần:

Ghi rõ họ và tên, mã số thuế của mình.
Xác định nội dung cần thay đổi.
Kê khai đầy đủ thông tin đã đăng ký trước đây và thông tin điều chỉnh tương ứng để cơ quan thuế đối chiếu, cập nhật.

4. Ký xác nhận

Sau khi hoàn tất việc kê khai, người ủy quyền ký và ghi rõ họ tên, đồng thời ghi ngày, tháng, năm lập giấy ủy quyền theo quy định.

4. Những trường hợp cần sử dụng giấy ủy quyền đăng ký thuế

Giấy ủy quyền đăng ký thuế được sử dụng khi cá nhân muốn giao cho cơ quan chi trả thu nhập hoặc doanh nghiệp thay mặt mình thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký thuế với cơ quan thuế.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

Đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu: Người lao động phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có thể ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế thay mình.
Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh: Người nộp thuế có nhu cầu đăng ký người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh có thể lập giấy ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thủ tục đăng ký.
Thay đổi thông tin đăng ký thuế: Khi có sự thay đổi về thông tin định danh cá nhân, thông tin người phụ thuộc hoặc thông tin liên hệ, cá nhân có thể tiếp tục ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục cập nhật thông tin với cơ quan thuế.

5. Câu hỏi thường gặp về giấy ủy quyền đăng ký thuế

Giấy ủy quyền đăng ký thuế có bắt buộc không?

Có. Khi cá nhân không trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế mà đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức trả lương, trả công) thì phải lập giấy ủy quyền theo mẫu quy định. Đây là căn cứ để đơn vị được ủy quyền thay mặt cá nhân thực hiện các thủ tục đăng ký thuế hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế.

Mẫu giấy ủy quyền đăng ký thuế hiện nay là mẫu nào?

Hiện nay, giấy ủy quyền đăng ký thuế được thực hiện theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cá nhân cần sử dụng đúng mẫu và kê khai đầy đủ thông tin để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận, xử lý theo quy định.

Người lao động có thể đăng ký thuế tại nhiều doanh nghiệp cùng lúc không?

Không. Trường hợp người lao động có thu nhập từ nhiều nơi, cá nhân chỉ thực hiện ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập. Sau khi được cấp mã số thuế, người lao động cung cấp mã số thuế hoặc thông tin định danh cho các đơn vị còn lại để phục vụ việc kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế theo quy định.

Giấy ủy quyền đăng ký thuế có thời hạn bao lâu?

Pháp luật hiện hành không quy định thời hạn cố định đối với giấy ủy quyền đăng ký thuế. Giấy ủy quyền có giá trị để thực hiện nội dung công việc được ghi nhận trong văn bản ủy quyền. Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký thuế hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế, giấy ủy quyền được lưu cùng hồ sơ theo quy định.

Có thể ủy quyền đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc không?

Có. Người nộp thuế có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc nhằm phục vụ việc tính giảm trừ gia cảnh. Khi thực hiện, cần cung cấp đầy đủ thông tin của người phụ thuộc như họ tên, số định danh cá nhân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ, quan hệ với người nộp thuế và thời điểm bắt đầu tính giảm trừ gia cảnh.

Nếu kê khai sai thông tin trên giấy ủy quyền đăng ký thuế thì phải làm gì?

Trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai không chính xác, cá nhân cần thông báo cho đơn vị được ủy quyền để thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế. Việc cập nhật kịp thời giúp tránh ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế, đăng ký người phụ thuộc hoặc quyết toán thuế thu nhập cá nhân sau này.

Có thể nộp giấy ủy quyền đăng ký thuế bản điện tử không?

Tùy theo quy trình quản lý của từng doanh nghiệp và yêu cầu của cơ quan thuế tại từng thời điểm. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp cho phép người lao động kê khai và xác nhận thông tin điện tử để phục vụ việc đăng ký thuế tập trung. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Kết luận

Giấy ủy quyền đăng ký thuế là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thay mặt người lao động thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc hoặc cập nhật thông tin đăng ký thuế. Việc sử dụng đúng mẫu 41/UQ-ĐKT và kê khai chính xác thông tin sẽ giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng, hạn chế các vướng mắc phát sinh với cơ quan thuế.

Đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, việc quản lý hồ sơ thuế, thông tin nhân sự và dữ liệu kế toán trên nhiều file riêng lẻ có thể làm tăng rủi ro sai sót. Phần mềm kế toán MISA SME hỗ trợ doanh nghiệp: